不好意思,我去個洗手間

更新於 2021/01/12閱讀時間約 3 分鐘
#這篇是採購業務文章
每次到汐科拜訪客戶,都在寒流來襲之際,上星期四也不例外,還在寒流前方加上了「霸王級」,後方加上「斷崖式降溫」,看到這些驚悚的形容詞,時鐘14點30分,還是得一股作氣裹上外套出門。
走錯車站出口的窘境是必須多頂著15分鐘的寒風大雨,才能抵達汐止科學園區,幸好仍安然地在15點54分抵達廠商門口,離約定時間還有6分鐘。
今天開會目的是廠商的產品介紹,並討論之後的海外市場規劃,內容已經在會前都於電話中確認過了。
踏入會議室中,看見窗口已經架設好筆電和產品,眼神剛交會,電光石火,他立刻手一伸地要交換名片,並開始介紹他的樣品,等等,我覺得哪裡不對勁?我進到會議室不過3秒,包包外套還掛在身上,頭髮因為外面的風雨還有些狼狽,而且我好想上廁所阿......「親愛的窗口,我知道你很有效率,但能先緩緩嗎?」(心中吶喊)
拜訪台灣廠商的經驗中,這樣急躁的起頭並不少見,我同意會議的進行必須有效率,但多一絲觀察和體貼,讓特地前來的客戶從容些,不僅能夠留下好印象,整個會議也能夠順利進行,不然客戶會有種「被突襲」的感覺哪!
底下是我過去身為邀請方的窗口關於會議的一些小心得,主要分為會議前一天、會議開始前、會議開始後三個部分。
1. 會議前一天
  • 將開會的資料作最後確認,包含電子資料、紙本資料、展示的產品
  • 提醒公司會議參與者內容、時間、地點、人員
  • 14:00前發信予客戶提醒/確認會議內容、時間、地點、人員 (*若可以放上Google地圖連結會更清楚)
  • 可準備一張便利貼,提醒自己該會議必須達成的目的。例如產品交期和報價
2. 會議當天-會議開始前
  • 完成架設展品(請根據產品狀況,斟酌是否提前開始此步驟)
  • 15:20確認淨空會議室
  • 於與會者的座位放置紙本資料
  • 筆電和投影幕架設完成,電子檔案就定位,如PPT、影片、網頁等,關閉與會議無關的程式(避免洩漏公司或其他客戶資訊,尤其Line一直跳出通知太尷尬了)
  • 若有罐裝水和衛生紙,可先準備好放在桌上
3. 會議當天-會議開始後(即客戶抵達後)
  • 等待客戶放置包包準備資料等時間,此時可先詢問需要咖啡或茶,並且簡單的關心問候,有些客戶也需要到洗手間整理一下儀容等
  • 待客戶坐定後,再開始交換名片,視情況可以小聊一下,關心客戶公司或個人的近期狀況
  • 簡報前將今日會議主旨大致說明,幫助與會者有個頭緒
  • 簡報期間觀察客戶的反映,並做適時的說明和調整。例如客戶熟悉技術,那可以直接概述產品特點,並跳至產品實際操作
  • 會議期間一定要做筆記,以在會後發會議紀錄提供與會者參考,且便於之後Project推進和確認
  • 若客戶提出的問題無法當下回覆,記下問題,並允諾多久後會以Email回覆
  • 會議尾聲檢視前一天列於便利貼上的注意事項等是否皆達成
  • 會議尾聲視情況可稍微聊一下業界資訊、經濟趨勢、客戶個人近況等
備註1. 透過閒聊可了解客戶的個性和喜好,且真誠關心客戶,讓商業往來多一分溫度,不再只有冷冰冰的報價和交期
備註2. 貼心的舉動會讓客戶留下「這家公司很細心」的印象,不僅幫公司形象加分,其實也累積在個人身上
和汐科的緣分建立在寒流上,冷阿!
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沒想到搬家是這麼工程浩大的事,雖然我和夥伴的傢私不多,房東也才剛將租屋處翻新過,但離符合「日常生活感」,還是得花點時間規劃佈置。
小心翼翼地從香水紅包袋中抽出「金石堂伍佰圓禮券」,瞪大著眼,以鼻頭近乎要貼近書櫃的距離仔細端詳著架上整齊的書列,對於身為小學生的我這一刻意義非凡,但和模範生禮物無關,而是指尖輕搓禮券上頭的細微鋼印,雖然面額只有伍佰圓,卻正式地賦予我自由選購書籍的權利。
從小就老忘東忘西,忘記帶作業或將便當袋忘在公車上是家常便飯,我就像熱情的善心人士般,不斷捐獻(遺留)物品給公車總站,或是記錯語文檢定日期,幾千元的報名費當作買安心投入功德箱中。
2020年5月31日結束了朝九晚五的生活。卸下六年的上班族身分,那副像夏蟬褪下的外殼,即便有過無比的熱情,最後也奄奄一息,不小心還誤以為是惹人嫌惡的蟑螂君,喀擦一聲脆響,粉碎的身骨隨風逝去。 2020年11月3日,邁向自由工作者的第六個月,不必在五味雜陳的車廂中求生存,趕著最後的打卡死線,卻依然每天
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