員工代墊款、零用金管理,老闆什麼時候還我錢?

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員工代墊款大至國外差旅、小至一支筆的文具採買,員工幫公司上山下海的努力打拚,零用金、代墊款對老闆來說可能只是個小錢,對勞方來說可能是得錙銖必較的資源運用,可別讓員工的心思用在〈煩惱代墊款什麼時候下來〉。
關於代墊款,勞資雙方都應該要知道的三件事:
  1. 非必要不代墊款項
  2. 代墊“前”知會公司並取得同意
  3. 了解及制定公司零用金管理規定
在外打拚的員工
無論公司規模,都難以避免外勤人員出差代墊款,或是員工在外奔波臨時得採買一些電池、文具等小零件。

👉非必要、不代墊款項

公司沒有權力要求員工代墊,員工也沒有義務代墊
以帳務角度員工代墊款屬於公司負債,員工經常性的代墊款容易產生糾紛,帳務成本高之外,也讓員工的心思放在自己資金運用上,無法專心工作。
因此,無可避免要代墊時

知會公司👌並取得同意

  • 避免公司最後不認帳,得自己吞下
剛剛提到員工代墊款屬於公司負債,法律角度來說就像借貸關係,確認這個購買、出差行為經公司同意核准,最好有雇主或是主管同意的證據,一封e-mail、通訊軟體訊息截圖也可以。
  • 小額支出與行政成本是不符比例
朋友在一間大型公司任職,光是他自己所屬的組別約20人,有回一名新進人員,興匆匆地炫耀自己採買的絢麗進口文具。
👧「公司的筆難用喔,我買了這個要報帳」發票打了公司統編準備要報帳
上司🤦‍♀️「自己特殊需求的物品,屬私人物品,公司不會同意支付」
會計🙅「要是每個人都去採買自己想要的物品,沒完沒了」
100元憑證,費用申請單、貼上憑證,經主管審核、送會計部門、結帳、撥款。
行政成本遠超過這100元
此時就要採用

👛零用金管理

定額零用金保管人

公司撥款一定額零用金,如5千元至1萬元給保管人,支應郵寄費用、小額採買,通常保管人可能是公司的櫃台人員、總務、會計助理或是秘書。
保管人被賦予保管零用金的責任,與被授權把關審核費用的工作,不符合公司規範的小額支出會直接被擋下來🙅‍♂️。
大方的老闆會自掏腰包出一筆零用金👛,給保管人靈活應用,例如辦公室訂飲料、訂下午茶就不報公司帳,而是老闆買單。
或是一些無法報支(例如未打統編、無憑證等)的小額支出,就用這兩個零用金小帳能適當的調整活用。

降低同仁代墊情況的方法

  • 🚗租用公司車
    避免同仁開自己的車,以公里數計算差旅費相當麻煩,還有過路費、油資等拆算,在帳務成本上很高。
  • 與計程車車行簽約🚕
    員工差旅直接預約合作車行並簽帳,由公司一併月結付款。
  • 🏨由公司安排宿舍或訂旅館
    員工不須煩惱住處外,也可達到控制預算的目的。
  • 給予交通、生活津貼🌆
    但要注意若為定額津貼,會屬於員工之所得。
  • 📲與電信公司簽約,降低☎月租費或由公司負擔電信費
    查帳員經常出外勤或是撥打電話給客戶,由事務所一併與電信公司談訂優惠方案,事務所也提供定額額度供外勤人員使用。

公司資產管理

明訂規範、有效管理

🙅‍♀️使用公司電話作私人用途,有個在銀行上班的朋友用公司電話打給我的私人手機,因為現在的推銷電話太多直接拒接。
辦公室裡的3號、4號電池原本放在文具櫃供同仁自由取用,但總是使用的很快,明明辦公室不太會使用到這類型電池,推測是有人帶回家使用,於是只好讓總務保管電池,讓公務所需者取用。 🤷‍♂️真的不是公司太小氣什麼都要管。
高雄勞資糾紛事件,一名補習班員工下班前裝取公司飲用水回家,離職後遭雇主求償近2.5萬元喝水費。新聞連結 2022-3-22
💦若公司無明文規範或是在員工有其不當行為當下予以制止,無法作為控訴〈員工侵害公司資產〉之要件。

明確的管理規範

報支規範

透過教育訓練,讓同仁知道公司對於費用支出的規範,包含報支上限、需要準備的憑證。
例如:公司只負擔經濟艙等票價,或是稅務上所要求的憑證規範是如何。
延伸閱讀:了解稅法進項稅額規範《營業稅制度-進銷項稅額 憑證種類

撥款時間

  • 不建議代墊款與薪資同一筆發放,可能會有與薪資混淆,搞不清楚的情況。
優雅阿姨曾任職之公司做法是〈發薪日隔天撥款代墊款項〉
  • 明確結帳日、撥款日
    避免員工總是要神秘秘或緊張兮兮地去問帳務人員,讓員工可以安心專注工作。

✈預支差旅費

海外或是長期差旅,需要較高的交通與住宿費,建議一定要讓員工有預支差旅費的選項。差旅回來後,依照憑證與差旅辦法核算差旅費,多退少補
🎯零零散散寫了這麼多,其實管理面就一個原則:
讓員工可以專注在工作上,發揮最大的工作效能

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職場難免有些吉白的人事物,但把腦袋弄的靈光一些,可以讓自己過得優雅一些。優雅阿姨認真寫寫,請帶一點點腦袋來看看。
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