備忘錄檔案整理3分類 輕鬆搞定例行公事、記事、學習等多種需求

【適用對象與工具】

你自認點子多、腦中充滿古靈精怪的想法,但靈感稍縱即逝,沒辦法及時捕捉嗎?
你想把這些靈感、心情好好記錄下來,卻不喜歡寫字、也不想多放記事本和筆在包包裡佔空間嗎?
把各式各樣的靈感記在手機裡,從隻字片語到照片都有。可是什麼都存下來的結果,才發現儲存空間快滿了,要找的檔案找不到、手機運轉的速度變得比烏龜還慢,對嗎?
那麼,不用另外下載其他應用程式,Iphone 內建的備忘錄不但能解決以上困擾,還能可以保持手機螢幕主畫面乾淨清爽。
Brett Jordan on Unsplash

【資料夾命名方式】

資料夾不用多,3個就夠用了。這三個資料夾分別是:
  1. 工作:現在正在使用
  2. 個人:近期都會需要。
  3. 私人:一定要保管。
其他不屬於以下三個分類的電子檔案,用關鍵字搜尋功能尋找就可以了。
雖然比起直接搜尋,多數人還是習慣用資料夾把檔案分門別類。親自動手分類整理過的檔案總是給人安心的感覺。不過,分類的方式會隨著時間推移、個人習慣改變的影響下而發生變化。
比方說在旅途中吃到好吃的拉麵,寫下的感想當下放到旅遊類。結果因為這次的經歷愛上拉麵,變成了拉麵狂人。不僅吃遍國內外拉麵名店,也記下了眾多店家的評論內容,於是另開了「拉麵」資料夾。
某天突然想起這段經歷,想把檔案調出來回味,卻發現在「拉麵」分類找不到這個檔案。還以為不小心被自己刪掉了,其實只是忘了分類方式已經改變而已。
也許你會擔心搜尋出來的結果不是自己想要的,又或許你會對沒歸檔的檔案放心不下,擔心再也找不到,這不成問題!就算檔案數量再怎麼龐大,比起Google引擎0.1秒跑出的幾十萬筆資料,這點工作量蘋果手機就足以應付。以下說明這三種資料夾的分類方法:

【資料夾分類與用途】

1. 現在正在使用
適用制式化公司檔案。像是電郵、書信、報告、會議記錄等都有一定的規則可循。只要設定好格式與書寫順序,之後微調內容就行了。例如確認會議時間、請款、部分公司行號要求快篩陰性結果回報等。
只有頭一回制定書寫規則會花比較多時間。之後連電腦都不用開,通勤中就能把內容直接複製貼上,再更改時間地點金額等細節就可以了。
2. 近期都會用到
靈感、讀書筆記、掃描文件都可歸於此類。
想閱讀書裡的某個章節,卻不想把整本書帶在身上?
還記得國高中為了少帶幾本書,把課本「大卸八塊」的經驗嗎?備忘錄的「掃描文件」功能運用的就是這樣的概念。
此功能最多可連續掃描24頁。如需要掃描的檔案量大可以此為一單位,換行後再掃描其他檔案即可。省去拍照後轉PDF檔費時、步驟又多的麻煩。掃描完成後記得重新命名就好,有需要的話可以在空白處註記。
捨不得在書上做記號、寫筆記?
在檔案下方空白處寫下心得感想或筆記,就不怕弄髒書本囉!
此分類的檔案會是最多、種類最豐富的一個。需要事先定好檔案命名的規則,才能有效利用關鍵字搜尋法,降低另開資料夾管理的機率。關於這點之後會有更詳細的說明。
3. 一定要保管
只有自己才知道。或是現在用不到,但之後還有派上用場的可能性。
前者像是適合自己的卡拉OK歌單、為了準備家人朋友的生日禮平日記錄他人喜好的表格、各類電商帳號密碼等。
這類資料有些具有高度私密性。如有必要,請善用「鎖定」功能為此加上虛擬鎖頭吧。
後者使用機會相對少得多。以搬家資源、注意事項為例。雖然網路上都有相關資訊,不過一旦重新尋找居所、搬家公司、比價等,光是搜尋適合自己的內容就會耗去大量心力。因此在頭一回搬家時就把網路推薦公司等相關資訊存在同一頁備忘錄裡,這樣下次換租屋處時就不用從資料搜尋從頭再來一遍。

【參考資料】

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專門勸退懷有空姐夢的沒良心阿姨練肖維的「飛翔公關室」 期許擔任各位貴賓、現役與未來空服互相了解的橋樑 每週一晚上更新一次
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