如何自動化「雙向」同步 Notion 與 Google Calendar 日曆?

更新於 發佈於 閱讀時間約 29 分鐘

無法解決「雙向」同步 Notion 與 Google Calendar 日曆的問題嗎?透過 NoCode 自動化工具來解決吧!

本篇為 NoTime NoCode IG (@notime_nocode) - NoCode 工作術 #002《自動化雙向同步 Notion 與 Google Calendar 日曆》篇的詳細介紹文,如果還沒看過那篇貼文的讀者,歡迎前往我們 IG 查看、了解雙向同步 Notion 與 Google Calendar 日曆的流程與情境唷~

我們在 IG (@notime_nocode) 每週更新 NoCode 工作術 ✨ 持續和大家分享 NoCode 自動化工具,以及如何善用它來解決繁瑣任務、成為省時達人!把時間和專注力還給自己
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如何雙向同步 Notion 與 Google Calendar 日曆呢?

在 NoTime NoCode Instagram 的 NoCode 工作術 #002《同步 Notion 與 Google Calendar 日曆》篇中提到,我們主要使用到幾個工具來完成同步

  • Notion
  • Google Calendar 日曆
  • Make (自動化串接工具) :
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Make 自動化串接工具 NoCode 流程示意

Make 自動化串接工具 NoCode 流程示意

完成整個同步 Notion 與 Google Calendar 日曆流程會分成幾個步驟

  • Step 1. 在 Notion 中建立 Database 資料庫並設定同步日曆時所需要的欄位
  • Step 2. 建立 or 沿用需要跟 Notion 同步的 Google Calendar 日曆
  • Step 3. 建立雙向同步 Notion 與 Google Calendar 日曆流程的整合串接

就讓我們開始吧!


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Step 1. 在 Notion 中建立 Database 資料庫並設定同步日曆時所需要的欄位

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以上面這張 Notion 資料庫截圖為例,我們可以在 Notion 中建立兩個相關聯的 Database 資料庫及其欄位,例如:主題 Title、時間 Meeting Time、狀態 Status(是否同步至 Google)、與會者名單 Participants (欄位關聯至另外一個 People 資料庫)、行程描述 Details 、Event ID (用於判斷行程是否已建立) 等欄位,方便未來建立不同專案 / 行程項目及邀請參與者時,將資訊同步到 Google Calendar 日曆使用!

ps: 上述會使用到的 Notion 資料庫欄位也都會在下面步驟教學中提到,但在此特別提醒讀者,請確保在自己的 Notion 資料庫中有新增以下幾個關鍵欄位唷:

  • 請新增 Event ID 這個 Text 屬性的欄位
    - 此 Event ID 會於系統建立 Google 日曆行程時,自動寫回 Notion 資料庫欄位
Event ID 於 Notion 資料庫欄位示意

Event ID 於 Notion 資料庫欄位示意

  • 請新增 Status 這個 Select 屬性的欄位,並在其中新增 Scheduled、Cancelled 選項
  • 請新增 Meeting Time 這個 Date 屬性的欄位
    - 資料庫內的 Item 項目也都請確保有包含 Start & End Date 起訖的日期時間哦,這樣 Google Calendar 日曆才可以成功建立行程


Step 2. 建立 or 沿用需要跟 Notion 同步的 Google Calendar 日曆

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可以沿用 Google 帳戶既有的主日曆或是建立新日曆,若要沿用既有日曆,則可以略過此步驟。


Step 3. 建立雙向同步 Notion 與 Google Calendar 日曆流程的整合串接

最關鍵的一步,我們會需要把兩個數位工具整合在一起!這時候我們就用到本文一開始提到的 Make 自動化工具

而要實現雙向同步 Notion 與 Google Calendar 日曆,會需要在 Make 內建立兩個情境流程 (也就是在 Make 內建立 2 個 Scenario),分別是以下

  1. Notion 資料庫同步至 Google 日曆
  2. Google 日曆同步至 Notion 資料庫
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而上方截圖為串接整合後的結果示意,我們一共會使用到 Notion 與 Google Calendar 的多個模組節點

