2024-07-14|閱讀時間 ‧ 約 31 分鐘

【NoCode 放大鏡】讓工作更輕鬆！Google Docs 6 大自動化應用

NoCode 放大鏡: 自動串接 Google Sheets, Google Forms, Gmail, Slack 等多元應用！

你是否經常使用 Google Docs 撰寫會議筆記、企劃提案、知識內容、合約報價等，便於與團隊協作和共享內容？

建立文件過程中經常會使用多個數位工具，例自 Google Sheets, Google Forms, Gmail 等工具查詢資料，再複製貼上於文件中，在資料謄寫過程耗費不少時間，也可能出現手動操作錯誤。繁忙工作中，還要定期建立、編輯、傳送多個文件檔案，讓你心很累？

今天我們將跟你分享 6 個 Google Docs 自動化應用情境，協助你提高工作效率，釋放你的專注力在更重要的地方！

NoCode 放大鏡 - Google Docs 6 大自動化應用

本篇內容是 NoTime NoCode 的 FB / IG 貼文「NoCode 放大鏡 - 讓工作更輕鬆的 Google Docs 6 大自動化應用」詳細介紹說明文，如果還沒看過社群貼文的朋友，歡迎前往以下連結，看看我們製作的精美圖文唷！

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讓工作更輕鬆！Google Docs 6 大自動化應用

應用一：依 Google Sheets 試算表資料，自動建立 Google Docs 文件

生成合約、個人證書或個人化邀請函時，時常只會替換文件內的特定資訊（例公司名稱和聯繫方式等），其餘文件內容不太會變動。而我們通常會將資料（例客戶/員工資訊）存放於 Google Sheets 試算表，而文件模板則使用 Google Docs 製作。

現在透過 No Code 工具協助你將流程自動化，自動將每筆 Google Sheets 試算表資料，生成 Google Docs 文件，每更新一筆資料就自動生成相應文件，提升工作效率，減少手動作業的錯誤！

情境應用舉例：
- 銷售團隊需要根據最新的客戶資料生成報價單。No Code 自動化工具可以即時將 Google Sheets 中更新的客戶資料，自動生成最新的報價單，以利確保客戶獲得準確的報價！
- 小型企業無需購買昂貴的文檔管理軟體或聘請專門人員，利用現有的 Google 工具即可實現文檔自動化，節省大量資源！

若對此應用情境有興趣的讀者，歡迎參考 🔗工作術 #001 自動化文件套版流程，我們有提供詳細教學，引導你實現此情境！

應用一：依 Google Sheets 試算表資料建立 Google Docs 文件

應用二：依 Google Forms 表單回覆，自動建立 Google Docs 文件

需要依不同人員的回覆資料，不斷查詢、複製、貼上，才能完成文件內容嗎？在製作客戶回饋或員工評核報告時，透過 No Code 自動化流程，你可以將填答者提交的 Google Forms 表單回覆，自動填入 Google Docs 模板生成個別報告，便於後續分析和改進。

情境應用舉例：
- 人力資源部門需要根據員工的年度評估表生成評核報告。利用 No Code 自動化工具，員工填寫完 Google Forms 表單後，系統自動將回覆資料填入 Google Docs 模板中生成評核報告，節省了大量手動整理和輸入的時間，避免手動處理的疏漏。
- 產品開發團隊可以快速設置 No Code 自動化流程，根據測試人員提交的測試反饋表單，自動生成報告分析和改進產品，不需要手動輸入測試反饋。

應用二：依 Google Forms 表單回覆，自動建立 Google Docs 文件

應用三：收到 Webhook，自動建立 Google Docs 文件

若工作資料儲存在第三方平台，舉例而言，如你希望當電商平台收到一筆新訂單時，自動依訂單內容建立一頁式出貨單，透過 No Code 自動化工具，我們可以輕鬆串接、接收來自第三方系統的 Webhook 通知，每當第三方系統有新狀態通知，自動建立相應 Google Docs 文件。

情境應用舉例：
- 非營利組織在接收到捐款通知後，自動生成捐款收據，節省人工成本，讓更多資源投入到核心項目中。
- 物業管理公司在租戶通過網站提交維修申請後，自動生成維修工單，並通知相關維修人員，確保維修工作能及時安排和完成。

