※善用澄續簡化程序※
澄續程序協助的核心在於「程序設計」，並非開發程式軟體，而是針對行政作業上任何可能發生的模式進行簡化與優化的輔助設計。
資料轉匯的核心目的
資料轉匯的設計宗旨在於「不動原始系統」，讓既有的進銷存軟體維持原功能不變。當遇到需配合外部格式的情況時，只要能匯出資料，即可透過 EXCEL／試算表進行格式轉換，快速生成所需的報表或文件，達到高效、低成本的行政支援。
EXCEL／試算表 vs 程式軟體：靈活性與成本效益的比較
◎異動速度：EXCEL／試算表只需設定好格式與公式，便可快速調整欄位內容，特別適合應對短期或臨時的行政需求。
◎費用與效能：EXCEL／試算表是行政人員電腦中的標配工具，涵蓋大多數文書處理需求；而專屬程式軟體功能越多，成本越高，且用途較為侷限。
本檔設計背景說明
企業本身已具備進銷存系統，行政人員或業務助理會逐筆輸入進銷貨資訊，最終產出銷貨單。這套作業流程本身並無問題。然而，當銷貨單送達貨運公司時，卻常因格式不符而產生困擾。也就是說，內部系統所產出的出貨單格式，與貨運公司所要求的格式不一致。
面對這種情況，企業通常不會為了配合外部格式而修改原始進銷存系統，甚至不會因此購買新的系統。畢竟，即使更換系統，若貨運公司的格式再度變動，仍需重新調整，永遠無法完全配合。
解決策略：EXCEL／試算表的修補角色
因此，企業多半會採用 EXCEL /試算表來進行「修補」。但所謂的修補，其實是重新輸入資料至另一份表格，形成重複作業，既耗時又易出錯。
這時，「資料轉匯」便成為簡化流程的關鍵。只要原始進銷存系統能匯出 EXCEL 檔，再透過另一份設有運算公式的 EXCEL 檔，即可自動轉換成貨運公司所需的格式。如此一來，行政人員只需完成原始作業，後續格式轉換即可由轉匯機制處理，大幅減少人工作業。
於是產生了這個範例檔的設計需求！
架構部分：資料來源（從進銷存系統匯出的資料）→工作表2（做為中繼站使用）→公司出貨（轉成第三方所需格式）
資料來源：這張工作頁的功能就只是單純接收原始資料使用，操作時只要直接複製貼上，再按下「確定」按鈕即可。
工作表2：這張工作表可以算是另一種資料庫，就是將要接收的資料格式，和要轉換的格式資料建入，所以是須要隨時維護的工作頁。
公司出貨：這樣的表格內容是第三方需求的格式，以收貨人「A2」的商品「CGBR24」為例，原始數量「72+28」2筆，透過於轉換基礎數量「20」，出貨的量就變成了5（換算式為：72+28=100→100/20=5）。
這類轉換檔案在實務上難以直接套用，原因如下：
◎各家進銷存系統匯出的欄位格式不盡相同，導致對應內容也會有所差異。
◎換算邏輯是另一個關鍵，通常設計於「工作表2」中，透過一系列運算公式完成資料轉換。這些公式會依使用者需求而異動。以此檔案的原始設計為例，換算邏輯會隨公司優惠方案的內容與期間調整，而優惠期的長短與條件本身就常有變動。
若未採用此類轉換流程，則需以人工方式進行登打、換算與檢核，每一環節都耗時費力。事實上，資料本身已存在，所需的僅是格式上的轉換。
如前所述，優惠期的變動意味著優惠內容的調整，而優惠期可能只是在這個公司已擁有原始進銷存後，所發生的公司作業規則變動，進而造成的行政作業程序變動，因此不可能每次優惠異動都重新修改程式邏輯。
Excel／試算表只是一個檔案，行政人員在遇上這樣的變動時，就是直接使用這樣的行政工具來因應公司規則的變動靈活應對，僅需調整運算公式即可完成轉換，這正是行政工具在程序運算上的彈性與優勢。
行政程序的簡化，旨在針對既有作業流程進行優化，其邏輯與程式軟體開發中的流程設計截然不同，甚至可視為兩個領域。程式軟體是一套完整的系統，而行政程序簡化則是在實務操作中，透過建立多個行政支援檔案，減少中間重複或多餘的作業，提升整體效率。
