辨公室電腦系統自動化 – Power Automate, ChatGPT的出現, 作為IT人當然要知一二, 以下內容提供十種自動化工具, 以及多個案例供參考, 希望幫到大家.
定義
以我個人的定義, IT人在Inhouse中, 是透過IT的知識, 資源來幫助其他部門, 例如在其他部門下, 根據他們的專業知識, 在他們的要求下, 幫他們改善流程, 方便他們的工作, 如令他們減少自己的重覆而機械化的工作, 令他們專注本業, 使自身發揮的價值最大化, 最終令全公司得益.
使用範例 (不斷更新)
流程化程序 – 準備, 計劃至實作, 以倉庫為流水化倉存案例, diagram.net介紹Excel, Xlwing, Zapier – 如何使用Excel、Xlwing和Zapier來製作部門系統, 協同不同部門
Notion -如何在各個部門中使用 – 建立部門文件分享, 知識共享, 公司活動放送之分享平台
NFC – 如何應用NFC在人力資源, 銷售及市場行銷, 倉庫, 採購, 會計等部門
QrCode – 如何應用QrCode在人力資源, 銷售及市場行銷, 倉庫, 採購, 會計等部門
GPS – 如何應用GPS在人力資源, 銷售及市場行銷, 倉庫, 採購, 會計等部門, 用Ubidots存儲, 顯示位置
應用: 十種公司系統自動化工具
利用現有系統, 或在無系統的情況下, 利用十種工具, 把流程效率化
ChatGPT: ChatGPT
知識管理工具: Notion
自動生成: Writer, Assemblyai, tome, Leonardo, Midjourney, Murf, bhuman
RPA: Power Automation, Automation Anywhere
Integration Service: Zapier
Chatbot: Line bot + Google Web Service + DialogFlow
Office Automation: Word, Excel, PowerPoint, xlwing, openpyxl, pandas, ChatGPT, Plugin
Website: WordPress + Hosting / Cloud + notion
IOT: ubidots + GPS Device
電路控制: PLC
Cloud: Azure, Google Cloud
Webscrapt: Automate webpages, Python Beautiful soup
基本要知 – 公司四大部門需要
運作部門
工作: 如倉存, 運送
逹到給予公司的目標: 倉存的整理, 準確度, 運送的時限, 位置.
改善流程: 記得以前讀過一, 兩課運作管理, 其中一種說明如何以一條流水線的方式, 把原料化成成品, 把成品交至客人的流程. 以令Process更有效率.
分析, 監測Process: 如過程中有没有錯誤, QC Control, 員工的位置等
文檔處理: 如過程文檔, Email等
銷售和市場部
工作: 銷售部是一個重要的部門, 流入金錢的部門. 有收入公司才可運作, 才可支付費用, 製作出品, 提供價值.
工作: 市場部也一樣, 成立的目的為令理解市場情況, 令公司更具吸引力.
逹到給予公司的目標: 對各員工的營業額
對客: 店員客人的查詢
策略: 嘗試策略, 以及後來的一般化
市場: 對手分析, 理解市場情況. 如建立市場定位等
吸客: 如提供專業知識, 以媒體傳播等, 提高知名度
Website: 為公司業務的門口
人事部門
文化: 公司的重要資產為員工, 有人工作才有運作. 不同文化會令公司吸引到不同的人, 不同的人會產生不同的工作態度, 不同的工作態度會產生不同的工作成果. 而公司會基於工種, 想要的工作成果而有不同的文化.
例行工作: 請人, 新入識, 工作評估, 離職
彈性及規章處理: 公司規則處理, 包括違規處理, 請假, 工傷的請求等
會計部
工作: 公司的心臟, 處理金錢的部門
年度工作: 公司財務, 年尾計數
日常工作: 出工資, 交稅, 供應, 客戶出入帳等
員工開支: 員工開支處理(如員工為公司買東西)
共同點
作出決定: 正常來說每個員工都會有權責, 要不然每事也要問上級, 這樣會很麻煩. 而權責是兩面, 有準確的資訊和方便的工具可幫他們.
結語
科技的目的是以人為本, 這是人性. 希望大家好好利用, 再見!
