我在傳產的生活(二) 文件管理達人

2022/03/10閱讀時間約 1 分鐘
在請大家提供資料時,發現在許多人對於檔案的管理沒有概念。有一位研發同事,電腦桌面滿滿的暫存檔案與沒有規則的檔名。讓我看了很「阿雜」。數位化的時代,如有效管理滿坑滿谷的數位文件呢? 我是這麼做的,整理資夾並分門別類,看到這內心的OS是不是"這不是廢話嗎?誰不知道,問題是怎麼分類呢?

資料夾的分類原則

分類原則只要把握簡單、分層、容易查尋、統一規格"四個原則就可以了!
1. 資料夾分類層級不要超過四層
我大部份是分三層,資料夾太多層,資料分的太細,會容易在四層以後會找不到自己放在那個資料夾。
2. 資料夾的第一層類別不要過多,也不宜太細
類別太多,容易混亂,若有跨專案的類別可以集中在一個類別,第一層類別太多就會造成查詢不易,就會失去管理的意義。
3. 資料夾的分類命名方式小妙方
 (1)主題式分類:我習慣以主題式份類再加上數字比較方便,例如各各專案,會有各自的資料夾。
(2)排序原則:再例用電腦的排序邏輯,在主題前加上三碼數字流水碼、並定期重新編碼。例如固定每天要用的資料夾、近期執行的專案、或是重要性高的、,我都會資料夾的名稱前面加上001、002、003例如重要性最高的資料夾編為01,讓它優先出現,檔案可有更佳的排列方式。例:資料夾分煩名稱「常用空白表單」我會命名為「001常用空白表單」在開起電腦時就會出現在排序的第一行。
4.不要被迷思困住了,沒有一定的方法只有適合個人使用的方法
不論你用什麼方法分類,最重要的是適不適合你用。遇到不知道怎麼分類的檔案,當下不要糾結,可以建立一個「暫存」、「待處理」、「其他」等暫時資料夾,但記得後續再歸類。通常這類的資料夾的內容不能累積太多,累積太多代表你未完成的事項也很多。
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彩虹上的雲
彩虹上的雲
彩虹雲是一種由雲團裏的小冰晶散射陽光而形成的自然現象。 半熟人生想活出羨慕的自己
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