編輯嚴選
你知道你有第二大腦嗎? | 使用數位工具達成高效人生

2022/09/15閱讀時間約 6 分鐘
唉呦,幹嘛這麼認真啦~才剛開學餒!
XXX… 期末考要到了啦,我書都還沒念,報告也都沒寫,不過我也不知道要考哪些?有哪些報告?
看完以上對話,不知道螢幕前的你是否心有戚戚焉? 希望不是!
如果是,也不用覺得沒救了。只是建議你開始使用「工具」來規劃生活,才不會船到橋頭還是彎。

上週迎來 臺灣青年職涯創新協會(TYCIA) 所舉辦的 STI 永續人才孵化計畫 第一堂培訓課程-「使用 Notion,管理生活 & 工作」,講師為數位工具實驗室創辦人蘇鈺程
雖然課程標題是「使用 Notion」,但不彷將其換成「使用數位工具」,而課程一大部分便是幫大家釐清數位工具的定義。
這正好戳重我的痛點。我之前想增強自己的生產力,因而向具有高生產力的人學習,模仿他高效的工作方法或是數位工具,但到頭來才發現,原來
每個人適合的數位工具皆不同,端看遇到的問題而定。

網路時代加上疫情崛起,等於按下了社會「數位化」的加速鍵。
WFH ( Work from home )、遠距上課,是再正常不過的事,同時,為因應生活型態的改變,數位工具也如雨後春筍般冒出。
除了大家最熟悉的 Google 協作工具,也有思維導向的 Miro、Figma、Whimsical…等,還有專案管理的 Trello、Notion…等。
數位工具的種類琳瑯滿目到讓人難以下手,又發現上手成本太高,甚至沒人可以詢問。

先思考「工具」的定義?

工具,是讓人們在遇到問題時,能夠更高效率的達成目標。
假設今天要在牆上釘釘子,總不可能用手慢慢敲吧…當然是趕快找鎚子來!
數位工具,是讓人們在遇到問題時,能透過數位化的方式,有效管理待辦,專注達成目標,更高效率的完成任務。

挑選數位工具

「工欲善其事,必先利其器」,挑選數位工具之前,更應該要先:
  1. 釐清目前遇到的問題
    可以利用麥肯錫「MECE」分析法( Mutually Exclusive Collectively Exhaustive ,相互獨立,完全窮盡 ),從達成目標的最高層次開始,一層一層往下,將問題拆小成多個彼此獨立而完整小問題,讓我們更好理解問題、也更容易進行有效的分析與判斷。
  2. 找到與問題相對應的使用情境
    當我們意識到自己的問題後,即會產生能夠處理問題的使用情境。 例如,問題是專案太多,目標太大,使用情境可以是,概覽待辦,排定時間,執行待辦。
    可以利用 Whimsical 快速展開問題,接著收斂出使用情境,以找到最適合自己的數位工具。

學習數位工具

舉 Notion 為例,Notion 的自由度很高,適用於眾多使用情境,但這同時是它難上手的原因。
所以,不要奢求自己在一開始就能夠馬上打造出一套厲害的模板,但可以先從他人厲害的模板開始
以我學習 Notion 的過程為例 :
  1. 利用幾小時的時間,將最基本的功能完全摸透
  2. 到網路上搜尋相關的資源,並獲得他人厲害的模板
  3. 實際將模板應用到自己的生活中
  4. 熟悉資料庫( database )的使用方式,建立與問題相對應的使用情境
  5. 練習可以加快使用效率的快捷鍵,例如 : Markdown 語法
  6. 打造屬於自己的一套工作流
總結來說,可以將學習數位工具濃縮成三大步驟 :
  1. 他人模板
    參考他人已經設計好的模板,找到對應的使用情境,並帶走自己適合自己的使用技巧。
  2. 實際應用
    實際運用他人的模板,發現符合自己使用之處,並優化其他部分,使其更貼合自身需求。
  3. 打造數位工作流
    他人的模板終究是他人的。擁有使用技巧與模板設計概念後,針對自己目前面臨的問題,設計適合的使用情境,打造屬於自己的工作流。

