高效人生商學院｜EP.0006｜如何讓你高效能開一場視訊會議？

2022/12/07閱讀時間約 4 分鐘

視訊會議是現在網路時代很常見的會議形式
比起傳統面對面的開會，視訊會議解放了空間的限制
但也會因為沒有面對面而更容易因為多種原因而變得冗長
也會因為沒有臨場感而變得不專心
這次筆記給大家介紹一些如何讓視訊會議能更有效的進行的小技巧
內容不僅僅限於視訊會議，對一般面對面的會議也能適用
(本文不只是聽 Podcast 筆記，還有ㄧ些我自己整理以及實行後的修改，所以不會跟 Podcast 內容 100% 相同)

高效能開視訊會議的技巧

分為會議準備技巧和會議規則制定技巧，從事前準備到規則設定
透過多花一點時間取得共識/和準備，讓會議更精實準確，減少未來花更多時間來填補和讓所有人在會議中不知所措所浪費的時間
高效率開會不只能降低會議中的冗余時間，更能讓開會變得不再令人反感，進而提升自己的工作成就以及上司和同事對你的評價

會議準備的技巧

有目的性的報告 -> 更精準地推進報告內容
有問題意識的會議準備 -> 更能精確快速的回答問題，對問題準備更好的答案，讓主管和同事對你更滿意
進行更深層次的準備 -> 不只做好自己的部分，多做準備讓會議事半功倍

有目的性的報告 -> 更精準地推進報告內容

很多人很害怕報告，或是認為報告是件浪費時間的事
但其實報告不但可以幫助自己整理自己的資訊或工作進度
更是達成目的的手段

沒錯，報告需要帶有目的性
必須明確自己的報告是為了什麼需求，以及報告想要達成什麼目的(比如選出一個方案，目標是要獲得上級的授權)才可以更好的準備報告的內容

報告絕對不是把所有資料攤給大家看

有目的性的報告，可以讓目標推進
如果不能確定自己報告的終極目標，也可以以能讓自己更接近大方向的小目標下去著手準備
做簡報時絕對不要漫無目的的找資料，從問題找答案，來做簡報
有目標性的報告不但可以讓自己準備方向更精準，也能讓聽的人更了解你的報告
畢竟公司聘你就是希望你可以為公司決策做到推進，而不是任何事都讓主管來做決定
有目標的報告也能讓你更簡單的評估自己工作的成果，更能有效量化自己的 OKR

準備報告時可以使用以下流程：

確立報告的目的/想要達成的效果
羅列出如何透過報告把目標推進
以目標導向的來準備報告
在報告完後評估自己報告的成效
復盤/列出下次更好的行動方案

有問題意識的會議準備

很多人會議前並不會事先準備別人的提問
往往會導致別人提問之後腦袋一片空白
也無法給出好的回答
進而導致會議無法達到想要的成效

所以在準備會議時必須具備問題意識
準備會議時必須準備自己想問的問題，並預測別人會問的問題
再透過這些問題來先尋找能幫助達成目標的答案

當具備問題和答案後
不但可以更快速推進會議，也能讓會議結果更可控
也可以讓其他人知道，你不是毫無準備

會議最好的方式大家就是讓大家
提問題，講想法，達成共識
因為大多數人沒有事先答案，所以你準備答案就會更容易被看到
準備好完整的答案也可以讓你的想法更完善，進而在會議中更容易被採納

進行更深層次的準備 -> 不只做好自己的部分，多做準備讓會議事半功倍

增加會議效率的技巧不只有讓自己準備好
很多高手也會做更全面的準備

例如：

換位思考，幫別人設想答案
思考怎麼提案和簡報會讓別人更容易了解
思考如何讓自己提案能夠周旋，能夠更容易通過
思考有可能的解方，並分析各種解方的利弊

雖然我們可能不是做決策的人，但可以透過準備，讓事情更容易推進

會議規則制定的技巧

限制會議的時間 -> 不要讓過度冗長的會議影響你的工作
準確訂定會議目標 -> 讓所有人能夠對會議更有共識，並且能讓會議更精實

限制會議的時間

如果沒有限制會議時間，很多時候會議會淪為大腦風暴，讓所有人都在會議時候思考
既不高效，也讓大家會議體驗變差
這種情況也會降低會議的共識和成效

會議要越短越好，也不要邊講邊思考
如果事前知道行動方案並做足準備，進行就能很快，也不會越開越累
要有時間限制，並且事先提出問題
知會讓大家在會議前準備好答案

人也會有注意力持續上的問題，好的會議應該在兩個番茄鐘(一小時)內解決
明確限制會議時間也能讓討論更集中在目標議題上
進而減少浪費大家的時間

準確訂定會議目標

準確訂定會議目標，如果提前開完就可以提早散會
會議的目標要越明確越好(例如：從目前三個方案種選定明年的公司核心計畫)
當每個人都能對會議目標有共識，就更能準確地討論
事前訂定目標也能讓大家提早做準備，減少冗余和思考時間
也能讓會議能夠更精實，並且讓每個人都能提出更好的問題和意見
以至於會議能有更好的成效，並且降低復盤的難度

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