在辦公室中,我還有一個小任務——彙整差旅費報表。在改制成以里程數計費後,或多或少經歷陣痛過渡期,常常被主計一退再退,此時就感嘆主計的心細,差個一公里三塊錢都看得一清二楚。
「我整理個表吧,把辦事處到公糧業者的里程數都寫下來,大家算里程也方便。」剛來第二個月,我這樣向主計姐姐提議。
「好。記得去程跟回程要分開計算,不能直接單程乘以二,因為去回的交流道不一樣。」主計如是提醒道。
太猛了啊啊啊!連去程回程多轉一個彎少轉一個彎都分分明明,不愧是主計大人!
「對了,還要提醒汽車跟機車的里程不能通用,畢竟有高速公路的差別。」
收到收到!
身為菜鳥的我,有事沒事就開始搜尋里程,一一截圖整理成表格,讓大家可以參考著報差旅,省去不少功夫。辦公室中,只有阿嘉用不上這張里程表,因為他常常要去田間抽查水稻種植的情形,在計算里程數便遇到不小的阻礙。加上他有一項業務需要到處去開會,足跡遍布東西南北,遇到跨日的行程,超高機率受到主計關心。
「他去XX鄉會勘,我怎麼算公里數都不對,要請他附路線截圖。另外他有兩天出差搭高鐵要附證明喔,記得簽名。」第一次退件,主計說。
她很細心,也很貼心,向阿嘉仔細說完要修改的地方後,再跟我說明一遍,讓我不必當中間人,只需要無腦彙整並抽換即可。
坐在我斜對面,人稱檢驗前輩的同事也被退件。
「差三元而已耶……根本國家財庫守門人。」他一邊嘆氣,一邊將修改後的表單拿給我。
「沒辦法,要有憑有據嘛。」這波我挺不了誰,話說我獨自出差的機會算少,都搭公務車,出差表的里程為零,很受主計讚賞。
改成里程計價後,對於主計與承辦,都是費力的工事。
阿嘉悲催交出他的表,上頭塗改得面目全非。見狀,我皺起眉頭。「不重新印嗎?」
「不了,麻煩。」阿嘉搖頭,再度埋回去他的公文海之中。
我倒覺得一個一個塗改更麻煩……
稍微幫他檢查內容後,我印出新總表,將抽換的資料寄給主計。
「阿嘉有一欄小計沒改到喔。還有高鐵證明用錯版本了。」過幾日,再度被退件。
阿嘉抱頭哀嚎,檢驗前輩淡然安慰他,兩個被退件的常客互相取暖,畫面好不溫馨。
「主計你是得罪不起的。」「不是得罪不得罪的問題,但我希望更有效率運用工作時間,而不要糾結在這些小事上……」
身為負責彙整的人,看多了退件的案例,逐漸摸清主計在意的細節,漸漸的可以提早揪出錯誤,免去一來一往修改的困擾。
正有感於退件機率降低了,到第四個月,大魔王加入請款的行列。
厚厚一疊差旅報告表遞給我時,主任帶著微笑,渾然不知在前頭等待他的退件地獄有多險惡。
「主任這一天是先去高鐵站,還是先去公所會勘?」「臺鐵的票價有調整,要用舊費率喔。」「這天沒附到高鐵證明。」「當評審有費用嗎?有的話不能申請雜費。」
跟主任確認哪些要修改時,主任大嘆一口氣。「我強烈推薦參考計程車跳表,上車後就開始自動計算里程。」
聞言我笑出聲,覺得這真是好主意。但主任你被退的部分,都跟里程關係不大呀其實。
一來一回修改數次,主任接近放棄狀態,高鐵不請了改請臺鐵、評審差旅不請了乾脆取消報支。雖說小錢累積多了也是大錢,花時間塗改實在不太划算。
「主任,這張要重新印喔。」某日,我再度走進主任辦公室,說道。
「又被主計退?」主任瞠目結舌看我。
「不是,這次是我退你。」我也不甚客氣的回答他。講完才驚覺忘了尊重,啊乾,禮貌禮貌。
這次的錯誤是一眼就能看見的,在主計退件前我先攔截,也多虧這數個月的訓練。
見主任趕著出門,我思索了一下,提議道:「要不我幫主任重印表吧?」但這樣表示主任要交出他的帳密,不是每個人都願意……
主任聽了,迅速在便利貼撇了兩行,遞給我,動作毫不遲疑,接著就瀟灑出門去。
……其實你等這句話等很久了對吧!
他方便,我也方便,省了溝通的困擾,我迅速修正、印出表單,核章送出。這次順利過關,主任領到睽違多個月的差旅費,可喜可賀。
接下來的每個月底月初,都與這一疊又一疊的差旅費為伍,偶爾搶先主計挑出錯誤,頗有成就感。我也學乖了,退件常客如主任和阿嘉,獨立一批送件就是,才不會拖累其他人請款速度。
彙整途中,時常感嘆主計的心細,自己實在無法看出其中端倪。儘管常與同事笑稱「守門人又出動了」,彼此都知道攔截小細節不是為了守護國家財庫,只是要把關、得一個合理的交代。
隨著工作日漸上手,逐漸擠身出差常客一流,與主計的交流日漸增多,每次送差旅就向對主計大人發起挑戰一般,很是刺激。
向敬業的主計致敬,並在核銷之路上繼續努力。