Ep2. | 做簡報前的事先準備工作(下)

更新於 2023/02/18發佈於 2023/02/18閱讀時間約 3 分鐘

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這次我們要接著繼續聊做簡報的事前工作還有哪些

通常簡報都會有時間限制，不可能讓你無限想講多久就講多久(聽的人也會超級不耐煩吧)，當然也不可能給15分鐘，結果5分鐘就下台一鞠躬了，報告的時間長短決定你要做幾頁的簡報(還有多少內容)。

給的時間有多長：根據我自己的習慣，如果10分鐘的簡報，撇除標題與結尾，我大概會製作10頁左右的簡報，也就是一分鐘一頁。這大概也是一般人能夠停留在該頁的極限時間(當然如果有放影片或說一個小故事不算)。製作多少頁數其實依靠自己的語速與內容多寡來斟酌，但如果是新手不妨試試看控制在這個頁數去製作吧。
結束有無互動時間：如果是演講或上台報告類型往往就會需要空出這個時間，這也是要特別注意的，通常如果有QA環節我通常會再簡報結尾再補充附件，當作可能被臨時要補充的資料，這樣頁數就會突破前一點的限制，當然要放什麼也類似前一章提到的「考前猜題」，盡可能把會被問到的放進附件吧！會讓聽者覺得你深度夠且準備充分。

聽的人耐心有限，還是乖乖控制時間吧

確定整個Outline內容：在開始動手前，強烈建議先做這個步驟，也就是先把整個簡報的「枝幹」給長出來，確認無誤後，再長出「枝葉與果實」，這樣不僅不會報告時偏離主題，也可以製作簡報時能夠快速地知道每一頁的要放什麼內容進去。

　　至於該怎麼訂定，建議可以先用手寫或備忘錄紀錄本次的簡報大綱為何，例如像這樣子：

簡報製作前的大綱

　　這是我要去某一場演講的製作大綱，通常我會先確定好時間、大致內容方向。之後把簡報大綱能夠列出來，每個點都會是我每1~2頁要講的主題(或標體)，這樣整體來看我才不會漏掉每一個細節，遵循我的大綱法則去製作簡報。

　　「啊我就是想不到大綱怎麼列怎麼辦呢？」

　　拜科技之次，可以考慮使用Chat GPT請AI幫你把大綱列出來，透過AI的回答再細部修正或請AI重新調整某一章節都是沒問題的。(老天有夠方便)
　　當然目前AI回答還是不少錯誤，請斟酌使用。

簡單問都可以列出一大堆給你參考

確立每一頁的重點為何者：基本上每一頁簡報幾乎都是精華中的精華(如果不是那就看Word文件就好了)，因此根據上述的大綱搭配，每一頁基本上都應該要至少有一個重點，那勢必也是你口述的時候會提到的內容，因此在製作時，配合每個大綱的欄目，確立每一頁的重點，除了製作上會加快速度，口頭報告的時候也會知道必要強調的重點，幫助你完整地闡述你要的內容。

這邊列出幾種常見的報告大綱給大家參考，希望對各位有幫助

辦活動和調查報告簡報大綱

提案與營運計畫書簡報大綱