員工代墊款、零用金管理,老闆什麼時候還我錢?

閱讀時間約 4 分鐘
員工代墊款大至國外差旅、小至一支筆的文具採買,員工幫公司上山下海的努力打拚,零用金、代墊款對老闆來說可能只是個小錢,對勞方來說可能是得錙銖必較的資源運用,可別讓員工的心思用在〈煩惱代墊款什麼時候下來〉。
關於代墊款,勞資雙方都應該要知道的三件事:
  1. 非必要不代墊款項
  2. 代墊“前”知會公司並取得同意
  3. 了解及制定公司零用金管理規定
在外打拚的員工
無論公司規模,都難以避免外勤人員出差代墊款,或是員工在外奔波臨時得採買一些電池、文具等小零件。

👉非必要、不代墊款項

公司沒有權力要求員工代墊,員工也沒有義務代墊
以帳務角度員工代墊款屬於公司負債,員工經常性的代墊款容易產生糾紛,帳務成本高之外,也讓員工的心思放在自己資金運用上,無法專心工作。
因此,無可避免要代墊時

知會公司👌並取得同意

  • 避免公司最後不認帳,得自己吞下
剛剛提到員工代墊款屬於公司負債,法律角度來說就像借貸關係,確認這個購買、出差行為經公司同意核准,最好有雇主或是主管同意的證據,一封e-mail、通訊軟體訊息截圖也可以。
  • 小額支出與行政成本是不符比例
朋友在一間大型公司任職,光是他自己所屬的組別約20人,有回一名新進人員,興匆匆地炫耀自己採買的絢麗進口文具。
👧「公司的筆難用喔,我買了這個要報帳」發票打了公司統編準備要報帳
上司🤦‍♀️「自己特殊需求的物品,屬私人物品,公司不會同意支付」
會計🙅「要是每個人都去採買自己想要的物品,沒完沒了」
100元憑證,費用申請單、貼上憑證,經主管審核、送會計部門、結帳、撥款。
行政成本遠超過這100元
此時就要採用

👛零用金管理

定額零用金保管人

公司撥款一定額零用金,如5千元至1萬元給保管人,支應郵寄費用、小額採買,通常保管人可能是公司的櫃台人員、總務、會計助理或是秘書。
保管人被賦予保管零用金的責任,與被授權把關審核費用的工作,不符合公司規範的小額支出會直接被擋下來🙅‍♂️。
大方的老闆會自掏腰包出一筆零用金👛,給保管人靈活應用,例如辦公室訂飲料、訂下午茶就不報公司帳,而是老闆買單。
或是一些無法報支(例如未打統編、無憑證等)的小額支出,就用這兩個零用金小帳能適當的調整活用。

降低同仁代墊情況的方法

  • 🚗租用公司車
    避免同仁開自己的車,以公里數計算差旅費相當麻煩,還有過路費、油資等拆算,在帳務成本上很高。
  • 與計程車車行簽約🚕
    員工差旅直接預約合作車行並簽帳,由公司一併月結付款。
  • 🏨由公司安排宿舍或訂旅館
    員工不須煩惱住處外,也可達到控制預算的目的。
  • 給予交通、生活津貼🌆
    但要注意若為定額津貼,會屬於員工之所得。
  • 📲與電信公司簽約,降低☎月租費或由公司負擔電信費
    查帳員經常出外勤或是撥打電話給客戶,由事務所一併與電信公司談訂優惠方案,事務所也提供定額額度供外勤人員使用。

公司資產管理

明訂規範、有效管理

🙅‍♀️使用公司電話作私人用途,有個在銀行上班的朋友用公司電話打給我的私人手機,因為現在的推銷電話太多直接拒接。
辦公室裡的3號、4號電池原本放在文具櫃供同仁自由取用,但總是使用的很快,明明辦公室不太會使用到這類型電池,推測是有人帶回家使用,於是只好讓總務保管電池,讓公務所需者取用。 🤷‍♂️真的不是公司太小氣什麼都要管。
高雄勞資糾紛事件,一名補習班員工下班前裝取公司飲用水回家,離職後遭雇主求償近2.5萬元喝水費。新聞連結 2022-3-22
💦若公司無明文規範或是在員工有其不當行為當下予以制止,無法作為控訴〈員工侵害公司資產〉之要件。

