ChatGPT聊天室的對話內容
或是在「畫布」(Canvas)功能中編輯的文章
其實隨時可能會消失
國外跟台灣已經有不少災情出現囉！
因為就算是付費用戶，買的也只是模型的「使用權」
OpenAI 如果哪天把對話內容清掉
我們是沒辦法申訴的
它並不負保管責任
所以別再開心把ChatGPT當雲端硬碟使用啦！
重要紀錄一定要另外備份！
另外， ChatGPT 的記憶功能是有上限的
而且只能記個大概
所以請它幫忙記詳細的工作行程、會議日期、待辦事項
是很容易出現悲劇的喔！
（別問我怎麼發現的... 😭）
以下分享幾招「避雷」秘訣
與保管自己「重要對話」的方法
【此篇文章討論的是 2025年05月時的情況 ，若ChatGPT之後的版本有所修正，我會再補充。】
一、記憶空間滿了，怎麼辦？
請定期整理「記憶」
開啟一個「新聊天」後
我會請 ChatGPT 幫我統整一份 「記憶摘要」
提示詞：「請你幫我參考所有的聊天記錄，與記憶裡的所有內容，幫我統整出一份記憶摘要，請詳細完整」
確認無誤後
把這些內容放到「自訂 ChatGPT」的設定欄位裡
就是那個「還有 ChatGPT 應該了解你的其他資訊嗎？」的區塊
「自訂 ChatGPT」裡的其他資訊區塊，大約可放1500字元
只要定期更新、刪除過時資訊，應該還夠用
其實把整理過的記憶內容放進「自訂 ChatGPT」
跑起來也會更穩定準確
避雷針：
ChatGPT 的記憶功能只能「記個大概」
比如你的偏好、語氣風格、最近討論的主題、慣用的工作流程
這種比較模糊、抽象的印象
但像是明確的時間、地點、數字、待辦事項
它就記不住，也不保證回應正確
所以你千萬別以為
它會幫你記住哪天要開會、報價是多少
這些還是需要你自己手動整理，別全丟給它
二、整理出來的內容，要記得備份！
除了剛剛提到的「記憶摘要」之外
像專案、簡報、文章草稿這種輸出成果
我也都會另外備存一份
例如存在「 Google 文件」
有些對話過程我也會另外整理成脈絡
像是跟 ChatGPT 對談完一個工作任務後
我會請它幫我整理一下
整個對談過程的脈絡和關鍵步驟
甚至是轉成一組「提示詞」
提示詞：「請你幫我從頭瀏覽這個對話視窗，幫我分析我們的對話脈絡，我們是如何從一開始的溝通，到達最後這個結果，幫我把關鍵步驟找出來，整理成提示詞，目標是下一次我只要複製這份提示詞，你就可以立刻幫我做出這個成果。」
這樣下次我就可以直接貼這組提示詞
馬上得到一樣的成果
不用每次都跟ChatGPT重講一大堆
這種從聊天脈絡整理成的「提示詞」、「SOP」
本身也很有價值
因為它記錄了我是如何引導 AI 去了解
我的工作流程、價值觀、判斷標準等等
不要傻傻地只留在 ChatGPT 上
白白讓平台拿去訓練AI用
自己卻一份都沒留下
三、避免雜亂訊息來混淆記憶
如果我需要整理別人的會議記錄、統整別人的文章
我不會直接放上去讓 ChatGPT 整理
因為我還沒消化這些內容、還不確定要不要保留，
我不想讓這些資料跟我原本的 ChatGPT 記憶搞混
這時我會怎麼做？
請「開啟臨時交談」
網頁版 ChatGPT 在右上角有「開啟臨時交談」的功能
或乾脆用其他 AI 工具（像 Gemini、NotebookLM）來初步整理
等確認這些內容真的有價值
也跟我原本的聊天記憶不會衝突
我才會丟到 ChatGPT 中繼續下一步驟
這樣就能確保自己的ChatGPT
不會混入他人的雜亂資訊
四、如果我同時有很多客戶、很多專案要處理怎麼辦？
如果你就是需要處理很多不同主題的資料
又怕彼此混亂
我會建議使用「付費 Plus 版」
因為它有以下兩個好用的功能：
1. 用「專案」功能做分流
⦿ 把每個任務或客戶開成一個專案
⦿ 把對話、文件、參考資料全部集中在對應的專案裡
⦿ 這樣和其他專案不會混在一起，再不斷接續進度也不會亂
⦿ 每個專案還可以設定專屬的輸出格式或工作語氣
ChatGPT 專案功能，把同樣主題的內容放在同一個專案，方便管理
2. 建立「我的 GPT」當不同角色的助理
⦿ 譬如提案顧問、社群小編、講座潤稿、簡報助手這些角色
⦿ 每個助理可以設定不同的語氣、流程、參考資料
⦿ 要親切還是要嚴謹都能分開處理
從這邊進入客製化的 GPT 建置
可以探索其他人的 GPT ，也可以建立自己客製化的 GPT，這部分之後再另外做教學囉
對我來說
Plus 版最香的地方
不只是可用更強的模型
而是可清楚分類的「專案」功能
或者也可以試試使用 Google 免費的 NotebookLM
它也可以把一個專案放入同一個資料夾（之後我再來寫教學）
結語：好好備份我們的知識資產
現在 AI 工具不停在變，這是我們無法控制的
但我們自己的知識、經驗、邏輯思考方式等
是可以持續累積、自己掌握的
這些我稱為「知識資產」
不是工作完成後就沒用的內容
或者白白送給平台去訓練模型
所以重要的內容（記憶、指令、提示詞、完稿的文章）
建議用上面提到的方法整理出來
另外自己備份一份
避免被消失
更重要的是， 未來如果又新出了哪個 AI
我們就可以直接把這些「知識資產」餵給它
讓它快速上手幫忙工作
也能避免自己被某一個平台給綁死
我是AI應用規劃師江江教練，也是斜槓攝影師江昱德。
文章中置入的照片都是我的作品，歡迎參觀我的攝影官網：光的故事
