如何做一份好的簡報?

閱讀時間約 3 分鐘
在求學階段最有壓力的事情,上台報告應該可以算是一個,它不向紙筆測驗一樣只要答案寫對、敘述完整就可以拿分,還必須要考慮報告內容、簡報設計、上台表現等很多個面向,複雜程度完全不能相比。
上了大學後,上台報告的次數變得更多,報告內容變得更多、難度更高,報告對象也變成更專業的大學教授,報告的難易度急遽提升。
到底要如何做出一個好簡報?成了一個困擾眾多學生的問題。
這個問題在STI永續人才孵育計畫的課程中,由業界的資深講師黃孟堯老師跟我們分享了在簡報設計上的技巧,這篇文章整理了課程中老師分享的內容。

到底什麼是好的簡報?

對於「好的簡報」的定義每個人都不太相同。
有些人是以字數當標準,字數太多會讓人像是在讀長篇文章一樣無法快速讀懂,所以字該少一點;但字太少又讓人不知道為什麼要看簡報,所以字應該多一點。
有些人則是以畫面的排版當標準,排版太過壅擠、花俏,所以排版要簡單點;但排版太過簡單,看起來又有點空虛,所以應該要豐富一點。
不管是用什麼標準判斷,我們一直在用猜的來尋找最好的簡報標準,但永遠都找不到最精準的標準。

要得就是好看懂且有重點的

其實一個好的簡報要的不是有多少字數或是排版設計,那些只是一個最後呈現出來的樣態,簡報的核心價值應該是要能讓人輕鬆的看懂,且內容只留下重點。
我們基於這樣的核心價值,在來依據對象不同,設計字數、排版等簡報的樣貌,這樣就可以做出一個好的簡報了。

如何設計對方看的懂的簡報內容

前面提到簡報的核心價值是要讓人看得懂且有重點的,那道底要如何達成這兩點呢?老師分享了他在做簡報前會思考的3個問題,幫助他做出適合的內容
  1. 簡報要達成的目標,也就是為何要上台報告,是要做經驗分享、學術發表又或是其他的目標,根據目標的不同來判斷哪些內容是重點,要被留在簡報上,而非重點(補充或不會特別說明)的內容則可以刪除。
  2. 報告的對象是誰,是要向學校教授報告,還是非專業的人士報告,這些都影響簡報內容要如何設計,像是要放很多專業用語,或用簡單的話來描述。
  3. 報告的時長,若報告的時間較短時,簡報的內容必須要做刪減,留下更精簡的內容。
用這三個問題快速分類訊息的重要程度,以及報告內容要如何敘述。

重點聚焦手法

除了使用上述的三個問題來讓簡報好懂且有重點,也可以用一些手法,讓觀眾的注意力聚焦在重點上。
像是弱化相對不重要的內容,來強化正在講述的重點,讓觀眾目光聚焦在重點上。
藉由調整B組的顏色來弱化重要性,強化A組資訊的重要性

簡報設計的技巧

當我們回答完上面的3個問題後,就要開始製作簡報了,老師將製作簡報的技巧分為字體、配色、位置,藉由處理這三個要點,來製作一份好的簡報設計。

字體

在簡報中,字體扮演的角色可以說是很重要的,用的好可以產生很好的效果,以下是老師分享的字體的運用技巧。
  1. 字形可以選擇使用非襯線體,因為這是現在很多3C產品常使用的字形,可以給觀眾比較舒服的感覺
  2. 字體的大小、粗細,主標題的字要大且粗,其他文字則是小且細,這是因為我們的閱讀習慣喜歡從又大又粗的字開始,藉由挑整大小粗細,來引導觀眾的閱讀順序
  3. 用文字說明圖片,很多人會喜歡在簡報上放圖片,但若只單純放圖片,觀眾並不知道圖片的涵義,可是搭配文字說明,可以更讓人了解圖片的內容。

配色

配色也是很重要的一個環節,它的功用一是可以用來呈現簡報內容的重點程度,二是如果是為企業做簡報,使用它們的企業色,可以傳遞企業的品牌標示。

位置

最後則是簡報的位置設計,藉由符合觀眾閱讀習慣的位置,來呈現重點,以及給觀眾比較舒服的畫面。
依據Z字型的閱讀順序,讓重點在位置1,最不重要的放在位置4
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在日常生活中,總是存在著我們感到好奇的事情,像是為什麼要工作、為什麼會有這樣的制度、為什麼我們會存在這樣的偏見,我們有好多想了解的為什麼。這個專題就是從這些為什麼出發,去了解及認識這些問題。
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