【簡報力專欄:職場工作者的簡報難題-無止境的簡報修改】

2022/10/04閱讀時間約 1 分鐘
撰寫日期:2022.09.26 作者:FAHAHA|翁順法
FAHAHA 翁順法 簡報教學文章|簡報力專欄:職場工作者的簡報難題
這篇文章,要跟大家分享一個許多職場工作者困擾的問題:主管不斷要求修改簡報。
先說一個真實案例…
小惠收到主管的簡報題目後,就埋頭苦幹,想要盡快把任務完成。她很認真的上網搜尋資料,放到PPT中進行美工,檢查後才傳給主管。
主管看了之後似乎不是很滿意,並告訴她要進行一些調整,像:內容要補強、整理成表格較清楚、加上圖片更吸睛…等。
小惠不想要拖太久,趁著下班的時間按照主管的要求進行修改,完成後隔天又交出簡報給主管。
沒想到,主管又不買單。主管再次挑出問題:細節太多聽眾不想看、排版似乎可以再優化…等。
一來一回,重複了五、六次,主管還是覺得不滿意。
工作一大堆了,還要做這個?主管又在那裡挑三揀四,根本就是在找麻煩嘛。」小惠心裡暗自抱怨。
你也曾經遇過小惠的問題嗎?你知道遇到這類問題應該怎麼解決嗎?
如果你曾經深受其害、滿腹委屈,或對這個主題有興趣,歡迎繼續往下閱讀。
這篇文章,要跟你分享解決這個難題的三個思路:
1. 釐清簡報目的,不要急著動手
2. 階段回報進度,確認方向正確
3. 首重資訊清楚,再求設計美觀
做好這三件事,才能幫助你有效率的成功簡報。
釐清簡報目的 示意圖 photo by pexels

一、釐清簡報目的,不要急著動手

1. 為什麼要先釐清目的

很多工作者為了趕快完成任務,都會急著開始放上資料,然後設計投影片,但這樣很可能是最沒效率的做法。
為什麼呢?你可以反過來推論一下。想要成功的簡報,你必須要有好的呈現,而好的呈現,則必須建構在內容正確的前提。
也就是說,當你的內容不符合簡報的需求,再多的努力都是在做白工

2. 如何透過提問,釐清簡報目的

至於,我們要在製作投影片之前,要做哪些準備呢?你可以參考這篇文章:《表達力專欄:如何有效準備一場簡報?知道題目後要先搞清楚的三件事》。
上述文章提到,簡報前「至少」應該先確認三件事:主要對象、簡報目標、時間長短。只有確認這三件事,你才能夠比較精準的籌備報告內容。
回到現實中,想要獲得這三個資訊,則需要主動請示主管,了解更多細節。
這時,就考驗你的提問和溝通能力了。
你可以請教主管這些問題:
① 報告最主要的目的是什麼呢?有沒有哪些特別想達成的事?
② 這次報告的聽眾有誰?誰是最主要的聽眾?
③ 這次報告,有哪些需要特別強調的重點嗎?
④ 什麼時候要報告?報告的時間有多長?
對象、目標、時間是三樣最基本的資訊,你一定要知道。
不過,有用資訊越多,越有助於你判斷局勢,使用有效的策略。如果還能獲取更多有用資訊,不仿趁這時盡量蒐集。
定期回報進度 示意圖 Photo by Startup Stock Photos on Pexels.com

二、階段回報進度,確認方向正確

第一階段確認方向之後,也不要一直埋頭苦幹,要階段性的回報進度,才不會最後發現做白工。

1. 為什麼要進行階段性回報

階段性回報的三個考量。第一,確保你沒有誤解主管的意思;第二,確保主管一開始沒有說錯;第三,讓主管在等待過程能心安。
首先,誤解是很常發生的,很多時候我們以為自己懂了,但其實對方根本不是這個意思。
而透過階段性的回報,可以讓雙方的想法逐漸聚焦在同一個軌道上。
再來,你詢問主管的當下,他的資訊可能也還沒有很完整,所以只是憑藉感覺和經驗給你答案。我也曾經遇過簡報課的學員抱怨主管前後目的根本就不一樣,導致她浪費很多時間。
因此,透過階段性的回報可以幫助你即時調整,讓做白工的可能性降到最低。
最後,主管不喜歡驚喜,尤其是在重大的簡報場合。
透過階段性的回報,能讓主管確認你的進度和執行品質,對你的表現產生更大的信任感。

2. 要怎麼進行階段性回報

顧名思義,就是做到一個進度就先給主管看看,請他回饋。
很多人不做這件事有兩個原因:自己怕麻煩、怕主管麻煩。
但你只要考量到,做錯重來所消耗的時間成本有多大,以及被退件時糟糕的感受,就要知道這件事一定值得你做。
我認為至少要進行三階段的回報,確認以下事項:
Stage I: 簡報目的、重點資訊、內容選材
Stage II:簡報架構、時間規劃
Stage III: 設計風格、細節調整(Logo、顏色…)
同時,與主管溝通的過程應該適時留下對談紀錄,除了幫助自己記憶,也是事後保護自己的方式。
FAHAHA 翁順法 簡報教學|簡報設計專欄:如何設計簡報?三步驟讓你精準表達、有效溝通

三、首重資訊清楚,再求設計美觀

有正確的內容,接下來才能進入簡報設計的環節。
能真正有紀律夠做到這點,會幫助你省下大把大把的時間。

1. 職場簡報,資訊清楚比設計美觀來的重點

在多數的職場簡報中,「資訊清楚」遠比「設計美觀」來的重要。
因此,應該要先思考:如何讓別人看懂我的簡報?再去思考:怎麼讓簡報設計變得更美觀?
資訊清楚的前提下,視覺優化是加分;反之,資訊不清楚的情況,花時間提升美感就變成浪費時間。

2. 如何設計資訊清楚的簡報?

怎麼做出資訊清楚的簡報呢?你可以參考這篇文章:《簡報設計專欄:如何設計簡報?三步驟讓你精準表達、有效溝通》。
這裡簡單講解一下重點。
其實,想要做出資訊清楚的簡報,跟要如何準備一場簡報是非常相似的。
你要問自己三個問題:
① 投影片的目的是什麼?你想透過這張投影片讓聽眾獲得什麼?
② 根據上述的目的,有哪些重點是要讓聽眾知道的?
③ 這些重點彼此的關聯性是什麼?該如何呈現?
唯一的差別是,此時你不需要再跟主管討論,而是可以自己思考,根據表達的重點、邏輯,製作出讓人好懂的投影片。

總結

這篇文章我們透過小惠的故事開場,談了一個困擾許多職場工作者的難題。
在這種情況,我們總以為主管是在刁難自己,但真正的問題,是溝通的過程出了問題。
在雙方沒有達成簡報的共識下,你所做的努力,就有機會變成白工。
這個責任,不能全部推給主管,我們自己也要承擔一些。
最後,從這篇文章你也可以知道,想要真正做好簡報,並不是把PPT製作的漂亮就行,還需要學會溝通問題、表達想法,甚至引導與上層之間的對話。
若有簡報內訓、一對一諮詢的需求,歡迎來信討論。
(本文為FAHAHA所有,轉載文圖請註明出處)
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嗨,我是順法,是一名簡報培訓講師,主講 : 視覺溝通、內容策略、上台表達等簡報技巧。超過 100 場以上的授課實戰經驗。希望透過公開班、讀書會、寫作,推廣大眾簡報能力的養成。有任何培訓需求,歡迎與我聯繫。信箱:[email protected]
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