每日135專注法則 建立做得到的每日待辦清單，而不是反噬自己的焦慮清單 前面在時間管理的反思中，我提到時間管理不是把所有事情做完，而是把我選擇出來的重要事情完成。 但是有時候我們都過度理想化，我們總還想「完成更多事情」，卻沒有意識到，這些更多的事情，反而可能是造成我們效率下降的元兇，因為做不完的焦慮，會反噬我們，導致我們連重要的事情也無法完成！ 而如果你不知道怎麼讓自己「做得到」，可以先練習看看我這個「1-3-5 專注法則的每日清單」。 ■ 1-3-5 的規則 「1-3-5 待辦清單法則」很簡單，就是讓每天的待辦清單控制在以下的數量，並依序排列你的清單： ✔每天 1 件重要任務 ✔每天 3 件中等任務 ✔每天 5 件小型瑣事 為什麼要設限？不能自由列出我想做的事嗎？ 我們只要回想：自己原本的待辦清單，為什麼常常列了很多「想做」的事，很多任務打上星號提醒自己很重要，最後卻每天留下一大堆未完成任務？甚至因為清單太長而打亂自己做事的節奏，讓自己「猶豫不決無法明快決策」？這時候，你就知道「設限」很重要。 事實上，每天都時間有限，所以我們可以完成的任務也有限，若不設限，反而讓自己在太多「想做」的事情中，東摸西顧，迷失了「去做吧！」的動力。 ■ 找回「有重心」的工作方式 轉換你的觀念，放下「每天想要把所有事情完成」的執念，因為你想做的事情永遠多於你可以做的時間。 拾起新的想法：「每天只要能往前邁出重要的一步就好」，雖然不一定能讓你更快到達終點，但一步一步邁進，終究會到，並且腳踏實地才不會中途迷失方向。 因此我對「1-3-5 法則」有一個延伸的解釋：「有重心的工作方式」。不是完成很多事情你就會成長，如果完成的都是瑣事也沒用。 而「1-3-5 待辦清單法則」幫我們聚焦「每天一件的重心」，那麼，什麼事情應該放在第一件任務呢？當然就是「自我和諧的目標」。 在「1-3-5 待辦清單法則」中，就能對應上面四個象限的任務來安排清單： ✔每天1件重要任務：放入一件最重要的任務，例如今天要寫年底新書第一個章節。 ✔每天3件中等任務：如果還有重要並且快要變緊急的事，優先放入中型任務。如果沒有，就放入緊急但不重要的中型任務，例如寫一篇序。 ✔每天5件小型瑣事：放入可以30 分鐘內很快處理的瑣碎任務，可能是緊急但不重要的小型任務，或是不緊急也不重要但是我想做的事，例如跑步運動30 分鐘。 ■ 做得到，才能累積自我實現 根據前面的範例，我們來算算看，這九件事情的時間花費： ●每天1件重要任務：花三個小時。 ●每天3件中等任務：各花一個小時，總共也花三小時。 ●每天5件小型瑣事：各花20 到30 分鐘，預估總共會花掉兩個小時。 這樣的工作時間是多久？答案是8 個小時，不就是我們通常上班可以認真工作的時間了嗎？已經佔掉整天的1/3。 而且這8 個小時還是指全力工作狀態，如果加上其他意外瑣事、整理郵件雜訊、排程任務清單、閱讀資訊、研究思考、家人相處、生活樂趣等等時間，還有你可能被叫去開會，或是要參加什麼活動的時間，其實可以「認真」處理待辦清單的時間真的所剩不多了，你每天根本沒有8 小時認真工作的時間。 所以不要覺得「1-3-5 待辦清單法則」好像很少，應該說我們時間本來就有限，做不完那麼多事情，所以才利用「1-3-5 待辦清單法則」找回工作重心。 「1-3-5 待辦清單法則」不僅夠用，而且最好我們還「不要把他列滿」，每天才有安插臨時要做的任務的餘裕。 什麼是滿足呢？身為一個人，會感到滿足的時候，就是最後的結果比她預期的還要多一點點，這時候你就會進入了一個幸福充足的狀態，關鍵就是要比預期的還要多一點點。但是如果比預期的少一點點，我們可能就會感受到挫折、失敗、失望，以及不滿足的情緒。 可是如果我們不考慮現實，就會總是陷入這種不滿足的情緒。 我們在時間管理排任務清單的時候，也是類似的道理，我在今天排了十件事情，最後我只做到了八件，我覺得不滿足，我覺得充滿了挫折，可是如果我今天只列了五件事情，然而我最後有多餘的時間多完成一件事情，即使最後完成事情甚至可能比較少，但是，我們就會進入一個今天覺得過得很充實很滿足的狀態。 而更重要的是，這樣的狀態如果能持續，我們的自我實現增加了，幸福感與自信提升，我們也開始認為自己是一個可以完成事情的人，於是時間管理也就會開始有不一樣的改變。 文章取自於： 《電腦玩物站長的筆記思考術》 ————————電腦玩物站長 ☍ ┃城邦讀書花園 goo.gl/qxY8LM ┃博客來 goo.gl/tM2C6t ┃誠 品 goo.gl/XZT9ii ┃金石堂 goo.gl/ditbq1 ┃TAAZE goo.gl/1E3sxE
