本文刊登於專案管理生活思維
這幾年來，有許多與居家收納工作相關的「整理師」這一類的職業興起，顯見人們開始重視如何「整理生活環境」這件事情。但你可曾想過，其實我們的電子資料檔案和這些物品一樣，也應該需要有一套「收納整理」的方法才是。
電子資料檔案跟生活物品相似，都是很容易在無形中迅速囤積，這些物品或檔案很多都是重複的、或是再也使用不到了，如果說居家收納整理，是為了讓你的生活空間獲得解放，那麼，對於電子資料的收納整理，也可以視為一種精神空間的解放。資訊垃圾更容易被無感的堆積
有形的物品很容易佔據掉我們有限的真實生活空間，因此對於居家收納，可以很具體的規劃並執行，而且環境變整齊乾淨非常容易眼見為憑，是一種顯而易見的結果；然而，電子資料的整理收納卻是極個人化的，因為別人幾乎不會來檢視你怎麼整理收納你的檔案。
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另外，現在檔案的儲存裝置其容量相當巨大，不只是硬碟的成本低廉，尤其雲端化技術普及，有些線上空間更趨近於無窮大，這都導致大部分的人對於儲存檔案與累積檔案的這個行為，是奢華、揮霍、無感的。
無感，代表沒差、沒關係、無所謂，反正把這些資訊或資料存放下來，即使都用不到也不會怎麼樣，然而重複且快速累積大量無用的電子資料會帶來的問題有:
- 你會忘記你已經有什麼資料:過去，我是把所有各類檔案都任意往雲端空間丟，非常快就會忘記我有記錄過或留下過什麼東西。
- 你會找不到你想要的資料:因為所有的檔案，包含文字檔、圖檔、網頁連結檔，我全都是稀哩呼嚕的隨興丟在同一個路徑上，所以當想要使用的時候，會十分不易搜尋，需要浪費額外的時間逐一檢視。
- 你會沒有成長:我發現自己常存放類似、甚至是相同內容的資料，但因為沒有意識到原來已經儲存過這樣的資料，所以下次再看見這樣的資料時，還是會再重複收藏。雖然這些資料對自己有幫助，但我卻永遠不會取出這些資料來認真消化和運用。
一、分類就是最好的整理
為了改善上面的問題，我開始設計整理的方法，並且花了一段時間反覆檢討及優化，現在採行的方式是善用樹枝狀的階層，利用建立資料夾進行整理，而其精神是去扁平化，善加分類。
在此，我以dropbox為說明範例，以前我是不管什麼東西都一股腦丟上來，所以一打開dropbox，所看見的是檔案很多很凌亂，我很快就會忘記我存放過哪些資料在這上面。後來，在幾經改良之後，我將dropbox的第一層整頓成如(圖一)所示，不只將資料夾做數字編號，甚至刻意把資料夾名稱的命名長度一致，視覺上簡單又俐落。
(圖一)我的dropbox第一層
(圖二)是進入〔01.成長歷程〕，同樣是繼續使用數字編號以及刻意將資料夾名稱長度統一的原則，再進行更進一步的分類。
(圖二)我的dropbox某一個第二層
這裡要說明一下數字編號的規則，我將越常使用、越常存取的資料夾，放置在編號越前面，這是為了能更節省時間立即找到我想找到的檔案。
(圖三)是進入〔02.興趣嗜好〕，如果同一個主題有多個檔案，就可為其再建立一個資料夾存放，這樣的分類很明確，同時方便找尋該主題的相關資料，而沒有放在資料夾中的檔案，則是不隸屬於任何主題的單一檔案。
(圖三)我的dropbox某一層
(圖四)是〔01.成長學習\03.生活紀錄〕，同樣是運用分類的原則，由此可見，對於整理數位資料的重點就是不斷的分類，因為分類會讓自己對這些檔案與資料採取刻意的檢視跟歸類(如何建立分類的資料夾，這個檔案該歸屬哪裡、那個檔案該分類到何處去......等等)，如此一來，就不會被「忘記存放過哪些資料」(what)給困擾了，因為我知道在哪一個路徑就能找到我要的資料；同樣的，「想不起來資料放在哪裡」(where)的這個問題，當然也就不復存在。
(圖四)整理這些數位資料的重點就是不斷的分類
二、善用編號可以強化記憶
上面提到過，資料夾編號的規則是，將越常使用、越常存取的資料夾，放置在編號越前面，這是為了能更節省時間找到檔案，不過，其實編號還有另外的功能如下:
- 不同作業系統的平台，會有不同的檔案排序規則，也就是說，使用微軟的PC，或是手機上的app，開啟同一個資料夾，可能呈現的檔案排序是不一樣的，但如果你加上數字編號，那不管在任何系統的平台，檔案的排序必定會相同，這是一種統一與整齊的小技巧。
- 冠上編號的資料夾與檔案，將強烈的幫助你記憶跟強化印象，類似索引的功能，索引可以輔助你正確搜尋資訊。
三、進化檔案名稱
我在命名檔案名稱或資料夾名稱時，會刻意花一點時間琢磨，這樣一來，即使只是很簡單的名稱，也能具有強大的印象記憶點。此外，我會每隔一陣子重新修改這些「資料夾名稱」與「檔案名稱」，這是一種重新整理跟盤點的儀式，數字編號不變 但我會去改動後面的檔案名稱，因為我的心境變了。
舉例而言，比如我有一篇跟異性互動的學習筆記，一開始檔名可能是《01.怎麼跟異性閒聊久一點》，但後來隨著領悟與體會越多，檔名就會修改成《01.怎麼跟異性輕鬆愉快相處》。
也就是說，檔案除了不斷更新內容，其實也可以更新檔案名稱，因為檔案如果是你生命中的一部分紀錄，那檔名何嘗不也是這一份紀錄中的一部分呢?你更新、盤點檔案內容，當然也可以同時更新、盤點檔案名稱，檔名與內容都是可以進化的，而這些進化也同時記錄著你的改變、記錄著你的心路歷程、生命軌跡。
整理的目的是讓自己更接近成為自己想成為的人
看到這裡，你可能會覺得，那平常到底是要花多少時間整理這些東西啊?其實只有一開始需要花一些時間，將所有檔案資料整理一次，只要你把框架建立出來，後面的運作就很省事了，因為再來就是更新的動作而已，而這幾乎不會再多花什麼時間，尤其是當你對這套方法越加熟練之後。
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在《整理的目的，是為了把更多的時間和熱忱，投注在真正心動的事物上》提到，「整理，是一種有意識的刻意行為」，不只是有形的實際物品需要被整理，在現在這個資訊爆炸、各類訊息越來越多的時代，電子化的檔案也同樣需要被整理，因為整理的目的是讓自己更接近成為自己想成為的人。
生活物品因為被充分使用，才有了意義與價值，而電子檔案更是，運用上面提到的三個方法:1.資料夾分類，2.善用檔案編號，3.進化檔名，你的檔案可以更容易隨時被直接消化和提取應用，而不再只是一個無意識的堆積。
你可曾想像過，其實人生中大部分的經歷，都可被記錄在電子檔案中，像是日記、文件、照片、影片......涵蓋所有的點、線、面、時間，而這一切只需要一個硬碟空間或虛擬的網路空間就可以全數收納、同步更新。
妥善的整理好你的檔案，萬事萬物皆可收斂至這一個無限大的小空間，讓你生活前行的負載更輕盈，重建出一套你自己的生命秩序。