明確的管理規範

報支規範

透過教育訓練,讓同仁知道公司對於費用支出的規範,包含報支上限、需要準備的憑證。
例如:公司只負擔經濟艙等票價,或是稅務上所要求的憑證規範是如何。
延伸閱讀:了解稅法進項稅額規範《營業稅制度-進銷項稅額 憑證種類

撥款時間

  • 不建議代墊款與薪資同一筆發放,可能會有與薪資混淆,搞不清楚的情況。
優雅阿姨曾任職之公司做法是〈發薪日隔天撥款代墊款項〉
  • 明確結帳日、撥款日
    避免員工總是要神秘秘或緊張兮兮地去問帳務人員,讓員工可以安心專注工作。

✈預支差旅費

海外或是長期差旅,需要較高的交通與住宿費,建議一定要讓員工有預支差旅費的選項。差旅回來後,依照憑證與差旅辦法核算差旅費,多退少補
🎯零零散散寫了這麼多,其實管理面就一個原則:
讓員工可以專注在工作上,發揮最大的工作效能

更多創業、職場知識👠【優雅職場。觀察筆記
收聽《🎧吉白職場。Podcast》通往所有收聽平台
▶▶節目文字【吉白職場。Podcast】專題
🥂【優雅生活雜記】優雅阿姨生活片段
本文圖文皆由優雅阿姨自行繪製與撰寫,若需轉載請說明出處!感謝。
若你喜歡這篇文章,可以點取右下角愛心,是優雅阿姨持續創作的動力喔!
為什麼會看到廣告
55會員
222內容數
職場難免有些吉白的人事物,但把腦袋弄的靈光一些,可以讓自己過得優雅一些。優雅阿姨認真寫寫,請帶一點點腦袋來看看。
留言0
查看全部
發表第一個留言支持創作者!
💃優雅職場 的其他內容
外籍所得人算一算預估一整年所得,若成為居住者稅率一點也不划算「改為台灣公司與新加坡公司之間的交易呢?」一樣是20%稅率,屬中華民國來源所得都應該要課所得。
公司打算找一位新加坡籍顧問,顧問先以商務簽來台灣,公司在台支付他薪資/顧問費,他想要取得台灣的居留證,堅稱自己會待到183天以上。😵‍💫 「外籍人士的所得稅是不是要先代扣下來?稅率是多少?」
創業初期營收難有起色,來了解哪些政府資源可以利用。那我公司業績蒸蒸日上,投入好多研發費用與人力成本,有什麼方法減稅呢?
創投投資「盡職調查」不是必要流程,調查可能得把公司的身家、營業秘密都得攤給"潛在"投資人看,而且調查的費用是雙方一同分攤,赤裸攤出身家還要為調查付錢,但公司錢要燒完了... 引入創投資金前你需要知道的事。
群眾募資看似進入門檻很低,吸引新手團隊躍躍欲試,但新手團隊對於實務的商業操作相當陌生,產生爭議甚至引發團隊的公關危機。
優雅阿姨開新專題|優雅職場。觀察筆記|不定期更新|歡迎追蹤 職場難免有些吉白的人事物,把腦袋練的靈光一些,讓自己過得優雅一些。 優雅阿姨認真寫寫,建議帶一點點腦袋來看看。 每月不定期更新,歡迎追蹤優雅阿姨的【優雅職場。觀察筆記】專題
外籍所得人算一算預估一整年所得,若成為居住者稅率一點也不划算「改為台灣公司與新加坡公司之間的交易呢?」一樣是20%稅率,屬中華民國來源所得都應該要課所得。
公司打算找一位新加坡籍顧問,顧問先以商務簽來台灣,公司在台支付他薪資/顧問費,他想要取得台灣的居留證,堅稱自己會待到183天以上。😵‍💫 「外籍人士的所得稅是不是要先代扣下來?稅率是多少?」
創業初期營收難有起色,來了解哪些政府資源可以利用。那我公司業績蒸蒸日上,投入好多研發費用與人力成本,有什麼方法減稅呢?
創投投資「盡職調查」不是必要流程,調查可能得把公司的身家、營業秘密都得攤給"潛在"投資人看,而且調查的費用是雙方一同分攤,赤裸攤出身家還要為調查付錢,但公司錢要燒完了... 引入創投資金前你需要知道的事。
