Ep2. | 做簡報前的事先準備工作(下)

閱讀時間約 3 分鐘
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這次我們要接著繼續聊做簡報的事前工作還有哪些

Step3 確認報告的時間長度

通常簡報都會有時間限制,不可能讓你無限想講多久就講多久(聽的人也會超級不耐煩吧),當然也不可能給15分鐘,結果5分鐘就下台一鞠躬了,報告的時間長短決定你要做幾頁的簡報(還有多少內容)。
  • 給的時間有多長:根據我自己的習慣,如果10分鐘的簡報,撇除標題與結尾,我大概會製作10頁左右的簡報,也就是一分鐘一頁。這大概也是一般人能夠停留在該頁的極限時間(當然如果有放影片或說一個小故事不算)。製作多少頁數其實依靠自己的語速與內容多寡來斟酌,但如果是新手不妨試試看控制在這個頁數去製作吧。
  • 結束有無互動時間:如果是演講或上台報告類型往往就會需要空出這個時間,這也是要特別注意的,通常如果有QA環節我通常會再簡報結尾再補充附件,當作可能被臨時要補充的資料,這樣頁數就會突破前一點的限制,當然要放什麼也類似前一章提到的「考前猜題」,盡可能把會被問到的放進附件吧!會讓聽者覺得你深度夠且準備充分。
聽的人耐心有限,還是乖乖控制時間吧

Step4 訂定整體邏輯大綱

  • 確定整個Outline內容:在開始動手前,強烈建議先做這個步驟,也就是先把整個簡報的「枝幹」給長出來,確認無誤後,再長出「枝葉與果實」,這樣不僅不會報告時偏離主題,也可以製作簡報時能夠快速地知道每一頁的要放什麼內容進去。
  至於該怎麼訂定,建議可以先用手寫或備忘錄紀錄本次的簡報大綱為何,例如像這樣子:
簡報製作前的大綱
  這是我要去某一場演講的製作大綱,通常我會先確定好時間、大致內容方向。之後把簡報大綱能夠列出來,每個點都會是我每1~2頁要講的主題(或標體),這樣整體來看我才不會漏掉每一個細節,遵循我的大綱法則去製作簡報。
  「啊我就是想不到大綱怎麼列怎麼辦呢?」
  拜科技之次,可以考慮使用Chat GPT請AI幫你把大綱列出來,透過AI的回答再細部修正或請AI重新調整某一章節都是沒問題的。(老天有夠方便)
  當然目前AI回答還是不少錯誤,請斟酌使用。
簡單問都可以列出一大堆給你參考
  • 確立每一頁的重點為何者:基本上每一頁簡報幾乎都是精華中的精華(如果不是那就看Word文件就好了),因此根據上述的大綱搭配,每一頁基本上都應該要至少有一個重點,那勢必也是你口述的時候會提到的內容,因此在製作時,配合每個大綱的欄目,確立每一頁的重點,除了製作上會加快速度,口頭報告的時候也會知道必要強調的重點,幫助你完整地闡述你要的內容。
這邊列出幾種常見的報告大綱給大家參考,希望對各位有幫助
辦活動和調查報告簡報大綱
提案與營運計畫書簡報大綱
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改造簡報企劃

覺得自己做的簡報非常難看,但又不知道該怎麼變美嗎?
還是簡報字又臭又長被主管臭罵完全沒重點呢?
歡迎把自己的簡報,並說明此簡報用途與希望改造的目標
投稿「改造簡報企劃」[email protected]
會幫你把其中1~2頁進行改造,並放到此跟大家分享我改造方法與心得
歡迎各位來信。
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無論各位要上台報告的理由為何,學校分組報告啦、公司晨會報告啦,幾乎都用的到Powepoint去製作簡報,但往往很容易就畫面空白不知道要怎麼開始,透過以下幾點幫助你找到目標。
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