我在傳產的生活(二) 文件管理達人

在請大家提供資料時，發現在許多人對於檔案的管理沒有概念。有一位研發同事，電腦桌面滿滿的暫存檔案與沒有規則的檔名。讓我看了很「阿雜」。數位化的時代，如有效管理滿坑滿谷的數位文件呢? 我是這麼做的，整理資夾並分門別類，看到這內心的OS是不是"這不是廢話嗎?誰不知道，問題是怎麼分類呢?

分類原則只要把握簡單、分層、容易查尋、統一規格"四個原則就可以了!

我大部份是分三層，資料夾太多層，資料分的太細，會容易在四層以後會找不到自己放在那個資料夾。

類別太多，容易混亂，若有跨專案的類別可以集中在一個類別，第一層類別太多就會造成查詢不易，就會失去管理的意義。

　(1)主題式分類:我習慣以主題式份類再加上數字比較方便，例如各各專案，會有各自的資料夾。

(2)排序原則:再例用電腦的排序邏輯，在主題前加上三碼數字流水碼、並定期重新編碼。例如固定每天要用的資料夾、近期執行的專案、或是重要性高的、，我都會資料夾的名稱前面加上001、002、003例如重要性最高的資料夾編為01，讓它優先出現，檔案可有更佳的排列方式。例:資料夾分煩名稱「常用空白表單」我會命名為「001常用空白表單」在開起電腦時就會出現在排序的第一行。

不論你用什麼方法分類，最重要的是適不適合你用。遇到不知道怎麼分類的檔案，當下不要糾結，可以建立一個「暫存」、「待處理」、「其他」等暫時資料夾，但記得後續再歸類。通常這類的資料夾的內容不能累積太多，累積太多代表你未完成的事項也很多。