應用三：收到 Webhook，自動建立 Google Docs 文件

應用四：將特定 Gmail 信件內容，自動建立 Google Docs 文件

工作中每天來來回回眾多信件，其中部分信件我們可能會需要時常查詢歷史討論紀錄，例如法律文件、財務數據、合約協議相關等信件，在過去我們會搜尋「特定寄件者」或建立「標籤」方式以快速查詢。

現在，若你希望針對重要 Email 進行備份整理或分析，可以透過 No Code 工具，針對特定寄件者或特定標籤的 Gmail 信件，自動轉換為 Google Docs 文件，以便記錄管理。

情境應用舉例：
- 財務部門每月結算時需要查詢和整理大量財務數據相關信件。No Code 自動化工具可以自動將這些信件內容轉換為 Google Docs，方便快速生成月度報告。
- 銷售部門需要保存客戶的訂單和溝通記錄。No Code 自動化工具能確保所有來自客戶的關鍵信件自動轉換為文檔，避免手動操作錯誤。

應用四：將特定 Gmail 信件內容，自動建立 Google Docs 文件

應用五：將 RSS 訂閱內容，自動建立 Google Docs 文件

如果你經常需要參考和備份特定的 RSS 訂閱內容，手動複製到 Google 文件不僅費時費力，還容易遺漏更新。透過 NoCode 工具，自動將多來源 RSS 內容，備份到 Google Docs 文件，確保所有網站即時訂閱內容妥善儲存至 Google 文件，不遺漏新資訊！

情境應用舉例：
- 市場研究部門需要經常追蹤行業趨勢和競爭對手動態。透過 No Code 自動化工具，來自多個行業網站的 RSS 訂閱內容會自動備份到 Google Docs，市場分析師可以隨時查看最新行業報告和新聞，提升決策效率。
- 設計團隊需要參考各種設計趨勢和靈感。No Code 自動化工具能將來自設計網站和部落格 RSS 訂閱內容自動轉換為文檔，方便設計師隨時查閱和靈活運用。

應用五：將 RSS 訂閱內容，自動建立 Google Docs 文件

應用六：建立新 Google Docs 文件時，自動寄發 Slack 通知

「以下是本週例會文件連結，再請大家一起共編」此對話時常出現在你的工作日常嗎？透過 No Code 工具，當特定 Google Drive 中新增一個 Google Docs 文檔時，自動寄發 Slack 訊息給相關人員，協作溝通輕鬆搞定！掌握此自動化技巧就不用再人工通知了！

情境應用舉例：
- 產品開發團隊可以在每次建立新的技術文檔時，系統自動發送 Slack 通知給所有相關成員，確保每個人都能即時查看和編輯文檔，提升協作效率。
- 行銷部門在每次準備新的行銷策略或市場分析報告時，系統自動通知相關成員，讓大家能快速參與到文檔的編輯和優化中，提升行銷策略產出效率。

應用六：建立新 Google Docs 文件時，自動寄發 Slack 通知

統整：Google Docs 6 大應用情境

希望以上分享 6 個 Google Docs 情境，能幫助大家極大化使用 Google Docs 的效率，透過 No Code 工具，節省重複煩瑣易出錯的手動操作，將專注力和時間放在更重要的任務！

Google Docs 自動建立（從不同資料來源，自動建立文件）
- 應用一：依 Google Sheets 試算表資料，自動建立文件
- 應用二：依 Google Forms 表單回覆，自動建立文件
- 應用三：收到 Webhook，自動建立文件
- 應用四：將特定 Gmail 信件內容，自動建立文件
- 應用五：將 RSS 訂閱內容，自動建立文件

Google Docs 自動通知（新建文件後，自動發送通知）
- 應用六：建立新文件時，自動寄發 Slack 通知

了解 6 大應用情境後，有哪些常見 No Code 自動化工具可協助實現上述情境呢？請見以下延伸分享～

延伸分享：3 款常用的 No Code 自動化工具，推薦給你！

我們過去有介紹過 Zapier、Make、n8n 等 🔗3 款常用的 No Code 自動化工具，包含新手友善、高 CP 值、高度彈性等不同比較指標。例如我們認為 Make 相對適合新手使用，除了容易擴充，成本也較容易掌握 ; 而 n8n 較適合有技術背景、想建置在自有環境、或串接需求情境較複雜的使用者。

你可以閱讀 🔗3 款常用的 No Code 自動化工具文章，搭配本文分享的 6 大應用情境，評估哪個 No Code 自動化工具比較適合你！