順手感數位整理習慣

閱讀時間約 3 分鐘
前幾天有讀者詢問我是怎麼管理數位檔案的,她的困擾是雖然實體空間已經很精簡,但身為自由工作者資料存放在電腦、手機、雲端等各種載體,怎麼整理都覺得很亂、不好取用,因此想知道可以如何改善,希望可以分享我自己的方法給大家。
以前唸書的時候我也是仰賴外接硬碟的一族,畢竟念廣電系,又時常擔任後製工作,照片、音檔總是一大堆,電腦裡就跟我當時的桌面一樣爆炸,也是開始斷捨離後,才徹底實踐數位整理,當時斷捨離的唯一標準就是「用不用得到」,至今依舊是遵守著這樣的準則:
➊有用才寫、才拍、才留,凡是從源頭減量省得給自己找麻煩。
➋用不到就刪,不要給自己多加「要去用」的待辦清單。
➌使用完畢立即分類整理,才不會金魚腦忘記。
➍沒有備用習慣,不見了就是緣分(真的很重要的我也不會讓它不見的啦)。
➎盡量存在雲端空間,減少挪移檔案的時間(USB和硬碟掰~)。
經過這一連串的Check,留下來的通常都是很必要的東西,接下來進行分類整理。雖然數位檔案不會長在房間裡礙眼,但我覺得一些物品上的整理收納原則,一樣適用。

資料夾=抽屜、用不到的東西=雜物

一層一層的資料夾等於實體的一個一抽屜,想要拿一個東西就要不斷地挖啊挖,挖到還會不見,我實在是很沒有耐心,所以盡量減少「分層」,一個專案一個資料夾,進行「開放式收納」,非必要不要再開很多個資料夾。

進行中、暫存、保留(封存)

實體書我會分成「待看/閱讀、暫存、保留」,數位檔案也是一樣,最重要的是正在使用的「進行中」檔案,排除萬難把它們放在最順手的位置,不要讓跟其他有的沒的混在一起,目前我是使用《打造第二大腦》的PARA系統來管理。
以雲端硬碟為例:
01 專案 P:存放正在或短期間會使用的檔案,幾乎每天上班都是在這裡遊蕩,一個工作專案一個資料夾。
02 領域 A:生活上、長期推動的事項,可能是興趣或財務之類的,但我誠實的說這裡我沒在用。
03 資源 R:需要隨時取用的資料,我會把身分證影本、存摺封面、合約放這裡。
04 封存 A:完成的專案和想眼不見為淨的東西們(這裡最亂)。
至於「02 領域A」的東西,通常是IG的文章、生活紀錄(食譜之類),我則是放在Evernote中,這裡是我的數位工作站,簡單分類成「工作任務、自媒體任務、生活任務、資源、封存」記事本。
這樣的邏輯一樣套用到信箱和網頁書籤中

信箱整理

我是一個無法接受塞爆信箱的人,每天一定會淨空信箱,對我來說「收件匣=待辦清單」,一處理完,就會把信件歸類:工作、個人成長、生活、IG。

網頁書籤整理

我只開了「工作」和「生活」兩個資料夾,常用的工具直接擺放在書籤列中,我會把名稱去掉只留圖示比較簡約,沒有把IG、YouTube等會吃時間的東西放在書籤,比起書籤我真的更常直接搜尋,因為很多東西沒想像中的那麼頻繁使用(我自己是這樣啦)。
我還有一個習慣,就是換手機時不會轉移檔案,直接跟過去的東西說掰,新手機就是新的開始,也因為這樣,照片都還處在可以控管的狀態,一方面也會覺得自己以前拍的很醜想刪掉XD。

總結

✦打醒自己「沒有那一天」,想不到怎麼用,就刪掉!
✦收納不要太多,簡單分類才能順手。
✦記得定期斷捨離
雖然數位空間無限大,但還是要謹記一個原則「只留真正重要的東西就好,才能知道自己該專注在哪裡?」刪除不必要的數位垃圾,讓我們的實體和虛擬空間都能夠自在、有餘裕。
當然每個人都有適合自己的方法,也歡迎跟大家分享你的數位整理秘訣,集思廣益一起GoGoGo~
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簡單一點,餘裕多一點。把複雜的生活加入簡化的小巧思,物品、人際、工作、時間管理都可以努力的面向,分享關於日常簡化的進行式,一起打造屬於自己的理想生活。
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