群眾募資看似進入門檻很低,吸引新手團隊躍躍欲試,但新手團隊對於實務的商業操作相當陌生,產生爭議甚至引發團隊的公關危機。
優雅阿姨開新專題|優雅職場。觀察筆記|不定期更新|歡迎追蹤 職場難免有些吉白的人事物,把腦袋練的靈光一些,讓自己過得優雅一些。 優雅阿姨認真寫寫,建議帶一點點腦袋來看看。 每月不定期更新,歡迎追蹤優雅阿姨的【優雅職場。觀察筆記】專題
你可能也想看
Google News 追蹤
Thumbnail
接下來第二部分我們持續討論美國總統大選如何佈局, 以及選前一週到年底的操作策略建議 分析兩位候選人政策利多/ 利空的板塊和股票
Thumbnail
🤔為什麼團長的能力是死亡筆記本? 🤔為什麼像是死亡筆記本呢? 🤨作者巧思-讓妮翁死亡合理的幾個伏筆
Thumbnail
員工的能力是分階段發展的,主管要根據員工的能力,採取不同的帶人方式。這樣才能讓員工快速成長,為公司創造更大的價值。
對於彈唱敬拜,我習慣用即興風格。 當然,是整首都是即興。 所以,就可以跳脫框架,就有代禱的能力。 事實上,因為新冠肺炎導致有長一段時間,無法進行義工訓練。 有幾次的暫停義工,也有在劉護理師的理解,見到指定沒有做過幹部的日間學員,做幹部,而進行〝員工訓練〞。 因此,會做事,就是會做事。 直
Thumbnail
隨著疫情改變全球工作模式,線上學習已迅速成為企業培訓的關鍵途徑。企業E化學習不僅是一種趨勢,更是企業快速提升員工技能的加速器。 從數位E化的趨勢開始,該如何進一步透過線上課程時代,提升員工的專業技能,我們將會一一分析。 因此,在本篇文章中,我們將會討論,該如何如何有效運用線上課程平台進行
Thumbnail
2024年帶著你的全家小貓小狗巡迴寵物公園,由北到南走一遍!台北景點、新北景點、桃園景點、新竹景點、苗栗景點、台中景點、南投景點、嘉義景點、高雄景點。新手友善,不虛此行!
Thumbnail
法國凡爾賽宮(Château de Versailles)的一名資深策展及研究人員在九月底時,被法院宣判違反公職人員相關條例,被暫時停職,並且進行進一步調查....
Thumbnail
#書籍推薦 #慣老闆帶來的五十道陰影:讓仇恨值飆高的無腦發言,員工沒甩辭職信是你走運! (電子書) 作者: 高海友, 龔學剛 出版社: #崧燁文化 出版日期:2022/12/16 目錄 第一章 冷血無情,傷害自尊 員工的第1道陰影:你怎麼這麼笨 員工的第2道陰影:連這點小事都做不好 員工的第3道陰影
Thumbnail
事隔不到一年,我又再度搬家。這次不僅僅只是搬家,還搬到了另一座對我而言,是很陌生的城市——新竹。
Thumbnail
南韓與台灣的基層消防員在爭取勞權及組工會的歷程非常相似,都是先從組織社團開始,集結上千人積極倡議,兩國消防員也經常面臨「殉職換改革」的問題。台、韓政府面對改善消防政策也是非常類似......
Thumbnail
想改善薪資偏低問題,先看是企業團體經營策略,跟不上社會發展?是獲利模式有問題,連帶影響營收?是製造流程、服務效率值得改善?是想討好股東、希望預留資金預防未知風險,故意壓低員工薪資? 再從中找出真正問題調整,連帶改善營收給員工加薪,比起只先給公務員加薪,期待民間企業、團體給員工加薪還要好!
Thumbnail
