不好意思，我去個洗手間
閱讀時間約 3 分鐘
#這篇是採購業務文章
每次到汐科拜訪客戶，都在寒流來襲之際，上星期四也不例外，還在寒流前方加上了「霸王級」，後方加上「斷崖式降溫」，看到這些驚悚的形容詞，時鐘14點30分，還是得一股作氣裹上外套出門。
走錯車站出口的窘境是必須多頂著15分鐘的寒風大雨，才能抵達汐止科學園區，幸好仍安然地在15點54分抵達廠商門口，離約定時間還有6分鐘。
今天開會目的是廠商的產品介紹，並討論之後的海外市場規劃，內容已經在會前都於電話中確認過了。
踏入會議室中，看見窗口已經架設好筆電和產品，眼神剛交會，電光石火，他立刻手一伸地要交換名片，並開始介紹他的樣品，等等，我覺得哪裡不對勁？我進到會議室不過3秒，包包外套還掛在身上，頭髮因為外面的風雨還有些狼狽，而且我好想上廁所阿......「親愛的窗口，我知道你很有效率，但能先緩緩嗎？」(心中吶喊)
拜訪台灣廠商的經驗中，這樣急躁的起頭並不少見，我同意會議的進行必須有效率，但多一絲觀察和體貼，讓特地前來的客戶從容些，不僅能夠留下好印象，整個會議也能夠順利進行，不然客戶會有種「被突襲」的感覺哪！
底下是我過去身為邀請方的窗口關於會議的一些小心得，主要分為會議前一天、會議開始前、會議開始後三個部分。
1. 會議前一天
- 將開會的資料作最後確認，包含電子資料、紙本資料、展示的產品
- 提醒公司會議參與者內容、時間、地點、人員
- 14:00前發信予客戶提醒/確認會議內容、時間、地點、人員 (*若可以放上Google地圖連結會更清楚)
- 可準備一張便利貼，提醒自己該會議必須達成的目的。例如產品交期和報價
2. 會議當天－會議開始前
- 完成架設展品(請根據產品狀況，斟酌是否提前開始此步驟)
- 15:20確認淨空會議室
- 於與會者的座位放置紙本資料
- 筆電和投影幕架設完成，電子檔案就定位，如PPT、影片、網頁等，關閉與會議無關的程式(避免洩漏公司或其他客戶資訊，尤其Line一直跳出通知太尷尬了)
- 若有罐裝水和衛生紙，可先準備好放在桌上
3. 會議當天－會議開始後(即客戶抵達後)
- 等待客戶放置包包準備資料等時間，此時可先詢問需要咖啡或茶，並且簡單的關心問候，有些客戶也需要到洗手間整理一下儀容等
- 待客戶坐定後，再開始交換名片，視情況可以小聊一下，關心客戶公司或個人的近期狀況
- 簡報前將今日會議主旨大致說明，幫助與會者有個頭緒
- 簡報期間觀察客戶的反映，並做適時的說明和調整。例如客戶熟悉技術，那可以直接概述產品特點，並跳至產品實際操作
- 會議期間一定要做筆記，以在會後發會議紀錄提供與會者參考，且便於之後Project推進和確認
- 若客戶提出的問題無法當下回覆，記下問題，並允諾多久後會以Email回覆
- 會議尾聲檢視前一天列於便利貼上的注意事項等是否皆達成
- 會議尾聲視情況可稍微聊一下業界資訊、經濟趨勢、客戶個人近況等
備註1. 透過閒聊可了解客戶的個性和喜好，且真誠關心客戶，讓商業往來多一分溫度，不再只有冷冰冰的報價和交期
備註2. 貼心的舉動會讓客戶留下「這家公司很細心」的印象，不僅幫公司形象加分，其實也累積在個人身上
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據說張忠謀曾經小小生氣了一下，但又馬上控制好自己的情緒，沒讓局面變得尷尬…
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E
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