iPhone 書籍App整理術：管理、分類日常電子化資料
更新於 發佈於 閱讀時間約 4 分鐘
【起因】
本篇介紹以PDF檔儲存工作上常用資料和網路文章。電子化文件最大的困擾，在於沒有紙本可以全部攤開、放在桌面或地上，以利掌握實際數量。例如手冊10本、會議記錄8頁等。正因為看似不佔空間，有種不管放多少都可以的錯覺，往往要等到記憶體或雲端空間已滿，才被迫判斷哪些才是真正重要的文件、資料，其餘的全部要刪除，或另外花錢擴充雲端空間。既傷神又浪費時間，還可能多花冤枉錢。
【適合對象】
1. 蘋果手機使用者。
2. 手機空間已滿/未滿，但已經無法分辨哪些才是重要資訊者。
3. 想集中管理多種來源，像是A網站、B書籤、某個APP或E-MAIL的文字資料，要用到時可以用最快速度把答案找出來的人。
【實際效益】
1. 方便集中管理
在網路上找到感興趣、或有用的文章時，直覺都是把網站加入「書籤」，也就是儲存網址。然而，其實有更好用、而且能集中管理的方法：把網頁轉成PDF檔儲存後，就能當成一般的文字檔閱讀了。
2. 以最快速度找到需要的資料
以自己為例，工作中常用的文件散佈在公司內部網頁、e-mail、企業專用APP、封閉式社群等多個不同管道。搜尋時不可能有時間慢慢想這個資料到底在哪、想不出來再一個個點開來找，步驟繁瑣又浪費時間。因此集中一個地方統一管理是相對有效率的做法。
網路文章也適用這樣的歸納方法。某些感興趣的主題，像是理財、健康等新知，書本內容的確比網路片段資源有更清楚的架構。然而適時接收新知也能幫助我們與時俱進，作為日後參考，不用憑印象還要用搜尋引擎從頭找一次。
3. 省下實體、硬碟、雲端空間
考慮到會定期刪除具時效性的文件，常用資料大約介於300~500個PDF，然而全部加起來占手機空間僅120MB左右。如果用拍照截圖的方式儲存資料，一張照片都要400~500KB了。
【具體作法】
1. 轉PDF檔
【類型一：紙本資料照片截圖】
- 步驟一：選擇要轉檔的照片，必要時按右上角「編輯」調整畫面大小、或刪除不必要的背景。
- 步驟二：點擊左下角「分享」圖示。
- 步驟三：點選「書籍」APP，儲存成功！
Note:照片和一般電子檔相比較佔空間，建議在轉檔後立刻刪除，以免照片愈積愈多。
【類型二：網頁資料】
- 步驟一：手機畫面停留在要儲存的網頁。
- 步驟二：點擊左下角「分享」圖示。
- 步驟三：點選「書籍」APP，儲存成功！
2. 標註合適的檔案名稱
不是所有檔案都需要開新資料夾分門別類。有可能過一段時間後分類方式會隨著個人習慣等原因改變，這樣所有檔案都要再重新檢視並分類一次。
這時「關鍵字搜尋」功能就派上用場了。雖然不像Google一樣有多個運算子功能（包含或排除等），只能以字詞間加入空格表示「含以下所有字詞」的方式搜尋，卻已經可以節省之後分類的困擾。因此，合適的檔案名稱將是檔案容不容易被找到的關鍵。
至於檔案命名方式，可以參考以下作法，按照自訂的順序與規則命名即可：
【職場工作類】
- 公司名稱：建議第一個關鍵字以公司名稱開頭，馬上就能知道這是與職場有關的文件。
- 來源：公告、工作手冊等。
- 性質：例如銷售、人事異動等。
- 職級：把可以接收到此資訊的，由高級主管到基層員工職等職稱全列出來。
- 部門：把此業務相關部門如管理、行政、總務等一一列舉。
- 標題：原檔案標題。
【網路文章】
- 類別：以經常關心的主題區分。比方說理財、保險、房地產、健康等。
- 來源：商周、天下、康健、FB、IG。
- 作者與文章標題：可以只列出作者名字、文章關鍵字就好，文章標題不一定要寫出來。我們也許忘了作者寫過什麼文章，卻不會忘記這個人的品牌形象。比方說提到施昇輝老師，就會聯想到ETF、佛系理財這樣。
檔名雖長，好好利用「關鍵字搜尋」，不但能幫助快速找到想要資訊的捷徑，還能省去煩惱開新檔案夾分類、以及命名的時間。
【Q&A】
