因公出差在訂房網上訂房,公司不讓我報帳 🥺

閱讀時間約 4 分鐘
朋友抱怨😠
因公出差在訂房網上訂房,回來後報帳
卻被公司退回說這不能報帳 🙃😫🥺
先來〈了解稅法〉關於住宿費的認定,再來了解訂房網與旅館的〈拆帳機制〉,最後來解析〈公司的考量〉是什麼。
辛苦出差回來卻要自己吞?

稅法怎麼規定

宿費【核實認定】
憑證角度來說分兩種【日支金額】與【核實認定】
  • 日支金額—每日給一定金額,可不需要提供憑證(收據/發票)
    要注意:超過稅法規定之標準,會變成員工的薪資所得
  • 核實認定—憑證上〔花費是多少就多少〕
膳宿雜費包含住宿、用餐與雜支,當「膳宿雜費」超過標準會被剔除
指〔營利事業所得稅,稅報上的費用不能認列〕
費用不能認列➡課稅所得增加➡多繳營所稅
營所稅上的標準其實很高,精打細算的老闆應該不會給超過標準額,差旅費的認定再另開文章撰寫。本篇核實認定開始說明

住宿費【核實認定】

查核準則上列了這幾個
  1. 旅館業書有抬頭之統一發票
  2. 旅館業普通收據
  3. 旅行業開立代收轉付收據及消費明細
也就是說
  • 稅局看到這些憑證,才認定是公司的費用
  • 沒有憑證、核算有無超過限額
  • 超過稅法標準限額部分,費用剔除,可能因此多繳營所稅
📌目前說的都是稅法規定
📌稅法的標準額通常蠻高的不太可能會超過
🔍朋友請款被退回、不能報支,很可能是因為公司規定,參照本文最後一段

訂房網機制

重點是付款給誰
📌境外電商是幫消費者媒合住宿地點
判定方式【誰收錢就誰開發票

收款者負責開立憑證

  • 國內旅行社—代收轉付收據及消費明細
  • 跨境電商訂房網—各大訂房網已登錄在國稅局資料庫“應該”可以下載電子收據
    已開立雲端發票之境外電商
    📌沒有稅籍編號的訂房平台,可能無法取得收據
  • 住宿點—發票、收據、invoice,依住宿點當地營業法規之規範
    例如:台灣的飯店應該要開統一發票,台灣的民宿則應該要開收據
    📌國內住宿點若無法開發票或收據,那他就是逃漏營業稅

【核實認定】原則

代收轉付、發票、收據、住宿明細等憑證上載有出差人姓名
出差人為員工並且公務之需
國稅局在意〈營利事業把非公司的吃喝玩樂拿來虛增費用
🤨老闆小孩出國玩的住宿費憑證,拿來當公司的差旅費
小孩不是公司員工,該費用也非公務之需
回到問題🔍為什麼在訂房網上的住宿費被公司退回呢?其實有蠻多種可能的...
總歸一理由

公司規定

  1. 出差人沒有取得符合規範的憑證
  2. 差旅費超過公司預算
  3. 公司不想付錢,找個理由退
第一段說到了,稅法上對於住宿費的【核實認定】,公司通常會參考這些法規來制定公司的出差規範,避免公司費用在稅上被剔除,會多繳所得稅。
😵但出差不一定能夠拿的到住宿方開的發票或收據阿,特別是國外的旅館,他是境外,怎麼開國內的統一發票或收據?
📍稅法也談到了,膳宿雜費談到無憑證的情況,以限額或標準額來計算
因此公司差旅費中沒有憑證情況下,只要膳宿雜費沒超過稅法上的限額,並不會被剔除,至於限額計算之後在差旅費的文章再來說明。
赴外各地區出差人員生活費日支數額表
前面也提到了限額其實很寬鬆,生活日支數額表標準很高,如果依稅法規範的標準來報支老闆一定會拒絕的。
例如舊金山一天生活費290美金,折合台幣約8,700,台灣老闆們應該沒幾個願意付超過這金額。
資料參考:
財政部臺北國稅局〈赴外各地區出差人員生活費日支數額表
所以講到底...費用被退其實就是

老闆不想付錢啦😲

意外嗎😄
管理上公司得做預算控管,畢竟資源有限,要做最有效的運用。
公司規範住經濟房或是設定上限,員工想升級總統套房,公司願意付錢嗎?
公司有該差旅之必要性,即便超過稅法規範會被剔除、多繳所得稅,公司願意買單仍屬公司費用、記錄到財務報表當中,只是稅上被剔除,這是財稅差的一種
老闆出差住總統套房,接待客戶談重要生意,公司還是會買單,這他的公司啊😲
😵被退了,還有機會嗎?
確認被退件的原因是什麼,例如只是補上訂房網的電子收據,補個出差報告之類容易處理。有時候可能只是會計或是出差人搞不清楚規範,補件就好。
那公司踩很硬...
Boss:我可沒同意你住總統套房阿!
😵代墊了要自己吞了嗎?
預防勝於治療
出差前預定交通食宿
📍確認清楚公司規定
📍要取得哪些憑證,如:登機證、代收轉付收據、發票、車票、購票證明等
如果真的因公出差花費較高,先跟主管、老闆確認能不能花這筆錢【記得要留存老闆或主管的同意證據】不要變冤大頭了。

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職場難免有些吉白的人事物,但把腦袋弄的靈光一些,可以讓自己過得優雅一些。優雅阿姨認真寫寫,請帶一點點腦袋來看看。
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