  1. Google Calendar:
    - Watch Events 模組節點:
      - 用於定時排程撈取 Google 行程
    - Create、Update、Delete Events 模組節點:
      - 用於建立 / 更新 / 刪除 Google 行程
  2. Notion:
    - Watch Database Items 模組節點 (雙向同步最關鍵的節點)
      - 用於定時排程撈取 Notion 資料庫項目
    - Update a Database Item 模組節點
      - 用於 Google 行程同步後更新 Notion 資料
      - 用於新增 / 更新 / 備註 取消 Notion 資料庫項目
    - Search Objects 模組節點
      用於比對 Notion 資料庫項目
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讓我們接續吧 …

Step 3-1-1. 建立 Notion - Watch Database Items 模組節點

如果是第一次操作 Make 的朋友,可以透過這篇 Make 官方教學了解如何建立第一個模組節點。基本上登入 Make 後台後

  1. 從左側欄點擊前往 Scenarios
  2. 進入下一頁的右上角會有按鈕「+ Create a new scenario」可以建立新的流程
  3. 進入新流程以後,可以參考下方 gif 動圖,點擊「+」並搜尋 Notion 模組內的「Watch Database Items」這個選項就完成第一步的新增囉
新增第一個模組節點示意 (請文字搜尋 Notion)

新增第一個模組節點示意 (請文字搜尋 Notion)

新增完節點後,會需要做基本的 Notion 帳號授權與綁定,這邊也有一篇官方的帳號授權與綁定教學可以參考

*除了參照 官方的 Notion 帳號授權 內所提到的必要設定步驟外,請讀者特別留意,務必要在兩個 Notion 資料庫都建立與 Make 的 connections 授權哦 (很多讀者可能會漏了這個步驟。這樣才可以讓 Make 正常取得所有 Notion 關聯資料庫的欄位資料)

在 Notion 中建立 Make 的 connections 示意

在 Notion 中建立 Make 的 connections 示意

在授權完成後,請在 Notion 節點中搜尋你在 Step 1. 所設定好 Notion Database 資料庫名稱 (正常來說可以直接透過 Search 搜尋名稱就找到所建立的資料庫)

Notion 資料庫模組節點設定示意

Notion 資料庫模組節點設定示意

如果因為遇到一些狀況無法搜尋到 Notion 資料庫,也可以於 Database ID 的欄位中,直接貼上 Notion 資料庫網址後面的 ID 唷 (下圖紅色框起處)

Notion 資料庫 ID 於網址上的示意

Notion 資料庫 ID 於網址上的示意

*注意: 在此模組節點中,有兩個欄位要特別留意

  • Watch Database Items: 請設定 “By updated time”,這樣自動化流程才會在排程時間點觸發時,檢查你有新增、更新的 Notion 資料庫項目
  • Limit: 可以彈性設定一個排程時間點觸發時,要處理的 Notion 資料庫項目數 (以上圖預設為 10)

小提示: 通常在設定完第一個模組節點後,我會點擊整個畫面左下角的 Run Once 進行測試,看看資料是否有抓成功唷。若有成功,模組節點右上角會出現一個白色的數字泡泡,點擊後將可以看到你原本建立於 Notion 資料庫內的資料 (下圖是以 Google Sheet 模組節點作為示意,所以模組節點會跟 Notion 長得不太一樣唷)

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資料試跑成功之數字泡泡操作示意

資料試跑成功之數字泡泡操作示意

Step 3-1-2. 建立 Google Calendar - Create、Update、Delete Events及 Router 模組節點

在設定好 3-1 的 Notion 模組節點後,我們可以設定篩選條件,將不同狀態的 Notion 資料庫項目進行判斷,以用來建立 / 更新 / 刪除 Google 行程

而在新增 Google Calendar 模組節點之前,我們要先新增一個 Router 節點,用於分流不同狀態的 Notion 資料庫項目 (此為官方 Router 介紹)

