[條列式の讀書筆記-50] 一流工作者都在用的待辦清單

1.待辦清單要盡量具體列出完成各個任務所需的時間，可以在極短時間完成的任務就不需要列上去，直接先完成，否則依據人性只會先去完成那些容易的事情，而真正重要的事就會一再拖延。

2.一個可靠的待辦清單的功能是，把你的注意力集中在正確的工作上，並且防止你被比較不急迫的事項干擾；你的工作清單不是用來完成所有事項的工具，更確切的說，它是一個確保你完成「正確」的事情的工具。

3.待辦清單的主要目標應該是幫助你管理任務與專案，並突顯出重要的事情。

4.沒有截止日期的待辦清單，很容易變成一個願望清單；設定截止日期可以激勵我們採取行動與盡快完成任務，也可以有效的幫助我們衡量一件任務所需要花費的時間。

5.我們應該限制待辦清單的數量，來配合有限的完成時間；譬如如果你今天只有4個小時的時間可供你支配，務必確保你的待辦清單上的事項，能夠在4個小時的時限内完成，否則只會讓自己面臨失敗的結果。

6.許多人會進行大腦傾存 (brain dump)，亦即把他們腦中需要或想要完成的每項任務，全部都從腦海裡倒出來；他們會把所有事情都列在單一清單上，但問題是，如果沒有對這些任務進行分類，並根據情境、優先順序,以及緊迫性將任務列入不同清單中，其實一點意義都沒有。

7.當我們擁有越多選擇，就會導致我們在選擇之間做決定的能力越弱，也會使我們的焦慮越多，並且試圖逃避在許多選項之間做選擇，而轉而進行一些低價值性的活動。

8.要試著為每項任務加上情境，以讓自己知道這項任務的重要性以及完成這件事可能是為了實現什麼目標，與其他任務間的連結，處理這件事情的急迫性。

9.作者建議的10個步驟，打造專屬於你的待辦清單

• (1) 步驟1：區隔當前的任務與未來的任務
• (2) 步驟2：根據預期成果定義任務 (將任務與完成後可以達成的目標或效果列在一起)
• (3) 步驟3：把專案拆解成多項單獨的任務
• (4) 步驟4：為每項任務設定截止日期
• (5) 步驟5：把當前任務的數量限制在七項
• (6) 步驟6：依據專案、類型或地點來管理任務
• (7) 步驟7：刪去清單上不必要的任務
• (8) 步驟8：估計完成每項任務所需的時間
• (9) 步驟9：使用主動式動詞引導每項任務
• (10) 步驟10：留意哪些任務需要其他資源的投入

10.7大待辦清單地雷

• (1) 誤解待辦清單的目標
• (2) 忽略截止日期
• (3) 清單太長
• (4) 清單變異性過多
• (5) 沒有為任務加上情境脈絡
• (6) 定義過於廣泛
• (7) 任務沒有與特定目標連結

11.對你的任務清單系統進行每週回顧，以下是作者建議的步驟

• (1) 收集你的所有待辦清單，包括你的總清單與根據情境分類的清單
• (2) 把你腦海裡的所有任務與專案全部寫出來，把它們增加到總清單裡
• (3) 把新專案拆成單獨不同的任務
• (4) 根據情境(專案、類型以及地點)分類新任務；如果有必要，建立新的情境清單
• (5) 清空你的電子郵件收件匣，如果有需要回覆，就回覆你的電子郵件；如果有電子郵件需要你採取行動，但並不緊急，那麼請在總待辦清單中記錄這個事項，並將這封電子郵件歸檔；另外, 把不需要回覆或處理，但以後可能會需要的電子郵件歸檔，最後刪除其餘的電子郵件。
• (6) 審查你的總清單與情境清單。刪去不再需要、或不重要的任務。
• (7) 留意重要且緊急的任務，把它們標記為每日待辦清單的候選事項
• (8) 留意你需要等待他人先進行的任務，寫下這個人的名字，以及你預計收到他提供的資料的日期，如果你沒有收到，這個日期會提醒你何時該跟進。
• (9) 檢查你當前高價值任務的截止日期，如果有需要可以進行調整。
• (10) 為新增到總清單與情境清單中的新任務設定截止日期。
• (11) 查看下一週的行事曆，根據你可用的時間來建立你的每日待辦清單

12.建立具體的目標，並且每月檢視及更新。

13.可以建立一個完成清單，用意是看到每天完成的任務，藉此激勵自己。