EP.09|談大簽「主旨」的寫法

閱讀時間約 2 分鐘
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啟稟聖上,卑職略説大簽「主旨」段的寫作方法,請鈞參。

主旨的寫作重點

依據行政院《文書處理手冊》,主旨應該「扼要敘述,概括之整個目的與擬辦,不分項,一段完成」。
主旨」段的屬性是「什麼事」,不用分項,字數要在60字以內,表明簽或函的目的及簡短期望語,寫法公式為「起首語 + 本案 + 期望語」。
由於主旨有字數限制,不可分項,又要完整簡述「案由」及「目的或擬辦」,所以撰寫時需有摘要重點與洗鍊文字的能力,一般而言,寫公文的老手皆認同「主旨」段最難寫,此處亦可看出撰寫者的功力。
此外,在大簽的「主旨」段能完全表示擬辦意見時,即不必再列「擬辦」段;另比較「主旨」與「擬辦」的「期望語」,「主旨」段的「期望語」屬於原則性、概括性或方向性的敘述;「擬辦」段的「期望語」,則是具體作法、描述細節的擬辦意見。
(還是用範例來說明一下好了,順便也說明期望語的用詞。)
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主旨寫作範例

  1. 情境:據人口統計資料顯示,去年天朝星總生育率再創新低,平均每位婦女只生1.03個小孩,為人馬星座眾星球倒數第二名,人口問題嚴峻,戶部擬定「獎勵生育補助辦法」,簽請中書省丞相核定。主旨:為提振我星生育率,檢陳「獎勵生育補助辦法」如附件,擬於核定後實施,請鑒核。
  2. 情境:近來報載少數駐外星人員,或怠忽職守,延誤公務;或言行失儀,貽笑星際,為督促所屬各駐外星單位,禮部承辦人研擬「天朝星駐外星人員工作守則」,簽請禮部尚書核定。主旨:為督促駐外星人員恪遵職守,維護我星聲譽,檢陳「天朝星駐外星人員工作守則」草案如附件,請鑒核。
  3. 情境:農曆新年將至,為民眾年貨採買高峰期,市場上抽查發現部分業者違法添加過量防腐劑與人工甘味劑,危害民眾健康甚鉅,爰天虎市衛生局簽請市長同意,函告各區公所加強抽驗年貨。主旨:為維護民眾健康,擬函請本市各區公所加強抽驗市售年貨一案,陳請鑒核。

主旨段期望語說明

  1. 請鑒核:簽報長官瞭解並作決定。
  2. 請核示:提出擬辦意見給長官核定。
  3. 請鑒察:將辦理情形簽報長官瞭解。
  4. 請核閱:檢陳有關資料,請長官過目並核示。
  5. 請鈞閱:檢陳有關資料,請長官過目。
  6. 請鈞參:檢陳有關資料,請長官參考。
喔,聖上垂詢什麼是「」?啟秉聖上,「」是對長輩上級表示尊敬的稱謂用語,例如鈞鑒鈞啟鈞安等。

以上呈報大簽主旨的寫法,謹請鈞閱,卑職告退。
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公文怎麼寫,讓卑職提供一點微小的建議。
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啟稟聖上,卑職略說「大簽」的標準格式及寫法,請鈞參。 「簽」屬於陳報長官的「上行文」,為處理公務表達意見,以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據,又分為「大簽」與「小簽」二種。 內部簽:機關內部陳送主管或首長核示。 外部簽:下級機關首長對直屬上級機關首長。 啟稟聖上,謹呈大簽格式圖乙張,呈請鈞閱。
啟稟聖上,卑職略說公文的定義,請鈞參。 依中華民國所訂「公文程式條例」第1條規定:「稱公文者,謂處理公務之文書;其程式,除法律另有規定外,依本條例之規定辦理。」此為廣義的公文定義,只要其樣式是文書,且其目的是處理公務,即為公文。
啟稟聖上,卑職略說公文的處理流程與簽辦方式,請鈞參。 機關收發單位接獲公文,不論是紙本或電子公文,經由專人分文經辦單位後,即由經辦單位判斷後續處理方式。處理方式首先確認是否需要發文,倘需發文則判斷發文種類為何,並決定簽辦方式;倘無需發文,則僅需以大簽或小簽完成內部流程。
啟稟聖上,卑職略說撰擬公文前的基本認知,請鈞參。 公文為處理公務案件溝通聯繫的重要工具,溝通意見首重讓對方迅速讀懂,因此文采辭藻非其重點,祇要合乎公文程式,讓大家意見傳達無誤即可,在撰擬前先思考行文原則、原因、依據、目的、立場與布局。
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