工具框架

工具框架
講師提到「工具框架」概念,我認為這可以讓我們在挑選數位工具與設計模板時更有想法。
釐清自己所面臨的問題後,接著成為優化者尋找適合解決此問題的理論
找到符合的理論後,接著成為設計者,套用此理論到適合的工具。
利用工具,成為執行者,解決面臨到的問題。
舉個學生常見的狀況 : 除了課業外,可能還有社團、培訓計畫、實習或比賽等專案,每個專案都有各自的活動,像是報告、會議或課程,而每個活動又有各自的時間。
這時,即須要將目標拆解,安排每個小目標的截止時間。此動作便可以利用 GTD(Gets things done)理論,優化時間管理,決定事情的優先處理順序。
GTD理論可以套用在 Trello 或是 Notion 等數位工具中,讓數位工具成為你的第二大腦,使任務被有序地處理,創造時間的最大價值。而你的大腦也不會再因為要記住一大堆待辦事項而感到混亂。

管理人生與生活

講師將管理人生與生活會面臨到的問題,歸納出三大項 : 角色混亂、目標貪婪、行動拖延,並利用 Notion 來解決。

角色混亂→系統化

「工具框架」中的三大角色主導我們完成不同階段的任務。「設計者」負責規劃工作流程,排定執行時間;「執行者」負責完成每一項待辦任務;「優化者」負責找出整個系統中可以改進之處。
如果三個角色分工明確,早上設計者開始安排工作,執行者接著完成任務,一天工作結束後,優化者再回頭檢視,工作起來自然會很輕鬆且有效率。不會發生工作到一半,突然想到上一個工作可以如何改進,或是不知道下一步該做甚麼的狀況。

目標貪婪→最小化目標

最小化目標
不想生活太無聊單調,因而跳脫舒適圈參加活動,來到了學習圈。
隨著活動越來越多,這時候卻發現超出了自己可應付的能力範圍,進而來到了焦躁圈。
最小化目標便是將任務拆解,從焦躁圈回到學習圈。

行動拖延→三日待辦

人們都是及時行樂的動物,最後驚覺時間已經所剩不多,才開始後悔當初怎麼不安排好執行時間。
將目標最小化過後,便要將小目標列入行程表內,形成所謂的「精實藍圖」。
撰寫此文章的精實藍圖

心得

過往,我為了追逐高效而模仿他人的工作方式,模仿他人使用數位工具。但卻始終未釐清自己的問題,了解哪個數位工具符合自己的需求,只是「為用而用」,並不知其所以然。
透過這次的課程,我驚覺原來挑選數位工具之前,事先的思考是非常重要的,思考自己的問題,思考可以應用的理論,接著才是尋找適合的數位工具。
我本身用過 Notion 一段時間,熟悉大部分的功能,使用過各類型模板,也做出屬於自己的知識管理庫。
「卡片盒筆記」是我正在研究的筆記方式,它使筆記不再是單向式紀錄,而是創造筆記與筆記間的連接。
不過 Notion 要做出此系統有些困難,而市面上也有更符合此系統的數位筆記軟體。我想,我要做的並不是花大量的時間研究如何在 Notion 做出卡片盒筆記模板,而是運用現有的數位工具直接進行操作。
畢竟,「數位工具的初衷」,並不是要人們花更多的時間進行鑽研,而是如何更有效率地達成目標!
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Lily
Lily
一個不像大學生的大學生 #跨領域跨太大~玩音樂(鋼琴、吉他、烏克莉莉、爵士鼓)、架設網站、程式設計、攝影獲獎... #熱愛挑戰自我~攀岩、檔車、溯溪、獨木舟... #關注永續議題~教育不平等! 【Fake it till you make it!】
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