透過整理電子檔案,建構你的人生秩序

2021/09/30閱讀時間約 6 分鐘
本文刊登於
這幾年來,有許多與居家收納工作相關的「整理師」這一類的職業興起,顯見人們開始重視如何「整理生活環境」這件事情。但你可曾想過,其實我們的電子資料檔案和這些物品一樣,也應該需要有一套「收納整理」的方法才是。
電子資料檔案跟生活物品相似,都是很容易在無形中迅速囤積,這些物品或檔案很多都是重複的、或是再也使用不到了,如果說居家收納整理,是為了讓你的生活空間獲得解放,那麼,對於電子資料的收納整理,也可以視為一種精神空間的解放。

資訊垃圾更容易被無感的堆積

有形的物品很容易佔據掉我們有限的真實生活空間,因此對於居家收納,可以很具體的規劃並執行,而且環境變整齊乾淨非常容易眼見為憑,是一種顯而易見的結果;然而,電子資料的整理收納卻是極個人化的,因為別人幾乎不會來檢視你怎麼整理收納你的檔案。
Photo by Stephen Phillips - Hostreviews.co.uk
另外,現在檔案的儲存裝置其容量相當巨大,不只是硬碟的成本低廉,尤其雲端化技術普及,有些線上空間更趨近於無窮大,這都導致大部分的人對於儲存檔案與累積檔案的這個行為,是奢華、揮霍、無感的。
無感,代表沒差、沒關係、無所謂,反正把這些資訊或資料存放下來,即使都用不到也不會怎麼樣,然而重複且快速累積大量無用的電子資料會帶來的問題有:
  1. 你會忘記你已經有什麼資料:過去,我是把所有各類檔案都任意往雲端空間丟,非常快就會忘記我有記錄過或留下過什麼東西。
  2. 你會找不到你想要的資料:因為所有的檔案,包含文字檔、圖檔、網頁連結檔,我全都是稀哩呼嚕的隨興丟在同一個路徑上,所以當想要使用的時候,會十分不易搜尋,需要浪費額外的時間逐一檢視。
  3. 你會沒有成長:我發現自己常存放類似、甚至是相同內容的資料,但因為沒有意識到原來已經儲存過這樣的資料,所以下次再看見這樣的資料時,還是會再重複收藏。雖然這些資料對自己有幫助,但我卻永遠不會取出這些資料來認真消化和運用。

一、分類就是最好的整理

為了改善上面的問題,我開始設計整理的方法,並且花了一段時間反覆檢討及優化,現在採行的方式是善用樹枝狀的階層利用建立資料夾進行整理,而其精神是去扁平化,善加分類
在此,我以dropbox為說明範例,以前我是不管什麼東西都一股腦丟上來,所以一打開dropbox,所看見的是檔案很多很凌亂,我很快就會忘記我存放過哪些資料在這上面。後來,在幾經改良之後,我將dropbox的第一層整頓成如(圖一)所示,不只將資料夾做數字編號,甚至刻意把資料夾名稱的命名長度一致,視覺上簡單又俐落。
(圖一)我的dropbox第一層
(圖二)是進入〔01.成長歷程〕,同樣是繼續使用數字編號以及刻意將資料夾名稱長度統一的原則,再進行更進一步的分類。
(圖二)我的dropbox某一個第二層
這裡要說明一下數字編號的規則,我將越常使用、越常存取的資料夾,放置在編號越前面,這是為了能更節省時間立即找到我想找到的檔案
(圖三)是進入〔02.興趣嗜好〕,如果同一個主題有多個檔案,就可為其再建立一個資料夾存放,這樣的分類很明確,同時方便找尋該主題的相關資料,而沒有放在資料夾中的檔案,則是不隸屬於任何主題的單一檔案。
(圖三)我的dropbox某一層
(圖四)是〔01.成長學習\03.生活紀錄〕,同樣是運用分類的原則,由此可見,對於整理數位資料的重點就是不斷的分類,因為分類會讓自己對這些檔案與資料採取刻意的檢視跟歸類(如何建立分類的資料夾,這個檔案該歸屬哪裡、那個檔案該分類到何處去......等等),如此一來,就不會被「忘記存放過哪些資料」(what)給困擾了,因為我知道在哪一個路徑就能找到我要的資料;同樣的,「想不起來資料放在哪裡」(where)的這個問題,當然也就不復存在。
(圖四)整理這些數位資料的重點就是不斷的分類

