視訊會議如何推動混合辦公,協助企業達成數位轉型

2022/09/19閱讀時間約 2 分鐘
本文圖片來源:freepik
混合辦公模式(Hybrid work model),是許多企業在疫情期間採居家辦公後,發現其實有很多工作可不在公司執行,但又無法完全取代辦公室的環境和功能,而採取部份遠距、部份在辦公室的新型工作型態。據研究顯示,若員工採此模式工作,對於個人創造力、與同事間的關係、管理團隊能力、解決問題能力......等感受,滿意度皆高於全時在家或在公司辦公。

面對混合辦公新模式,企業該如何發展?

根據波士頓顧問公司調查,雖疫情逐漸穩定,全球仍有高達 93% 的跨國企業表示想改變未來的會議進行方式,和是否開放遠距工作等相關政策。波士頓顧問公司負責人 Nadjia Yousif 在與外媒採訪中提出,未來的辦公型態應朝五個面向改變,而其中一個面向是讓虛擬會議進行更順暢。
實體會議需考量空間硬體設備及環境容納人數,若改為線上會議,則需注意與會者和居家辦公員工是否能在會議過程中流暢提問、即時瀏覽會議室的狀態。會議的靈活性也會影響外部合作夥伴,即使未來商務旅行恢復正常,Yousif 仍建議減少移動,從長遠角度來看,我們不會想再回到天天往返公司的模式,所以應思考如何解決跨國線上會議所遇到的問題。

視訊會議的好處及需求

透過視訊會議遠距辦公,可節省員工的通勤時間甚至回饋在生產力上,企業也可評估建立跨國團隊聘雇國外人才,來減少人力成本。
  • 對員工而言:
    因與會者可能包含公司內部及外部人員,因此重視協作功能,能快速發起會議並邀請成員加入為最主要需求。
  • 對管理者而言:
    無論導入任何資訊系統,都需考慮資料外洩防護的問題,在享受視訊會議帶給企業的便利及好處時,也得做好風險評估。

Lale Meet 企業級視訊會議平台

因應混合辦公時代的來臨,許多企業開始重視會議協作平台,「Lale Meet」視訊會議平台,讓團隊可在兼顧高品質及安全的環境下開會,採混合辦公模式工作時,最難掌握的就是會議時間,「Lale Meet」 整合「iMeeting」會議管理系統,可自動比對人員的行程,以及可使用的會議室,有利於會議的時間安排,並發送會議通知,讓所有參加會議的人員,都可透過系統查看本次會議的相關資訊與目的。
在會議進行的過程中,「Lale Meet」提供AI自動產生逐字稿的功能,可以自動將聲音訊號轉換成文字呈現在會議畫面旁,方便進行會議記錄及會後的待辦事項追蹤,會議主持人也可透過主控面板來控制場面,可關閉全體或特定人員的視訊及聲音,避免影響會議的進行,在對話區也可和與會者進行互動、提問、點名,幫助企業在混合辦公時代快速數位轉型。
原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結
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Lale是華苓科技(www.flowring.com)出品的智慧服務入口。是一套裝載應用的社群平台。除了聊天,Lale讓您主導社交圈互動,開店做生意、辦公、推出微服務...無數成功機會等著被探索。
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