撰寫日期：2022.09.26 作者：FAHAHA｜翁順法
FAHAHA 翁順法 簡報教學文章｜簡報力專欄：職場工作者的簡報難題
這篇文章，要跟大家分享一個許多職場工作者困擾的問題：主管不斷要求修改簡報。
先說一個真實案例…小惠收到主管的簡報題目後，就埋頭苦幹，想要盡快把任務完成。她很認真的上網搜尋資料，放到PPT中進行美工，檢查後才傳給主管。
主管看了之後似乎不是很滿意，並告訴她要進行一些調整，像：內容要補強、整理成表格較清楚、加上圖片更吸睛…等。
小惠不想要拖太久，趁著下班的時間按照主管的要求進行修改，完成後隔天又交出簡報給主管。
沒想到，主管又不買單。主管再次挑出問題：細節太多聽眾不想看、排版似乎可以再優化…等。
一來一回，重複了五、六次，主管還是覺得不滿意。
「工作一大堆了，還要做這個？主管又在那裡挑三揀四，根本就是在找麻煩嘛。」小惠心裡暗自抱怨。
你也曾經遇過小惠的問題嗎？你知道遇到這類問題應該怎麼解決嗎？
如果你曾經深受其害、滿腹委屈，或對這個主題有興趣，歡迎繼續往下閱讀。
這篇文章，要跟你分享解決這個難題的三個思路：
1. 釐清簡報目的，不要急著動手
2. 階段回報進度，確認方向正確
3. 首重資訊清楚，再求設計美觀
做好這三件事，才能幫助你有效率的成功簡報。
釐清簡報目的 示意圖 photo by pexels
一、釐清簡報目的，不要急著動手
1. 為什麼要先釐清目的
很多工作者為了趕快完成任務，都會急著開始放上資料，然後設計投影片，但這樣很可能是最沒效率的做法。
為什麼呢？你可以反過來推論一下。想要成功的簡報，你必須要有好的呈現，而好的呈現，則必須建構在內容正確的前提。
也就是說，當你的內容不符合簡報的需求，再多的努力都是在做白工。
2. 如何透過提問，釐清簡報目的
至於，我們要在製作投影片之前，要做哪些準備呢？你可以參考這篇文章：《表達力專欄：如何有效準備一場簡報？知道題目後要先搞清楚的三件事》。
上述文章提到，簡報前「至少」應該先確認三件事：主要對象、簡報目標、時間長短。只有確認這三件事，你才能夠比較精準的籌備報告內容。
回到現實中，想要獲得這三個資訊，則需要主動請示主管，了解更多細節。
這時，就考驗你的提問和溝通能力了。
你可以請教主管這些問題：
① 報告最主要的目的是什麼呢？有沒有哪些特別想達成的事？
② 這次報告的聽眾有誰？誰是最主要的聽眾？
③ 這次報告，有哪些需要特別強調的重點嗎？
④ 什麼時候要報告？報告的時間有多長？
對象、目標、時間是三樣最基本的資訊，你一定要知道。
不過，有用資訊越多，越有助於你判斷局勢，使用有效的策略。如果還能獲取更多有用資訊，不仿趁這時盡量蒐集。
定期回報進度 示意圖 Photo by Startup Stock Photos on Pexels.com
二、階段回報進度，確認方向正確
第一階段確認方向之後，也不要一直埋頭苦幹，要階段性的回報進度，才不會最後發現做白工。
1. 為什麼要進行階段性回報
階段性回報的三個考量。第一，確保你沒有誤解主管的意思；第二，確保主管一開始沒有說錯；第三，讓主管在等待過程能心安。
首先，誤解是很常發生的，很多時候我們以為自己懂了，但其實對方根本不是這個意思。
而透過階段性的回報，可以讓雙方的想法逐漸聚焦在同一個軌道上。
再來，你詢問主管的當下，他的資訊可能也還沒有很完整，所以只是憑藉感覺和經驗給你答案。我也曾經遇過簡報課的學員抱怨主管前後目的根本就不一樣，導致她浪費很多時間。
因此，透過階段性的回報可以幫助你即時調整，讓做白工的可能性降到最低。
最後，主管不喜歡驚喜，尤其是在重大的簡報場合。
透過階段性的回報，能讓主管確認你的進度和執行品質，對你的表現產生更大的信任感。
2. 要怎麼進行階段性回報
顧名思義，就是做到一個進度就先給主管看看，請他回饋。
很多人不做這件事有兩個原因：自己怕麻煩、怕主管麻煩。
但你只要考量到，做錯重來所消耗的時間成本有多大，以及被退件時糟糕的感受，就要知道這件事一定值得你做。
我認為至少要進行三階段的回報，確認以下事項：
Stage I： 簡報目的、重點資訊、內容選材
Stage II：簡報架構、時間規劃
Stage III： 設計風格、細節調整（Logo、顏色…）
同時，與主管溝通的過程應該適時留下對談紀錄，除了幫助自己記憶，也是事後保護自己的方式。
FAHAHA 翁順法 簡報教學｜簡報設計專欄：如何設計簡報？三步驟讓你精準表達、有效溝通
三、首重資訊清楚，再求設計美觀
有正確的內容，接下來才能進入簡報設計的環節。
能真正有紀律夠做到這點，會幫助你省下大把大把的時間。
1. 職場簡報，資訊清楚比設計美觀來的重點
在多數的職場簡報中，「資訊清楚」遠比「設計美觀」來的重要。
因此，應該要先思考：如何讓別人看懂我的簡報？再去思考：怎麼讓簡報設計變得更美觀？
資訊清楚的前提下，視覺優化是加分；反之，資訊不清楚的情況，花時間提升美感就變成浪費時間。
2. 如何設計資訊清楚的簡報？
怎麼做出資訊清楚的簡報呢？你可以參考這篇文章：《簡報設計專欄：如何設計簡報？三步驟讓你精準表達、有效溝通》。
這裡簡單講解一下重點。
其實，想要做出資訊清楚的簡報，跟要如何準備一場簡報是非常相似的。
你要問自己三個問題：
① 投影片的目的是什麼？你想透過這張投影片讓聽眾獲得什麼？
② 根據上述的目的，有哪些重點是要讓聽眾知道的？
③ 這些重點彼此的關聯性是什麼？該如何呈現？
唯一的差別是，此時你不需要再跟主管討論，而是可以自己思考，根據表達的重點、邏輯，製作出讓人好懂的投影片。
總結
這篇文章我們透過小惠的故事開場，談了一個困擾許多職場工作者的難題。
在這種情況，我們總以為主管是在刁難自己，但真正的問題，是溝通的過程出了問題。
在雙方沒有達成簡報的共識下，你所做的努力，就有機會變成白工。
這個責任，不能全部推給主管，我們自己也要承擔一些。
最後，從這篇文章你也可以知道，想要真正做好簡報，並不是把PPT製作的漂亮就行，還需要學會溝通問題、表達想法，甚至引導與上層之間的對話。
若有簡報內訓、一對一諮詢的需求，歡迎來信討論。
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