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滑鼠移動到前一步驟所建立好的模組節點上,右邊會出先一個 + Add another module,點擊後就會出現另外一個空白的模組節點可以讓你新增 Google Docs - Create a Document from a Template 模組節點

(以下僅為操作示意,圖示並非 Router & Google Calendar 模組節點)

新增其他模組節點示意module

新增其他模組節點示意module

以同樣方式,在 Router 模組節點上,分別新增 Google Calendar 的 Create、Update、Delete Events 模組節點

ps: 新增 Google Calendar 節點模組後,可以先點擊右上角的叉叉關閉視窗,不需要先設定唷,後面會再跟讀者分享對應的設定方式

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或你也可以先建立 Google Calendar 各自的模組節點後,再用拖曳的方式將節點之間相連在一起唷 (以下圖示意為例,按住紅色的數字 1 後,再拖曳到紅色的數字 2)
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完成 Router 與 Google Calendar 各模組節點的連結後,可以先在節點之間的連結線上設定篩選條件 (下圖為篩選條件建立的範例示意)

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以我們有三種不同的 Google Calendar 模組節點 (Create、Update、Delete Events) 來說,都會需依據最前面 Notion 資料庫項目的欄位資料而進行篩選與分配如下

  1. Google Calendar - Create an Events 所需的篩選條件
    - 當 Notion 項目的 Event ID 這個欄位為空值 (null)
    - 要記得在 Notion 資料庫內建立 Event ID 這個欄位,此 Event ID 會於系統建立 Google 日曆行程時,自動寫回 Notion 資料庫欄位
Event ID 於 Notion 資料庫欄位示意

Event ID 於 Notion 資料庫欄位示意


 - 當 Status 這個欄位為 Scheduled
- 要記得在 Notion 資料庫內建立 Status 這個欄位,並有 Scheduled 這個選項

ps: 若不知道如何帶入前面 Notion 資料,在建立好 Notion 模組節點試 Run once 成功後,點擊篩選器內的空白條件欄位後,就會出現可以選擇前面 Notion 模組節點資料內容 (Properties Values) 的畫面哦

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2. Google Calendar - Update an Events 所需的篩選條件
  - 當 Notion 項目的 Event ID 這個欄位 ”不為” 空值 (null)
  - 當 Status 這個欄位為 Scheduled

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3. Google Calendar - Delete an Events 所需的篩選條件
  - 當 Notion 項目的 Event ID 這個欄位 ”不為” 空值 (null)
  - 也可以設定成如下篩選條件: 當 Notion 項目的 Event ID 這個欄位 ”存在 Exists”
  - 當 Status 這個欄位為 Cancelled

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完成篩選條件的設定後,就可以先進行後面 Google Calendar 模組節點的授權囉!完成授權即可針對 Google Calendar 各別的 Create、Update、Delete 模組節點進行相對應的設定~

  1. Google Calendar - Create an Events 所需的對應設定
    - Create an Event: In Detail
    - Calendar ID: 選擇你要同步的 Google Calendar 日曆
    - Event Name: 帶入 Notion 資料庫欄位項目的主題 Title (*Notion 欄位可能將依據讀者所建立資料庫不同而異)- Start / End Date: 帶入 Notion 資料庫欄位項目的起迄日期 Meeting Time
    - Description: 帶入 Notion 資料庫欄位項目的詳細資訊 Details
    - Attendees: 帶入 Notion 資料庫欄位項目的 Emails
    - 需開啟設定視窗左下角的 Show advanced settings 才會看到唷Create an Events 所需的對應設定
    - 並請選擇 Emails 的 array 類型參數 (可參考下方截圖示意)。主要是因為在 Notion 的資料庫欄位是用 Rollup 的類型
Create an Events 所需的對應設定

Create an Events 所需的對應設定

Attendees 邀請者帶入 Emails - array 型別的參數

Attendees 邀請者帶入 Emails - array 型別的參數

2. Google Calendar - Update an Events 所需的對應設定
  - Event ID: 帶入 Notion 資料庫欄位項目的 Event ID
    - 此 Event ID 為 Google Calendar - Create an Events 模組節點建立行程後所產生並寫入 Notion 資料庫欄位的資訊 (後面步驟會提到)
  - 其他與 1. Create an Events 所需的欄位基本上一樣 (因為是更新既有欄位資料)
  - 讀者也可以依據自己需求調整相關欄位Update an Events 所需的對應設定

