從微軟發表會學習打造成功簡報的關鍵技巧
2023/03/20閱讀時間約 10 分鐘
近期 AI 是超熱門話題，社群上都是大家試用各種 AI 工具的心得，像 Notion AI 或融入 ChatGPT 的 Bing 。而微軟在前幾日 3/16 發表的 Microsoft 365 Copilot 也讓人為之驚艷。這裡帶大家重溫 2/8 微軟 Bing 搜尋與 Edge 瀏覽器的發表會。
如果提及產品發表會，不知道大家是不是和我一樣，會立馬浮現蘋果，谷歌這類大公司，覺得發表會簡報就是各種華麗的設計，酷炫的動畫。然後認為與一般職場工作簡報相距甚遠，難以套用。然而其實發表會簡報有許多值得學習的地方，不管是簡報架構，表達框架，視覺設計等。
如果你是時常需要簡報的職場工作者，讓我以簡報設計師的視角與你分享發表會中可以學習到的簡報技巧。我將針對微軟副總裁 Yusuf Mehdi 產品介紹環節及發表會的簡報設計做分享。（大家也可以先去看發表會影片，再回來看這篇文章）
一、發表會產品介紹環節
發表會首先由微軟首席執行官 Satya Nadella 開場，再交棒給微軟副總裁 Yusuf Mehdi，正式進入發表會的主題。產品介紹環節可分成六個部分，接下來就讓我為你一一講解。
Part 1 直入主題 | Your AI-powered copilot for the web
Yusuf Mehdi 在前 2 分鐘（12:23-14:18）直入主題，講述微軟所打造的產品，其背後的設計理念及能達成的成效，你會發現這裡應用了賽門．西尼克的黃金圈法則，讓觀眾快速掌握發布會主題的全貌，後續講者在展開內容時就不容易迷失；提出新產品能為觀眾做的四件事，用效益和觀眾產生關聯（建立連結），提升觀眾聽下去的動機。
下圖為用黃金圈法則拆解 （12:23-14:18）的開場內容
簡報知識點：開場對簡報非常重要，如果無法在第一時間引起簡報對象的興趣，餘下時間
簡報對象很容易進入螢幕保護程式。想了解黃金圈在簡報中的應用，推薦參考孫治華老師
的文章 <黃金圈，動之以情的說服策略>
當你以為 Yusuf Mehdi 要開始介紹 Bing ，沒想到螢幕上出現 Office 小幫手 Clippy 的畫面（還設計了個眨眼的動畫），讓全程哄堂大笑。拿自家產品開玩笑，適度表現幽默感，也能放緩發表會的節奏（如果全程都在火力展示，觀衆很難一直讓專注力在線）
設計來引導使用者快速熟悉 Office 的基本功能，首次出現於 Office 97
Part 2 現況挑戰 | 揭露用戶的痛點需求
接下來 Yusuf Mehdi 用 2 分鐘半 （14:32-17:09） 說明搜尋最初的設計目的及現有搜尋為何無法應付人們的需求。
在提出「有什麼是搜尋能夠做到，哪些是搜尋做不到的事」 Yusuf Mehdi 都有一一舉例（注意他所舉的例子，是為後面的 Demo 橋段埋下伏筆）
然後說出現有搜索方法對人們帶來的影響 「 如果您繼續進行 1000 萬次查詢，則意味著每秒有 50,000 人的搜索可能得不到答复。」（同樣提出數據來表示影響，讓觀眾有感）
最後提出「是時候採用新的搜索方法！」
這部分透過具體描繪人們日常的使用情境，點出痛點與需求，引發觀眾共鳴，然後提出對人們造成的影響來加深與觀眾的關聯性，為後面解決方案的登場做鋪墊。
簡報知識點：在和客戶提案，切記不要馬上進入解決方案，先用問題和需求與客戶進行
對焦（對齊期待，建立共識），讓客戶感受到你清楚了解他的處境情況，後續再展開
解決方案就更有說服力。
Part 3 市場現況 | 展示與對手的區別
這一段 （17:10-18:00） 是我最喜歡的部分，Yusuf 在說出「對於數十億個未得到答复的查詢，我們已經看到了嘗試解決該問題的新嘗試。」畫面出現市面上的相關競品，Yusuf 接著說明它們各自的優點。（用正向表述的方式。去稱讚對手的好來堆疊自身的高度，而非去批評貶低對手）
然後問現場觀眾：「 但如果你能讓兩者走到一起呢？」
這時畫面上的 X 軸 Y軸 延伸出虛線指向畫面右上角的空白處（引導觀眾視線，製造視覺焦點）
這時畫面上的 X 軸 Y軸 延伸出虛線指向畫面右上角的空白處（引導觀眾視線，製造視覺焦點）
繼續說「 您不僅可以將兩件事合而為一， 而且我們認為您實際上可以解決每件事的問題。 我們認為您可以獲得真正的一加一等於三的東西。 我們已經通過新的 Bing 做到了這一點。」 這時投影片右上面空白處浮現 Bing 的 Logo（畫面缺口被填滿而把所有對手囊括其中，展露微軟的雄心。）
接著透過轉化技巧，Bing Logo 快速放大佔據整個頁面中心.