那這樣就不需要再開新檔案夾分類嗎？
常用、有時效性的資料分類即可。有時效性的資料，指的是像上一篇信用卡帳單，也就是麻里惠老師資料夾分類中「現在正在使用」、「近期內需要」、「需要一直保管」三分類中的「近期內需要」資料夾。而「現在正在使用」如辦公室常用電話簿、不同差假、補助申請等需要提交的證明文件；「需要一直保管」如電子保單，如果擔心誤刪，只要在檔案夾名稱標明「勿刪」、「重要」等字眼即可。
具時效性的檔案/檔案夾命名法：可在自訂檔名後加上截止日期、有效時間。日後清理文件時只要發現日期已過了當初訂下的期限，就可以直接刪除，輕鬆無負擔。
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然後和兩個小孩過了一個忙亂的元旦。在深夜時刻，看到朋友傳來的解籤網站，興致勃勃熬夜體驗了一下，覺得非常好玩，或許有人玩過了，但還是想寫上來分享紀錄一下~
在日常工作和學習中，PDF檔案是一種常見的文件格式。然而，許多使用者發現，要完全使用PDF的各種功能，如PDF旋轉、PDF刪除頁面、PDF加密、PDF解除加密、PDF浮水印和PDF轉txt，都需要購買升級版的軟體。
總結文件整理的三大分類：
###「待處理事項」：賬單、股東會通知書、等等。
###「重要文件」：重要契約、身份或專業技能證明文件、等等。
###「短期留存」：進兩年的體檢報告、舊筆記、等等。
在信息化時代，PDF文件無處不在。無論是學術研究、商業文件還是個人檔案，PDF都已成為最常見的文檔格式。然而，許多PDF文件是通過掃描紙質文檔生成的，這些文件中的文字無法直接編輯或複製。借助先進的OCR技術，使用者可以將掃描的PDF轉換為可搜索的文本，提升工作和學習效率。
在數位辦公環境中，PDF文件是日常工作不可或缺的一部分。pdftopdf.ai是一款強大的PDF編輯工具，可以壓縮文件，讓PDF文件更易編輯和管理。本文將探討PDF編輯工具的功能、優勢及在不同場景中的應用。
在數位的時代裡，電腦、手機、相機幾乎已是現代人不可或缺的生活必需品，各種3C的儲存單位也從GB來到TB，文檔、照片、影片和各式各樣的程式、APP，海量的資料佔據每個人的資料庫，混亂的資料庫不僅影響工作效率，也容易打亂思緒，那麼我們該如何開始做數位整理呢？
分頁是EXCEL很棒的一個功能，他可以將不同類型的資料在同一個檔案裏面分開存放，就不需要產出一拖拉庫的檔案。
但是隨著時間或是類型越來越多，分頁數量逐漸上升，分頁要尋找可能就不是一件非常容易的事情。
就要一直點...一直點...一直點....
上面的範例只是52週的資料而已，有些公司的分頁
在現代資訊爆炸的時代，我們每天都會產生大量的檔案。無論是工作、學習還是生活，檔案都扮演著重要的角色。然而，隨著檔案數量的不斷增加，我們也面臨著一個新的挑戰：如何有效地管理檔案。檔案命名是檔案管理的第一步。一個好的檔案命名規則可以幫助我們快速找到所需的檔案，提高工作效率。
資料整理是職場上的重要技能，也是一大挑戰！
透過專案管理的手法建立一套有效的資料管理系統，進而提升工作效率並獲得成功。
有一個大約40頁的word檔，想整理一個目錄，但內容大多是表格，無法用自動目錄的功能，本來打算先列印出來，再翻著紙本整理，拖了很久本打算不要整理了，今天太閒拿出來工作，頁數拉來拉去，突然!!
我想到了!!
拿出一張紙來手寫不就好了!!
前言
現代人的數位資料真的是非~常多，為了增加容量，常得付費升級手機、雲端、硬碟...等規格，但這真是必要的花費嗎?如果今天有個課程能讓你省下這筆費用且終身受用，你願不願意嘗試呢?
購買課程原因
撰寫文章整理資料時，發現查找照片、檔案不易，即便用搜索功能也因為命名方式沒有系統，跑出結果還是得在耗時篩
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