在辦公室走跳，Excel 是我們最熟悉的陌生人。你一定有過這種經驗：腦袋裡明明知道邏輯（例如：「我要把這兩張表的資料對在一起」），但手指卻停在鍵盤上發抖，因為你想不起那個該死的 VLOOKUP 第三個參數到底是要填 0 還是 FALSE？又或者少打了一個逗號，Excel 就無情地吐給你一個 #N/A。
好消息是，時代變了。
在 AI 時代，你不需要成為 Excel 函數大師，你只需要成為一個「懂得發號施令」的專案經理。今天湯姆士老師就用大家最頭痛的三個真實場景（飲料統計、資料合併、大量名單分析），實戰演練如何用「自然語言」讓 AI 幫你寫出複雜公式。💡 核心心法：與 AI 協作的黃金三角
在開始之前，請記住跟 AI（無論是 ChatGPT、Claude 或 Gemini）要 Excel 公式的唯一心法。你不需要講程式語言，但你必須講清楚這三件事：
- 資料在哪裡？（例：我的飲料清單在 A 欄）
- 你要做什麼？（例：我想統計每種飲料被點了幾次）
- 結果放哪裡？（例：請給我 D 欄用的公式）
只要掌握這個邏輯，AI 就是你最強的 Excel 私人教練。
案例一：飲料團購統計（告別手動計數）
情境： 下午茶時間，行政同仁最痛苦的就是統計飲料。表單匯出後，A 欄是一長串大家點的飲料（紅茶、綠茶、奶茶...混在一起），老闆問你：「所以紅茶總共有幾杯？」
❌ 傳統做法： 眼睛花掉慢慢數，或者用篩選器一個個看，容易算錯。
✅ AI 詠唱指令 (Prompt)：
我需要一個Excel公式，如附件所示 A 欄有一長串飲料清單（如紅茶、綠茶），C 欄列出了不重複的飲料名稱。請給我一個公式放在 D 欄，幫我計算 C 欄的該種飲料在 A 欄總共出現過幾次？
可以附上檔案：
也有可能把數據直接附上：
🤖 AI 給您的回覆：
🤖 AI 給你的公式：
Excel公式 = COUNTIF(A:A, C2)
✅ 貼回去Excel：依AI指示，於D2輸入公式
👨🏫 湯姆士老師點評： 這用到了 COUNTIF（條件計數）函數。你只需要把這個公式貼到 D2，然後往下拉，瞬間搞定。連範圍都不用自己拉，AI 幫你判斷好了。
案例二：大量重複名單分析（從雜亂到精準）
情境： 系統匯出的報表常常很「髒」。例如這份有 300 筆的員工名單，同一個員工 ID 可能出現好幾次（可能是不同日期的紀錄）。你想知道：「我們公司到底有哪些部門？」或者「Marketing 部門到底有幾筆資料？」
需求情境 A：提取清單 「我的 C 欄是部門名稱，資料有很多重複。請給我一個公式，幫我提取出所有『不重複』的部門名稱清單。」
✅ AI 詠唱指令 (Prompt)：
我需要一個Excel公式，如附件所示 C 欄是部門名稱，部門名稱有很多重複。請給我一個公式，幫我提取出所有『不重複』的部門名稱清單。
🤖 AI 給您的回覆：
🤖 AI 給你的公式(提取唯一值)：
Excel公式 = UNIQUE(C2:C300)
需求情境 B：多條件統計 「請幫我計算 C 欄中，『Marketing』部門總共有多少筆資料？
✅ AI 詠唱指令 (Prompt)：
我需要一個Excel公式，如附件所示並計算 C 欄中，『Marketing』部門總共有多少筆資料？
🤖 AI 給您的回覆：
🤖 AI 給你的公式(統計數量)：
Excel公式 = COUNTIF(C:C, "Marketing")
需求情境 C：搜尋及回傳 「輸入一個員工編號，請幫我搜尋 A 欄中，把該員工的部門名稱顯示出來」
✅ AI 詠唱指令 (Prompt)：
我需要一個 Excel 公式，如附件所示，使用者將在 F2 裡輸入 Employee ID，請於A搜尋 Employee ID，即回覆該員工的 C 欄的 Department 在 G2 儲存格。
🤖 AI 給您的回覆：
🤖 AI 給你的公式(提取唯一值)：
Excel公式 = XLOOKUP(F2, A:A, C:C, "查無此人")
✅ 貼回去Excel：依AI指示，於G2輸入公式
👨🏫 湯姆士老師點評：AI協作瞬間把幾千筆雜亂資料變成乾淨的清單。以前你要按好幾個按鈕，現在問 AI 一句話就出來了。
案例三：跨表資料合併（HR 與業務的救星）
情境： 這絕對是行政與 HR 的月底惡夢！資料散落在不同地方，你手上有三張表：
- 表 1（來源 A）：員工個資（包含 ID、姓名、生日、電話、地址）
- 表 2（來源 B）：職位資料（包含 ID、部門、職稱、分機）
- 表 3（目標表）：老闆要的「終極總表」，目前只有 ID，後面一整片空白等著你填。
❌ 傳統做法： 開兩個視窗，左邊複製、右邊貼上，貼完名字再貼部門，貼到眼花還不小心把「王小明」的電話貼成「李大華」的。
✅ AI 詠唱指令 (Prompt)：
附件是我的Excel資料，請為我生成Excel函式，三個表單的第一列為「欄位標題」，請依欄位標題完成「工作表1」及「工作表2」之合併於「工作表3」，所以需要於「工作表3」進行輸入Excel函式，幫我把「工作表1」及「工作表2」資料依ID及「欄位標題」來作合併資料於「工作表3」
🤖 AI 給你的公式：在「工作表3」只用一條公式
步驟 1：在 B2 輸入下面這條公式
=IFERROR(
IFERROR(
INDEX('工作表1'!$A:$F,
MATCH($A2,'工作表1'!$A:$A,0),
MATCH(B$1,'工作表1'!$1:$1,0)
),
INDEX('工作表2'!$A:$D,
MATCH($A2,'工作表2'!$A:$A,0),
MATCH(B$1,'工作表2'!$1:$1,0)
)
),
"")
步驟 2：填滿整個表
- 將 B2 這個儲存格 向右拉到 I2（對應 First Name ~ Ext）。
- 再把 B2:I2 整列往下拉，拉到你所有 ID 資料的最後一列。
👨🏫 湯姆士老師點評： 這就像是請了兩個助理，一個專門去翻「個資夾」，一個專門去翻「職位夾」，然後同時回報給你。
結語：你的價值在於「定義問題」
看完這三個案例，你有發現嗎？我們從頭到尾都沒有去「背」函數的寫法。
在 AI 時代，你的價值不再是當一個「Excel 操作員」，而是當一個「問題解決者」。 你不需要知道 VLOOKUP 的第四個參數是什麼，你只需要清楚知道：「我要用 ID 把兩張表連起來」。
剩下的，就交給 AI 吧！
👇 換你試試看： 現在就打開你手邊最棘手的那份報表，試著用今天教的「黃金三角」指令問問 AI。如果你遇到 AI 解不出來的難題，歡迎在下方留言，湯姆士老師幫你一起破解！