簡報知識點：好的視覺設計不在於有多華麗，而在於能夠協助講者把要表達的訊息，透過
視覺化植入到觀眾腦中。好的動畫設計不在於有多酷炫，而在於能夠配合講者的表達邏輯。
Part 4 主角登場 | 產品背後的技術
這段用 2 分半（18:02-20:26） 述說產品背後的四項技術突破。你會發現 Yusuf 沒有使用什麼艱澀的專業術語，而是用淺白的用語讓讓觀衆容易理解。同時也會緊扣這些技術背後所帶來的好處，讓觀眾維持注意力而不會掉線。
簡報知識點：簡報的本質是說服與影響對方，但前提是對方要能容易理解你所表達的內容。
所以記得分析你的簡報對象，了解他們的背景，避免使用其不熟悉的專業名詞。
Part 5 產品示範 | 展現新產品的優勢
終於來到發表會的重頭戲啦！（20:27-38:07）Yusuf 先指出由於要展示的內容太多所以採用預錄，這做法很聰明，避免在現場演示有什麼不可控的突發狀況（就像 Google 上個月的發表會，要 Demo 時結果找不到用來 Demo 的手機）
然後設想觀眾對預錄內容可能有所懷疑，所以下一句他就直接說大家如果有疑慮，可以在演示結束後自己去操作，這個說法也很棒，解除觀眾疑慮的同時也把 CTA 置入了 XD
還記得前面 Yusuf 舉例現有搜尋所做不到的事嗎（如無法協助做複雜的購物決策、無法安排旅遊計劃等）。這裡 Demo 就用前面舉的例子（前後呼應），先示範現有的搜尋方式，再用新版 Bing 示範，透過將兩者進行比較，讓聽眾能更直觀了解新版 Bing 的優勢。
下圖為 Yusuf 示範的第一個搜索場景：幫女兒搜尋墨西哥畫家的資料
而每個功能的 Demo 都採用上述流程，透過重複來強化觀眾的印象與記憶，Before After 的對比讓觀眾對新版 Bing 更有感。
另外我把 Demo 示範的例子列出來，你會發現是以家庭生活場景串聯起新功能的展示，以完整的敘事去呈現，避免零散介紹（容易失焦）。以講者 Yusuf 自身家庭做為真實案例，讓觀眾藉由他的視角，一窺微軟全新 Bing 搜尋引擎為人們生活帶來的改變。以情感面（與家人的生活）做為連結，搭配理性面（具體效益），讓整體演示更有說服力。
介紹完 Bing 就輪到介紹 Edge，然後產品介紹環節就結束了。綜觀整個環節，Yusuf 的口條清晰，表達流暢；尤其 Demo 中有播放多段影片，口述内容與影片配合的精密無間，凸顯講者的熟練度與功力。
二、發表會簡報設計
維持視覺一致性，讓你的簡報呈現高質感
這次發表會簡報呈現簡約簡潔的視覺風格，所有的視覺元素（字體、配色、icon、圖形、圖片 ）都保持一致性。透過元素重複建立起相同調性，讓觀眾感受到鮮明的品牌印象。
如果你仔細觀察發表會簡報，你會發現設計師把簡潔簡約落實在每張投影片。每張投影片只表達一個主題，一個重點，讓觀眾能輕鬆消化。否則投影片塞入太多資訊會導致分心，無法聚焦台上講者所傳達的訊息。
頁面沒有多餘的元素，沒有過度設計（為了好看而添加裝飾性元素）。這也體現在動畫運用上，只有使用轉化（Morph）及讓資訊逐步呈現，沒有用太複雜或酷炫的動畫，讓觀眾能聚焦在內容。
雖然從外觀上看起來簡單，但要把背後的設計思維落實在每一頁投影片的設計卻不容易。
在簡報製作完成，可以檢視每一頁投影片上出現的元素（不管是文字、圖片、icon 等），
是否有存在的必要性，和觀眾的關聯是什麼（對理解資訊是否有幫助，對打動觀眾是否有
作用）
選用適合的圖片讓你的表達更有渲染力
我很喜歡簡報封面的配圖，其實是一段影片（13:13-13:23），一個人站在山頂緩緩舉起雙手迎接晨光。從這場景我們可以感受到背後想傳達的意涵，晨光代表新一天的開始（寓意未來），獨自站在山頂舉起雙手迎接（寓意微軟的雄心及新產品將會站在行業頂峰）
常說一圖勝千語，好的圖片能營造氛圍，透過視覺來引發情感共鳴，讓演示更深入人心。對於只有一句 Slogan 的投影片，該如何選擇適合的配圖呢？我們可以使用聯想法，先列出所想到的畫面，再從中篩選出核心的關鍵字，最後依關鍵字找出與之相匹配的場景圖片。
可以去哪裡找高質量的圖片，推薦你這幾個圖庫網站：Unsplash、Pexels、Pixabay
大家可以做個小練習，思考如果今天要你為這句「Your AI-powered copilot for the web」配圖的話，你會選擇什麼圖片呢？
三、結語
微軟的產品發表會看似簡單，但背後有着許多細節。透過縝密的邏輯架構，簡潔有力的設計，講者流暢的口語表達，才構建出成功的簡報。礙於篇幅，無法再繼續展開（像微軟首席執行官 Satya Nadella 做的開場也很值得學習）推薦大家去看這場發表會，也歡迎和我分享你的看法或感想，一起交流。
如果你還想看我分析什麼公司的產品發表會或對什麼簡報內容感興趣，也歡迎留言或私訊告訴我^^
如有需要簡報設計的服務，歡迎至簡報實驗室私訊洽詢
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