公所時期,寫過最複雜的簽呈是採購簽,但也不過是複製貼上,將數個前手的文采拼拼補補,看起來有模有樣就好。反正文筆再怎麼好,也無關簽准與否,全憑長官好惡。
公文傳遞經過的單位也不多,課長、接著就是主秘及區長。退文的速度也很快,毋需多想,總之利索修改、再接再厲。
大多數的公文都很簡單,檢送文件給上級,公布資訊給民眾或平行機關。話說某次太過無聊,還曾經在給某個鄰近公所的公文中藏頭了……那承辦收到公文時並未發覺,提示了後就是一個白眼貼圖過來。
如今回想,當時也過得太放蕩不羈,肯定是輔導員成哥沒教好。
公文基礎沒打下多少,就這樣得過且過好幾年,接著來到現在的單位。
正值公糧業者的契約換約後,重新申請借用倉庫的公文一個接一個寄來,從收發的姐姐那邊收到一疊公文時,我瞠目結舌。
簽收後,收發姐姐轉身離開,我立刻看向坐在隔壁的同事大友哥,欲哭無淚。
「哥,這個公文量很正常嗎——」還沒講完,收發姐姐又繞了回來,再將兩紙公文放到我手中。
「漏掉了,這些也是你的。」
可惡,也太多!
「加油。」大友哥望過來,帶著鼓勵,也帶著愛莫能助。
我只能打開電腦的舊檔案,在歷年的公文海中尋找蛛絲馬跡,開始我的剪剪貼貼寫公文之路。
第一份公文,算簡單的案件,複製貼上沒問題。主任核章放行,公文落在寄往分署的文件櫃中。辦事處與分署在不同的地區,紙本公文需要寄過去給大主管過目,一來一往就是一兩週的時間。
是好處也是壞處。好處是天高皇帝遠,子彈飛過來就冷了,公文有問題只能透過電話聯絡,不會有被叫去辦公室對峙的場面;壞處就是時效較慢,有時被催促著處理恐怕壓力頗大。
幸好業者不急,我就不急,慢慢辦公文,總有一天能辦完。
……不對,這樣下去根本辦不完。
第二份公文第三次、第三份公文第二次被退回到桌上時,我望著那被洋洋灑灑修改近八成的紙面,再望向一旁那疊等待簽核的文件,開始思考人生。
寫公文好難,我不會寫公文啊啊啊!
為了合理運用公糧倉庫,若業者要借用,都需要說明理由,像是該業者品質優良配合外銷、那家農會的集團產區成效優良等等,而我對本地還不甚熟悉,只能擠出乾巴巴的文案,再讓主任修改成小論文等級的簽。
其中一份公文稿,鉛筆字跡密密麻麻,在字裡行間指出待修改之處,足見下筆者的功力深厚,讓我自嘆弗如。另一份除了大刀闊斧修改之外,還在正上方寫了一段話。
「放棄定型稿吧!對業務要更用心!」
……拷貝,沒有定型稿的我等於不會寫公文啊啊啊!
再度向大友哥泣訴,他一臉處變不驚,嘴角帶著一絲笑意,說道:「這是必經的試煉。」停頓了頓,他再繼續說:「主任很會寫公文,只有他才能不看定型稿,每篇都寫出定型稿等級的公文。」
「妹,主任人很好了,我之前市府的長官可是會直接走過來,將公文夾摔到我桌上,說『你寫這什麼東西』……呢。」坐在另一端的阿嘉湊過來,撫著胸口這樣告訴我,那表情就是心有餘悸。
阿嘉比我早來數月,對前單位的往事仍印象深刻,聽他述說,當時實在沒什麼尊嚴,只能點頭稱是,主管說了算。
確實,仔細一想,主任是位溫和的主管,如此簽呈往來不見他動氣,只是淡淡陳述,也提供十足的修改方向,不至於讓下屬無所適從。能趁此機會學習如何寫公文,很是幸運。
我重新振作,開始修改被退回的簽呈。雖然沒辦法如主任所說「放棄定型稿」,但我張大眼睛,認真審視每一個專有名詞。幾番研究後,才知是我搞錯了那份例稿的適用情境,若稍作修改,想必就能適用在這次的案件中。
確實該對業務更加用心。畢竟我已經好幾個月大了,不能再自稱是新人寶寶了……嗚嗚嗚。
將修改完畢的簽呈放回公文夾,我送到主任辦公室,準備迎接下一次的挑戰。沒問題的,不管改幾次我都坦然面對,繼續磨練公文能力……
「喂?葉小姐,這裡是秘書室,你送的借用簽,算法看不懂,今天寄回去,再請重送喔。」
……結果連第一份公文都被退了啊啊啊!
過得了主任那關,不代表下一關會通過。我就這樣在一來一往、一送一退之間,掙扎著將這十幾件借用簽呈陳核完畢。一一發文給業者結案後,公文功力似乎沒提升多少,耐心倒是增加許多。
沒問題的,以後有再多借用案件、寫再多小論文我都不怕,我的手中可是有滿滿的範例稿可以參考運用。我如此勉勵自己,然而在某日收到新的指示。
「分署的某某長官說借用簽太複雜,以後簡單寫就好。」
……
會讓長官下這個決定,我這些小論文簽呈肯定脫不了關係。
我這段日子,到底為誰辛苦為誰忙啊!
公文之路道阻且長,即使路程中多有無奈,只能認命,並且帶著一紙又一紙的經驗繼續前進。














