🧩把 Notion 用出系統級的效率，讓每一個按鈕、關聯、屬性都為你自動運作。
💡 為什麼要在 Notion 中打造「自動化」？
很多人使用 Notion 一段時間後，會發現它的靈活性雖然強，但也容易讓頁面越來越「重」。其實，真正高效的 Notion 系統，並不是塞滿功能，而是透過「自動化邏輯」讓重複的事變得更簡單。
這篇，我會帶你實作 5 種能明顯提升效率的自動化思維設計，讓你的 Notion 不只是漂亮，而是聰明地運作。
🧠 一、狀態自動更新：利用 Formula (公式) + Checkbox (核取方塊)
情境範例：
你有一個任務清單資料庫，想要在勾選「完成」後，自動讓任務狀態改為「已完成」。
步驟：
1️⃣ 新增一個欄位「完成（Checkbox）」
2️⃣ 新增一個欄位「狀態（Formula）」
3️⃣ 輸入公式：
if(prop("完成") == true, "✅ 已完成", "🕓 進行中")
效果：
每次勾選完成，狀態自動轉換，不需手動調整。
🧭 二、自動顯示「今天要做」的任務
情境範例：
想每天自動顯示「今天的任務」，不用自己篩選。
做法：
1️⃣ 在任務資料庫新增日期欄位「期限」
2️⃣ 建立視圖（View）並設定篩選條件：
期限=today()
這樣就能每日自動更新成今天要處理的任務列表。
進階技巧：
如果你使用 Notion Calendar，可以將這個資料庫同步顯示，達成跨日曆追蹤。
🔗 三、自動關聯專案與任務：Relation (關聯關係) + Rollup (匯總)
情境範例：
你有一個「專案」資料庫與一個「任務」資料庫，希望每個專案自動統計「任務完成率」。
步驟：
1️⃣ 在任務資料庫新增 Relation (關聯關係)，連結到「專案」資料庫。
2️⃣ 在「專案」資料庫新增 Rollup (匯總)：
- 選擇 Relation (關聯) → 任務
- 屬性 → 完成
- 計算 → 計數（或百分比）
效果：
專案頁面自動更新任務完成進度，實現即時的「專案進度儀表板」。
📅 四、自動產生日期與週期性任務
情境範例：
每週一都要重複建立「例會」任務，能不能自動產生？
方法 1：Template Button (按鈕)
- 新增一個「建立週會任務」按鈕
- 預設填好名稱「每週例會」、期限 =
today()
方法 2：Notion API + Google Apps Script（進階用法）
- 設定 Google Script 排程，每週自動在 Notion 資料庫中建立一筆新任務
- 這樣完全不需手動新增
🪄 五、自動顯示「待審核」、「逾期」、「即將到期」項目
情境範例：
想讓資料庫自動分層顯示不同狀態的任務，方便管理者查看。
公式範例：
if(
prop("完成") == true,
"✅ 已完成",
if(
prop("期限") < now(),
"⚠️ 已過期 · " + format(abs(floor(dateBetween(prop("期限"), now(), "hours")))) + " 小時",
"⏰ 距離 " + format(abs(dateBetween(now(), prop("期限"), "days"))) + " 天"
)
)
效果：
根據時間條件，自動標示任務狀態。
再搭配「Group by 狀態」，視覺上會非常清晰！
🎨 Claire's Lab 實用建議
自動化設計最重要的不是堆疊公式，而是「流程設計」：
- 你希望什麼資訊被自動呈現？
- 哪些欄位可以省去重複操作？
- 什麼資訊應該即時反映？
從這三個問題出發，Notion 就能真正成為你的工作中樞。
✨ 結語：打造「主動」的 Notion，而非「被動」操作
Notion 的魅力不在於功能多，而在於能被你「設計成一套邏輯」。
當每一個資料庫都能彼此對話、每一個按鈕都能減少重複操作時， 你會發現自己的系統正在替你「思考」。
