前言:
上班的時候應該常常會遇到需要製作或上台簡報的場合吧，你是不是不太清楚怎麼樣做簡報才會「得分」？
雖然很多影片跟書都有相關的教學，但套用到某些領域的簡報時難免會「格格不入」。
例如你想用「賈伯斯」風格(一頁只有一張圖片)的簡報「博眼球」，效果可能會讓你大失所望，因為那不一定適合你的簡報。
用Power Point 開啟你的銷售力
這篇文章分享幾個精進PowerPoint簡報製作品質的小祕訣(不需要其他軟體)，讓你可以快速提升工程簡報「製作」及「講述」的能力。
正文:
PowerPoint工程簡報製作幾個重要觀念如下，先將觀念釐清後，技巧才能發揮功效:
(1) 要清楚觀眾是誰(who):
面對不同觀眾簡報製作的方向可能天差地別，越高階的長官要看的方向越大，。
簡報結束後通常都會進入到問問題的「攻防階段」，所以事前要針對不同觀眾進行「Q&A」自問自答。如果自己都答不出來，就需要再去查資料，避免簡報完被問到「下不了台」。
(2) 標題(slogan)為王:
簡報排版最簡單的方式就是一頁一個小主題，或是幾頁一個主題(每一頁包含一個小標題)，而標題則通常放在頁面左上方，階層越高的標題則放置在越上方，標題內容則需要想辦法帶給觀眾「身歷其境」的感覺，並且扣住上一階的標題。
善用生活周遭可以看到、經歷到的事物作為「比喻」，使艱深的用語變得平易近人。
延伸閱讀:〈如何使用生活比喻來說明專業問題〉
(3)打破傳統內容編排方法:
你做簡報的方法，是不是先把東西全部丟進來再說呢?
這樣簡報裡可能會出現一堆「層層疊疊」的圖跟表，完全不知道重點在哪裡。
要改善這個情形的方法是:內容的編排要對照標題，先決定頁面要表達的「情境」，再找能輔助說明的內容或照片進來，與情境無關的圖片、照片則需要「忍痛刪除」。
最有趣的是這樣做，居然可以節省很多找資料的時間
(4)打開「雜訊過濾」器:
你是不是會因為害怕簡報頁面太空洞，開始加一些與講述內容無關的圖片。其實這樣做只會讓簡報看起來不知道重點在哪裡。
就像你買了很多禮物，每一個包裝都很精緻，結果不知道要從哪一個先拆一樣。
另外所有的「字體」跟「顏色」都要盡量統一，當文字有變化的時候，觀眾很快就能知道你想描述的重點在哪裡。
當頁面很空洞的時候，你應該選擇的方式是:「刪除頁面，重新再想主題」；或是將好幾頁「濃縮」成一頁。
(5)模仿其他領域的簡報風格:
如果你覺得目前的排版很老派，可以去參考「商業」跟「行銷」的簡報排版，多觀摩、學習一定可以讓簡報版面看起來很美觀、簡潔。
另外盡量參考沒那麼鮮豔的模板，字體大小跟樣式豐富度也要盡量降低。也不適宜選用佔用太多版面的模板，放置內容的時候會「很擠」。
(6)了解閱讀順序帶來的影響:
大部分人的閱讀順序都是「Z字形」，內文圖片有「前後關係」或是有「時間序」(例如照片有標時間)，都要照閱讀順序擺放，才不會造成混亂(圖1)。
圖1 閱讀順序示意圖
(7)把「暗樁」藏進簡報內:
如果你是會一字不漏地背稿，一但忘了幾個字腦袋就一片空白的人。
可以考慮製作演講稿時，依照閱讀順序來製作。這樣當你看到頁面內容的時候，就可以想起講述順序。內文也可以放置有提醒效果的文字及圖片，來讓你想起要講些什麼。
手上的螢光筆，可以指向螢幕上的「暗樁」。當你看著螢光筆指的位置時，會讓觀眾有一種:你稿背得很熟的錯覺。
練習的時候，只需要注意語句之間的連接順暢度，以及掌握簡報時間即可。
時間的掌控需要視簡報內容“細度”而定，講的“粗”一頁可能只要10秒，講的“細”一頁可能需要1分鐘，可以先大致估算時間後，再按碼錶念一次，看看有些細節是不是不要講。
簡報製作技巧如下，當清楚觀念之後，一些常用到的技巧能夠幫助你大幅提升效果:
(1) 善用「對齊」功能:
有時候你的簡報頁面有多張圖片平均排列，但是你怎麼樣「拉來拉去」看起來就是不太平均，如果有這個情況你可以試試看用「對齊」功能，裡面有「靠上、靠下對齊、水平、垂直均分」等功能，交叉運用很快就可以將圖片完美的對齊。
圖2 對齊功能
(2) 用「數據」調整圖片大小:
承接上面的「對齊」功能，就算你都「對齊」了，是不是還是覺得怪怪的，有可能是圖片的大小不一樣造成的，很多人這時候會開始拉圖片，用眼睛去對大小，有時候視覺會被影響(色彩跟一些細節都會影響)，導致圖片大小無法用拉的就可以統一。
這時候可以對圖片按「右鍵」打開「設定圖片格式」，直接調整圖片大小，將每一張圖片長、寬都調成一樣(記得要把鎖定長寬比取消勾選)(圖3)。
等全部的圖片長、寬都調成一樣之後，再對齊一次應該就會整齊了。
如果圖片沒有一樣大，會讓觀眾很困惑，因為這幾張照片重要性並沒有區別，但是大小卻不一樣。
圖3 圖片長寬調
(3) 用「鍵盤」調整定位:
很多人常常在拖圖片的時候，圖片會被「自動對齊」，又或是常常不小心拖太大力導致永遠拖不好。
這時候用鍵盤「上上下下左左右右」來調整是一個很好的選擇，用這個方法就不會受到自動對齊的干擾，按一次也只會移動一格而已，不用再依照自己的「手感」進行排版，平常也可以多多用這個方法練習畫面佈局，找出你認為好看的感覺。
(4) 利用「底框」進行分類:
有時候畫面上存在好幾張照片，而照片間其實有些有相同主題的，當照片散亂在頁面時，根本看不出來哪幾張照片是同一個主題的，這時候你可以利用底框來進行分類，在同一主題的照片下面加一個「淺色底框」，不突兀又可以很清楚了解哪幾張圖片是一組的。
(5) 調整圖片色彩創造差異性:
選用的照片背景要盡量「乾淨」並「凸顯重點」，選定了照片之後，還可以使用調整圖片功能來調整，在圖片點「右鍵」「設定圖片格式」，透過「圖片校正」調整色彩「亮度」及「對比」，可以強化照片，如果你要強調「綠美化」的效果，或是那張照片是在「陰天」拍的，可以試看看這個功能，應該會差很多(圖4)。
圖4 圖片校正功能
(6) 利用「去除背景」將不同圖片合成:
PowerPoint其實有內建「去背」的功能，先點選照片後，點擊「去除背景」功能，照片顯示紫色的部分就是變「透明」的部分，可以利用「增加標示區域」、「移除標示區域」來調整細節。
這個功能已經足夠去除大部分的背景了，「去背」完的圖片將可以融入另一張圖片中，不會讓人覺得那是那是兩張不同的圖片，你也可以從網路上找已經去好背的圖片，但是記得找到的圖片格式要存成「png」檔，不然下載下來透明的部分會變成白底，喪失去背的功效(圖5)。
圖5 「背景移除」功能及「圖案」合成範例
(7) 用「建築透視法」合成圖片傳達意念
這是一個非常強大的招式，首先找一個稍微有遠景的照片，找到照片的透視消失點(本來平行的物體會消失於一點)，照著消失點開始用圖案畫圖。先畫一個方型擺上去，對圖案點右鍵「編輯端點」，然後這些「點」可以開始拉改變圖案，按下「點」後調整「點」旁邊的「白色方塊」，可以改變「點」旁邊連接的「線」的「曲率」，這樣就可以創造出符合那張照片的3D圖案(圖5)及(圖6)。這個招式搭配去背圖片活用可以變得更強大，但是因為圖片沒有像圖案那麼好調整，所以建議使用的這招的時候，不要用圖片來呈現「會因為透視造成很大變形」的畫面(沿著景深長度過長)，另外圖片的角度要慎選，選擇不對的角度的圖片後，再3D旋轉的效果很差，圖片會變成一張「薄紙」的感覺，所以建議少用。
圖6 「去背」及「透視」綜合運用
結語:
工程PowerPoint簡報製作，頁面要好看有幾個法則需要遵守:
- 畫面及背景要精簡。
- 標題與內容相關性需要花很多心思構想。
- 照片要對齊、大小要統一。
- 圖片及文字盡量減少交疊。
簡報內主題的凸顯，需要用每一頁的標題往回扣，所以下標訓練是一件非常重要的事，下標下的好，簡報大概已經「賣出八成」了。
不管是文字或是底色，都需要盡量選用「低飽和度」的顏色，而顏色挑選的一致性，除了可以上網搜尋配色的網站參考之外，還是要多多使用不同的顏色來練習美感，照片則盡量選用「高飽和度」及「高亮度」的照片，低飽和度及低亮度的照片看起來會「灰濛濛」的，用圖片校正也很難調整的回來，當然照片的內容也必須慎選。
如果做簡報時，以上你這些規則都有遵守，而且技巧已經練習純熟了，就能開始打破規則，重新塑造屬於你自己的風格，但是還沒熟悉之前，最好還是按部就班來比較實在。
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