Update an Events 所需的對應設定

Update an Events 所需的對應設定

3. Google Calendar - Delete an Events 所需的對應設定
Event ID: 帶入 Notion 資料庫欄位項目的 Event IDDelete an Events 所需的對應設定

Delete an Events 所需的對應設定

Delete an Events 所需的對應設定

完成 Google Calendar 日曆各模組節點的設定後,讀者可以在 Notion 資料庫中新增一個項目,再點擊 Make 的 Run once,應該就會有新的行程建立到 Google Calendar 日曆囉~

Step 3-1-3. Notion - Update a Database Item 模組節點

終於到了同步 Notion 至 Google Calendar 日歷的最後一步,我們要把從 Google Calendar - Create & Delete Events 模組節點所建立與刪除 Google Calendar 行程的資訊更新回 Notion 資料庫項目欄位內。

所以讓我們在 Google Calendar - Create & Delete Events 模組節點後方,各自新增一個 Notion - Update a Database Item 模組節點:

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並在各自的模組節點中,對應設定需更新的欄位資料

  1. 當今天 Google Calendar 建立行程 (Create an Event) 後
    - Database Item ID: 帶入最前面第一個 Notion 模組節點所取得的資料庫項目 ID
    這樣才可以知道要更新哪一個 Notion 項目資料
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  - Event ID: 帶入前面 Google Calendar - Create an Event 模組節點所產生的 Event ID
  *注意:
    - Notion 資料庫欄位 Event ID 可能會依據讀者所建立的欄位名稱不同而異
    - 通常在此 Notion 模組設定中,系統會自動讀取出資料庫所有的欄位名稱 (e.g. 主題 Title, 與會者 Attendees, Emails … 等)
  - 而所帶入的 Google Calendar Event ID 則用於未來要刪除行程時使用

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2. 當今天 Google Calendar 刪除行程 (Delete an Event) 後
  - Database Item ID: 同上一步,需要此欄位
  - Event ID: 因為是刪除資料,所以需要帶入一個空值 (null) 來移除原本 Google Calendar 的 Event ID
    - 這個空值 (null) 可以在下方示意圖中所述的 General functions 功能清單中找到

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恭喜!完成以上步驟後,可以測試看看!都沒問題的話,我們就完成其中一個 Notion 資料庫同步至 Google 日曆的自動化串接流程啦!

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如果操作過程中有任何問題,也歡迎透過 NoTime NoCode IG (@notime_nocode) 私訊我們,或來信 contact@notimenocode.com 聯繫詢問唷~

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接下來就剩下將 Google 日曆同步至 Notion 資料庫情境得自動化流程囉!

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讓我們繼續完成它吧!


Step 3-2-1. 建立 Google Calendar - Watch Events 模組節點

我們在 Make 後台再新增一個新的 Scenario 後,新增 Google Calendar - Watch Events 的模組節點,並設定對應的 Calendar 日曆與相關資訊

  • Watch Events: By Updated Date
    - 將依據 Google Calendar 更新的日期進行判斷存取變動行程資料
  • Show deleted events: Yes
    - 請選擇 Yes,才可以讓系統偵測 Google 日曆的刪除事件
  • Limit: 用於篩選一次處理的行程事件數量 (可依據需求調整)
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Step 3-2-2. 建立 Notion - Search Objects 模組節點

還記得我們在同步 Notion 資料庫項目到 Google Calendar 所建立的 Event ID 欄位嗎?