剛踏入金融業的新鮮人,對金融市場的了解度跟一般人其實沒兩樣,不知道信用評分如此重要,不知道信用空白很難貸款,沒關係,還有融資公司的機車貸款可以救急,信用空白也能貸。 畢業後就進證券公司,像誤闖叢林的小白兔 雖然我一直對投資很有興趣,但礙於家裡沒錢,我打工的錢都拿來付生活費跟學費了,根本沒多的錢可
Thumbnail
接下來第二部分我們持續討論美國總統大選如何佈局, 以及選前一週到年底的操作策略建議 分析兩位候選人政策利多/ 利空的板塊和股票
Thumbnail
🤔為什麼團長的能力是死亡筆記本? 🤔為什麼像是死亡筆記本呢? 🤨作者巧思-讓妮翁死亡合理的幾個伏筆
Thumbnail
員工的能力是分階段發展的,主管要根據員工的能力,採取不同的帶人方式。這樣才能讓員工快速成長,為公司創造更大的價值。
對於彈唱敬拜,我習慣用即興風格。 當然,是整首都是即興。 所以,就可以跳脫框架,就有代禱的能力。 事實上,因為新冠肺炎導致有長一段時間,無法進行義工訓練。 有幾次的暫停義工,也有在劉護理師的理解,見到指定沒有做過幹部的日間學員,做幹部,而進行〝員工訓練〞。 因此,會做事,就是會做事。 直
Thumbnail
隨著疫情改變全球工作模式,線上學習已迅速成為企業培訓的關鍵途徑。企業E化學習不僅是一種趨勢,更是企業快速提升員工技能的加速器。 從數位E化的趨勢開始,該如何進一步透過線上課程時代,提升員工的專業技能,我們將會一一分析。 因此,在本篇文章中,我們將會討論,該如何如何有效運用線上課程平台進行
Thumbnail
2024年帶著你的全家小貓小狗巡迴寵物公園,由北到南走一遍!台北景點、新北景點、桃園景點、新竹景點、苗栗景點、台中景點、南投景點、嘉義景點、高雄景點。新手友善,不虛此行!
Thumbnail
法國凡爾賽宮(Château de Versailles)的一名資深策展及研究人員在九月底時,被法院宣判違反公職人員相關條例,被暫時停職,並且進行進一步調查....
Thumbnail
#書籍推薦 #慣老闆帶來的五十道陰影:讓仇恨值飆高的無腦發言,員工沒甩辭職信是你走運! (電子書) 作者: 高海友, 龔學剛 出版社: #崧燁文化 出版日期:2022/12/16 目錄 第一章 冷血無情,傷害自尊 員工的第1道陰影:你怎麼這麼笨 員工的第2道陰影:連這點小事都做不好 員工的第3道陰影
Thumbnail
事隔不到一年,我又再度搬家。這次不僅僅只是搬家,還搬到了另一座對我而言,是很陌生的城市——新竹。
Thumbnail
南韓與台灣的基層消防員在爭取勞權及組工會的歷程非常相似,都是先從組織社團開始,集結上千人積極倡議,兩國消防員也經常面臨「殉職換改革」的問題。台、韓政府面對改善消防政策也是非常類似......
Thumbnail
想改善薪資偏低問題,先看是企業團體經營策略,跟不上社會發展?是獲利模式有問題,連帶影響營收?是製造流程、服務效率值得改善?是想討好股東、希望預留資金預防未知風險,故意壓低員工薪資? 再從中找出真正問題調整,連帶改善營收給員工加薪,比起只先給公務員加薪,期待民間企業、團體給員工加薪還要好!
Thumbnail
剛踏入金融業的新鮮人,對金融市場的了解度跟一般人其實沒兩樣,不知道信用評分如此重要,不知道信用空白很難貸款,沒關係,還有融資公司的機車貸款可以救急,信用空白也能貸。 畢業後就進證券公司,像誤闖叢林的小白兔 雖然我一直對投資很有興趣,但礙於家裡沒錢,我打工的錢都拿來付生活費跟學費了,根本沒多的錢可