員工代墊款、零用金管理，老闆什麼時候還我錢？
閱讀時間約 4 分鐘
員工代墊款大至國外差旅、小至一支筆的文具採買，員工幫公司上山下海的努力打拚，零用金、代墊款對老闆來說可能只是個小錢，對勞方來說可能是得錙銖必較的資源運用，可別讓員工的心思用在〈煩惱代墊款什麼時候下來〉。
關於代墊款，勞資雙方都應該要知道的三件事：
- 非必要不代墊款項
- 代墊“前”知會公司並取得同意
- 了解及制定公司零用金管理規定
無論公司規模，都難以避免外勤人員出差代墊款，或是員工在外奔波臨時得採買一些電池、文具等小零件。
👉非必要、不代墊款項
公司沒有權力要求員工代墊，員工也沒有義務代墊
以帳務角度員工代墊款屬於公司負債，員工經常性的代墊款容易產生糾紛，帳務成本高之外，也讓員工的心思放在自己資金運用上，無法專心工作。
因此，無可避免要代墊時
知會公司👌並取得同意
- 避免公司最後不認帳，得自己吞下
剛剛提到員工代墊款屬於公司負債，法律角度來說就像借貸關係，確認這個購買、出差行為經公司同意核准，最好有雇主或是主管同意的證據，一封e-mail、通訊軟體訊息截圖也可以。
- 小額支出與行政成本是不符比例
朋友在一間大型公司任職，光是他自己所屬的組別約20人，有回一名新進人員，興匆匆地炫耀自己採買的絢麗進口文具。
👧「公司的筆難用喔，我買了這個要報帳」發票打了公司統編準備要報帳
上司🤦♀️「自己特殊需求的物品，屬私人物品，公司不會同意支付」
會計🙅「要是每個人都去採買自己想要的物品，沒完沒了」
100元憑證，費用申請單、貼上憑證，經主管審核、送會計部門、結帳、撥款。
行政成本遠超過這100元
此時就要採用
👛零用金管理
定額零用金保管人
公司撥款一定額零用金，如5千元至1萬元給保管人，支應郵寄費用、小額採買，通常保管人可能是公司的櫃台人員、總務、會計助理或是秘書。
保管人被賦予保管零用金的責任，與被授權把關審核費用的工作，不符合公司規範的小額支出會直接被擋下來🙅♂️。
大方的老闆會自掏腰包出一筆零用金👛，給保管人靈活應用，例如辦公室訂飲料、訂下午茶就不報公司帳，而是老闆買單。
或是一些無法報支(例如未打統編、無憑證等)的小額支出，就用這兩個零用金小帳能適當的調整活用。
降低同仁代墊情況的方法
- 🚗租用公司車
避免同仁開自己的車，以公里數計算差旅費相當麻煩，還有過路費、油資等拆算，在帳務成本上很高。 - 與計程車車行簽約🚕
員工差旅直接預約合作車行並簽帳，由公司一併月結付款。 - 🏨由公司安排宿舍或訂旅館
員工不須煩惱住處外，也可達到控制預算的目的。 - 給予交通、生活津貼🌆
但要注意若為定額津貼，會屬於員工之所得。 - 📲與電信公司簽約，降低☎月租費或由公司負擔電信費
查帳員經常出外勤或是撥打電話給客戶，由事務所一併與電信公司談訂優惠方案，事務所也提供定額額度供外勤人員使用。
公司資產管理
明訂規範、有效管理
🙅♀️使用公司電話作私人用途，有個在銀行上班的朋友用公司電話打給我的私人手機，因為現在的推銷電話太多直接拒接。
辦公室裡的3號、4號電池原本放在文具櫃供同仁自由取用，但總是使用的很快，明明辦公室不太會使用到這類型電池，推測是有人帶回家使用，於是只好讓總務保管電池，讓公務所需者取用。 🤷♂️真的不是公司太小氣什麼都要管。
高雄勞資糾紛事件，一名補習班員工下班前裝取公司飲用水回家，離職後遭雇主求償近2.5萬元喝水費。新聞連結 2022-3-22
💦若公司無明文規範或是在員工有其不當行為當下予以制止，無法作為控訴〈員工侵害公司資產〉之要件。
明確的管理規範
報支規範
透過教育訓練，讓同仁知道公司對於費用支出的規範，包含報支上限、需要準備的憑證。
例如：公司只負擔經濟艙等票價，或是稅務上所要求的憑證規範是如何。
延伸閱讀：了解稅法進項稅額規範《營業稅制度-進銷項稅額 憑證種類》
撥款時間
- 不建議代墊款與薪資同一筆發放，可能會有與薪資混淆，搞不清楚的情況。
優雅阿姨曾任職之公司做法是〈發薪日隔天撥款代墊款項〉
- 明確結帳日、撥款日
避免員工總是要神秘秘或緊張兮兮地去問帳務人員，讓員工可以安心專注工作。
✈預支差旅費
海外或是長期差旅，需要較高的交通與住宿費，建議一定要讓員工有預支差旅費的選項。差旅回來後，依照憑證與差旅辦法核算差旅費，多退少補。
🎯零零散散寫了這麼多，其實管理面就一個原則：
讓員工可以專注在工作上，發揮最大的工作效能
本文圖文皆由優雅阿姨自行繪製與撰寫，若需轉載請說明出處！感謝。
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