此步驟就是當我們透過 Notion 建立的 Google Calendar 行程有變動時,可以讓系統透過 Event ID 回到 Notion 資料庫中搜尋對應的行程。

當有搜尋到對應的行程時,就會接續執行後續的更新流程步驟; 當沒有搜尋到時,就會在 Notion 資料庫內建立一個新的項目。

所以我們設定好對應的 Notion Database ID 後,可以新增一個 Filter,並下拉選擇我們建立於 Notion 資料庫存放 Event ID 的欄位 (名稱將依每個人設定而異),並寫帶入前者 Google Calender 日曆節點模組的 Event ID

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Step 3-2-3. 建立兩個 Router 模組節點並設定篩選條件

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  1. New Event: 若發現在 Notion 資料庫內搜尋不到 Google Event ID 時
    當前面 Notion 節點的 Total number of bundles (搜尋結果) 等於 0
    Google Calendar 日曆節點的 Status 不是 cancelled
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2. Existing Event: 若發現在 Notion 資料庫內可以搜尋到 Google Event ID 時
  - 當前面 Notion 節點的 Total number of bundles (搜尋結果) 等於 1
    - 表示有搜尋到 Notion 資料庫項目

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  2-1. Schedule Event: 當 Google Calendar 行程狀態不是 Cancel 時
    - 當今天資料已經被篩選進入 Existing Events 後,需要再判斷一次行程狀態是否為 cancelled
    - 如果不是,我們就可以更新後面 Notion 節點模組對應項目的相關內容

  

  

  2-2. Cancelled Event: 當 Google Calendar 行程狀態是 Cancel 時
    - 如果今天篩選進來的行程資料是 Cancelled 同樣會更新後面 Notion 節點模組對應項目的相關內容 (Status 改為 Cancelled)

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Step 3-2-4. 建立 Notion - Create / Update a Database Item 節點模組

  1. New Event: 若發現在 Notion 資料庫內搜尋不到 Google Event ID 時
    建立一個 Notion - Create a Database Item 的模組節點
    將前面 Google Calendar 的相關資料寫入於新建立的 Notion 資料庫項目中
    ps: 也記得要將 Google Calendar 的 Event ID 寫入唷,這樣之後更新才可以比對、搜尋到此項目
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2. Existing Event:

  2-1. Schedule Event: 當 Google Calendar 行程狀態不是 Cancel 時
    - 建立一個 Notion - Update a Database Item 的模組節點
    - 記得需將前面 Notion - Search Objects 模組節點的項目 Page ID 寫入此節點內,才可以更新原本資料唷
    - 再依照讀者期望被更新的資料寫回對應的 Notion 項目欄位 (e.g. Title, Description … 等)
    - ps: 也記得要將 Google Calendar 的 Event ID 寫入唷,這樣之後更新才可以比對、搜尋到此項目

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2-2. Cancelled Event: 當 Google Calendar 行程狀態是 Cancel 時
  - 建立一個 Notion - Update a Database Item 的模組節點
  - 因為是行程的刪除,所以就不用更新 Title、Start / End Time … 等
  - Event ID: 帶入空值 null
  - Status: Cancelled (將依讀者在 Notion 中所設定的欄位選項而異)
  - Description: 可以依照讀者需求更新內容

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耶!再次恭喜!完成以上步驟後,可以測試看看!都沒問題的話,我們就完成 Google Calendar 日曆同步至 Notion 資料庫的自動化串接流程啦!

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自動化雙向同步 Notion 與 Google Calendar 日曆已完成!

完成前面所有步驟設定後,就可以重新點擊 Run Once 所有流程

成功的話,你應該就可以看到所設定的 Notion 資料庫 & Google Calendar 日曆都會有對應的更新及邀請行程

最後都確認流程沒問題後,就可以開啟下面的開關,並開啟排程讓 Make 自動化處理雙向同步 Notion 與 Google Calendar 日曆囉~

*排程的時間可以依據讀者需求調整

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結論

透過以上幾個步驟的設定,不需要寫任何程式,就可以完成自動化雙向同步 Notion 與 Google Calendar 日曆的串接設定,之後也不用再手動於兩個平台各自建立行程與項目同步資訊了,只要在任何一個地方更新資訊,另外一邊的同步作業就交給 NoCode 自動化完成吧!

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