二、善用編號可以強化記憶

上面提到過,資料夾編號的規則是,將越常使用、越常存取的資料夾,放置在編號越前面,這是為了能更節省時間找到檔案,不過,其實編號還有另外的功能如下:
  1. 不同作業系統的平台,會有不同的檔案排序規則,也就是說,使用微軟的PC,或是手機上的app,開啟同一個資料夾,可能呈現的檔案排序是不一樣的,但如果你加上數字編號,那不管在任何系統的平台,檔案的排序必定會相同,這是一種統一與整齊的小技巧。
  2. 冠上編號的資料夾與檔案,將強烈的幫助你記憶跟強化印象,類似索引的功能,索引可以輔助你正確搜尋資訊

三、進化檔案名稱

我在命名檔案名稱或資料夾名稱時,會刻意花一點時間琢磨,這樣一來,即使只是很簡單的名稱,也能具有強大的印象記憶點。此外,我會每隔一陣子重新修改這些資料夾名稱檔案名稱,這是一種重新整理跟盤點的儀式,數字編號不變 但我會去改動後面的檔案名稱,因為我的心境變了。
舉例而言,比如我有一篇跟異性互動的學習筆記,一開始檔名可能是《01.怎麼跟異性閒聊久一點》,但後來隨著領悟與體會越多,檔名就會修改成《01.怎麼跟異性輕鬆愉快相處》。
也就是說,檔案除了不斷更新內容,其實也可以更新檔案名稱,因為檔案如果是你生命中的一部分紀錄,那檔名何嘗不也是這一份紀錄中的一部分呢?你更新、盤點檔案內容,當然也可以同時更新、盤點檔案名稱,檔名與內容都是可以進化的,而這些進化也同時記錄著你的改變、記錄著你的心路歷程、生命軌跡。

整理的目的是讓自己更接近成為自己想成為的人

看到這裡,你可能會覺得,那平常到底是要花多少時間整理這些東西啊?其實只有一開始需要花一些時間,將所有檔案資料整理一次,只要你把框架建立出來,後面的運作就很省事了,因為再來就是更新的動作而已,而這幾乎不會再多花什麼時間,尤其是當你對這套方法越加熟練之後。
Photo by Sigmund on Unsplash
《整理的目的,是為了把更多的時間和熱忱,投注在真正心動的事物上》提到,「整理,是一種有意識的刻意行為」,不只是有形的實際物品需要被整理,在現在這個資訊爆炸、各類訊息越來越多的時代,電子化的檔案也同樣需要被整理,因為整理的目的是讓自己更接近成為自己想成為的人
生活物品因為被充分使用,才有了意義與價值,而電子檔案更是,運用上面提到的三個方法:1.資料夾分類,2.善用檔案編號,3.進化檔名,你的檔案可以更容易隨時被直接消化和提取應用,而不再只是一個無意識的堆積。
你可曾想像過,其實人生中大部分的經歷,都可被記錄在電子檔案中,像是日記、文件、照片、影片......涵蓋所有的點、線、面、時間,而這一切只需要一個硬碟空間或虛擬的網路空間就可以全數收納、同步更新。
妥善的整理好你的檔案,萬事萬物皆可收斂至這一個無限大的小空間,讓你生活前行的負載更輕盈,重建出一套你自己的生命秩序。
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現為影像品質工程師,致力於左右大腦平衡發展,擅長理性與感性的思維表達,持續在各媒體平台發表獨具觀點的文章。邀約合作請私訊 https://www.facebook.com/kaminaseven/
我從不去想未來。因為它來得已經夠快了。(愛因斯坦)
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