用英文撰寫商務郵件常常讓人感到困難，尤其是想同時展現專業與親切的語氣時。
許多學習者在挑選合適的語句和語氣時感到困惑。
不過，只要掌握基本的郵件撰寫原則和常用表達方式，就能自信地清楚且禮貌地傳達訊息。本文將分享實用技巧與常用句型，幫助你輕鬆提升商務郵件寫作能力。
- 以禮貌的稱呼開始
- 正式郵件常用 “Dear + 姓氏 + 職稱”（例如：Dear Mr. Lee,）。
- 較不正式場合可用 “Hi + 名字” 或 “Hello + 名字”。
- 在第一句話明確說明郵件目的
- 商務郵件需直截了當。
- 範例：
- I am writing to inquire about...（我寫信是想詢問……）
- I would like to request...（我想請求……）
- Regarding your recent email,...（關於您最近的郵件……）
- 保持內容簡潔重點明確
- 避免冗長複雜的句子。
- 使用條列式方便閱讀。
- 例句：
- Please find the attached document for your review.（附件是供您審閱的文件。）
- Kindly confirm your availability for the meeting next week.（請確認您下週開會的時間是否方便。）
- 使用禮貌且正式的用語
- “please”、“kindly”，以及 “Would you mind…”、“I would appreciate if…” 等片語非常常見。
- 請求時可用 “Could you please…” 或 “Would it be possible to…”。
- 以專業的結尾語結束
- Best regards,（此致）
- Sincerely,（誠摯地）
- Kind regards,（謹致問候）
- Thank you for your consideration.（感謝您的考慮）
- 明確說明附件
- 有附檔時要在郵件內清楚提及。
- 範例：“Please find attached the report for your review.”（附件是供您審閱的報告。）
- 禮貌邀請回覆
- 範例：
- I look forward to your reply.（期待您的回覆。）
- Please let me know if you need any further information.（如需更多資訊，請告知。）
- 常用商務郵件片語
- I hope this email finds you well.（您好，祝安好。）
- Thank you for your prompt response.（感謝您的迅速回覆。）
- Please do not hesitate to contact me if you have any questions.（如有問題，請隨時聯絡我。）
- I am writing to follow up on...（我寫信是想跟進……）
- I apologize for any inconvenience caused.（對造成的不便致歉。）
- 安排會議與時間
- Could we schedule a meeting on…?（我們可以安排在……開會嗎？）
- Are you available at…?（您在……時間方便嗎？）
- Please let me know your preferred time.（請告知您方便的時間。）
- 商務郵件最新趨勢
- 短句且清楚是主流。
- 正式郵件避免使用表情符號，但非正式場合可適度使用。
- 行動裝置友好的格式越來越重要。
- 務必校對郵件
- 使用 Grammarly 或 Hemingway 等工具避免錯誤。
- 完整且正確的郵件提升專業形象與信任度。
- 最後檢查清單
- 檢查拼字與文法錯誤。
- 確認附件與檔名正確。
- 核對收件人姓名與職稱。
- 確認訊息是否清楚簡潔。
雖然剛開始撰寫商務英文郵件會感到困難，但只要熟悉基本範本與常用語句，人人都能增強信心。
請記住，清楚、禮貌且簡潔的表達是關鍵。
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