第一屆STI永續人才培育計畫的第一堂課邀請了數位工具實驗室的Charlie和我們分享「使用Notion管理好個人生活和工作」，課堂並不是單純地介紹Notion以及如何操作，而更多聚焦在如何管理、如何制定或安排行程。
回到起點，先問問自己為什麼我們要使用數位工具呢?
因為潮流? 因為方便? 因為保存容易?
自1946年美國賓州大學J.W. Mauchly與J. Presper Echert為美國陸軍設計製造出做為砲彈彈道研究之用的，以真空管為電子元件的世界第一部電腦（ENIAC, Electronic Numerical Integrator And Calculator）之後，數位科技即不斷的向前演進，應用的層面也愈來愈廣泛。根據The News Lens關鍵評論《數位科技應用4.0》：iABCDEF這七類數位創新與轉型契機，堪稱「第四次工業革命」一文中提到:
- 數位科技應用1.0 : 早期的數位科技應用以大型電腦（主機）為主，主要運用在政府、軍方及大型企業（如金融銀行）之中，用來進行入口普查、導航計算、金融交易及資料處理、企業資源規劃⋯⋯等等用途。
- 數位科技應用2.0 : 個人電腦開始普及，逐漸擴散至廣大的家庭及中小企業，主要的應用在於提高個人及辦公室工作生產力，常見的應用包括文字處理程式、試算表及簡報等辦公軟體。也因為其普及至一般家庭，因此有關於教育學習及娛樂等方面的應用也逐漸開展，多媒體及遊戲等家用軟體市場開始快速成。
- 數位科技應用3.0 : 網際網路（Internet）與智慧型手機的蓬勃發展下，數位科技應用進入另一個階段。每一個人幾乎可以在任何時點透過手機擷取各種公共服務或者商業資訊，人與人之間也幾乎沒有空間距離，隨時可以透過即時通訊軟體進行溝通與聯繫，實現天涯若比鄰的境界。
科技推動著社會文化轉變，文化推動著生活習慣改變，而疫情加速了非接觸的科技技術進步，讓未來社會全面邁入數位應用4.0的時代。台灣和美國的數位生活和最受歡迎應用程式調查都顯示，臉書和Google強勢攻佔民眾的日常生活。美國10大最受歡迎應用程式中，5個由 Google開發管理，3個隸屬臉書。而台灣也差不多，民眾社交、娛樂和工作都和臉書、Google密不可分，數位工具已經勢不可擋!
工具終究只是工具，選擇適合自己的工具才能得心應手
自人類為了解決所面對的難題，而開始使用工具。那麼在使用數位工具管理你的生活時，要先找出自己的問題在哪裡。為什麼不能再依照過往的生活模式繼續呢? 時間不夠用嗎? 事情太多太雜容易遺忘? 行動拖延或總達不成目標嗎?
Charlie提供了兩種方法讓我們來處理目標貪婪和行動拖延，核心就是透過拆解分析、簡化與拉長戰線進行。(示意圖如下)
最小目標法
三日待辦
狀態分析
以筆者自身的經驗與上課後的感受，我認為Notion是偏向中上階的數位工具。它所提供的功能與服務，足以涵蓋多數的規劃工具app，不論是生活方面的日曆、行事曆、備忘錄、每週代辦、個人目標時程等，或是工作方面的履歷模板、會議記錄、專案管理，甚至是娛樂休閒的旅行誌、電影劇場清單、閱讀觀後感心得諸如此類，整個Notion幾乎包辦八成左右的個人、工作規劃時所需要借助的工具的功能。如果你是位嚴重的數位工具中毒者，手機平板電腦包羅萬象載了一堆的應用程式，那麼我誠心推薦你使用Notion解放你的容量 !
但是...但是...如果你如筆者一樣先前多半是使用紙筆紀錄或google calendar，可以先從OneNote、Xmind、New Then等門檻較低的軟體開始嘗試，熟悉運用數位工具後覺得有必要的話，再向上挑戰Notion。使用工具最重要的是解決問題，為生活帶來正面的幫助，而非為用而用導致後續必須花一大堆時間在對自身難用的工具上，取得平衡是一直都在練習的事。
數位工具之於永續的影響和應用
現實中資源是有限的，但數位是無限的。人類對挖掘開發實體生活的資源不遺餘力，為了保障後代子孫和我們美麗的星球，我們開始有所限制無止盡的慾望，而這份對資源的渴望轉移到了數位的世界。打破地域疆界、資訊傳播無時差，人際的交往不再是點對點、線對線，而是面對面的網絡狀發展，我們可以不使用口耳相傳、書信紙筆就能夠藉由數位達成目的。
而數位工具能為永續循環帶來什麼樣的啟發呢? 最直觀來說是減少碳排放量啦 !
若我們每個人、學校、政府、企業公司組織使用數位記錄的方式，就能大大減少紙張用量、減少樹木的砍伐量，進一步達到減少碳排放。此外，運用線上視訊軟體、線上共用平台、社群通訊媒體等等，都可以減少人們必須外出才能溝通工作的機會，能減少我們汽機車交通上產生的碳排問題。
