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啟稟聖上,卑職略説大簽「主旨」段的寫作方法,請鈞參。
主旨的寫作重點
依據行政院《文書處理手冊》,簽的主旨應該「扼要敘述,概括簽之整個目的與擬辦,不分項,一段完成」。
「主旨」段的屬性是「什麼事」,不用分項,字數要在60字以內,表明簽或函的目的及簡短期望語,寫法公式為「起首語 + 本案 + 期望語」。
由於主旨有字數限制,不可分項,又要完整簡述「案由」及「目的或擬辦」,所以撰寫時需有摘要重點與洗鍊文字的能力,一般而言,寫公文的老手皆認同「主旨」段最難寫,此處亦可看出撰寫者的功力。
此外,在大簽的「主旨」段能完全表示擬辦意見時,即不必再列「擬辦」段;另比較「主旨」與「擬辦」的「期望語」,「主旨」段的「期望語」屬於原則性、概括性或方向性的敘述;「擬辦」段的「期望語」,則是具體作法、描述細節的擬辦意見。
(還是用範例來說明一下好了,順便也說明期望語的用詞。)
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主旨寫作範例
- 情境:據人口統計資料顯示,去年天朝星總生育率再創新低,平均每位婦女只生1.03個小孩,為人馬星座眾星球倒數第二名,人口問題嚴峻,戶部擬定「獎勵生育補助辦法」,簽請中書省丞相核定。主旨:為提振我星生育率,檢陳「獎勵生育補助辦法」如附件,擬於核定後實施,請鑒核。
- 情境:近來報載少數駐外星人員,或怠忽職守,延誤公務;或言行失儀,貽笑星際,為督促所屬各駐外星單位,禮部承辦人研擬「天朝星駐外星人員工作守則」,簽請禮部尚書核定。主旨:為督促駐外星人員恪遵職守,維護我星聲譽,檢陳「天朝星駐外星人員工作守則」草案如附件,請鑒核。
- 情境:農曆新年將至,為民眾年貨採買高峰期,市場上抽查發現部分業者違法添加過量防腐劑與人工甘味劑,危害民眾健康甚鉅,爰天虎市衛生局簽請市長同意,函告各區公所加強抽驗年貨。主旨:為維護民眾健康,擬函請本市各區公所加強抽驗市售年貨一案,陳請鑒核。
主旨段期望語說明
- 請鑒核:簽報長官瞭解並作決定。
- 請核示:提出擬辦意見給長官核定。
- 請鑒察:將辦理情形簽報長官瞭解。
- 請核閱:檢陳有關資料,請長官過目並核示。
- 請鈞閱:檢陳有關資料,請長官過目。
- 請鈞參:檢陳有關資料,請長官參考。
喔,聖上垂詢什麼是「鈞」?啟秉聖上,「鈞」是對長輩、上級表示尊敬的稱謂用語,例如鈞鑒、鈞啟、鈞安等。
以上呈報大簽主旨的寫法,謹請鈞閱,卑職告退。