如何撰寫一份創業計畫書 增加政府創業補助申請的過件率?(下篇:合理編列補助款與核銷經費)

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如何撰寫一份創業計畫書  增加政府創業補助申請的過件率

如何撰寫一份創業計畫書 增加政府創業補助申請的過件率

延伸閱讀:如何撰寫一份創業計畫書 增加政府創業補助申請的過件率(上篇)
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前言:繼如何撰寫一份創業計畫書 增加政府創業補助申請的過件率(上篇)針對計畫內容在研發動機競爭力分析-技術/產品/服務優勢比較以及可行性分析等三大重點進行深入的探討後,接下來要談的便是進入一般政府創業補助案申請最大的重點: 核銷經費編列及補助款編列

一般來說,幾乎絕大多數的政府創業補助案,於簡章規範都會有一個最重要的規範但書,即:實收資本額≥補助款≥自籌款,且必需自籌款≥總核銷經費的50%以上,但其實很多業主在申請前可能只知其一不知其二,常都會有「申請補助款金額填越高越好」的迷思,卻忽略了「補助款」「核銷經費背後的意義」

其實,政府創業補助的經費會有一點類似標案的結構,就筆者長年執業的經驗來說,在實質意義上也不太像是真的補助,嚴格的講起來應該是您的項目在某一段專案執行的起迄期間內為了研發或是服務創新方面的營運,必需花費一筆費用,而這筆費用正因為您申請了政府創業補助,故必需在該補助簡章的規範下,將總經費核銷並花費給政府單位看的,以茲您是如實的運用這筆資金在您專案的運行上,並非是墊高公司資本額或供公司營運日常支出所使用。也因此在申請前的計畫撰寫、經費編列,乃至於在申請後的經費核銷,都是必需其來有自,且提出相關單據、憑證以及會計師簽證報告(於期末報告時提具),才能讓您的創業計畫與經費需求、核銷能夠名符其實


那麼,在申請政府創業補助時,究竟申請補助款該填多少?

在回答這一題之前,我們先說明為何在申請政府創業補助時,必需自籌款≥總核銷經費的50%以上?其實這理由很簡單,因為政府在撥付這筆補助款給您背後的實質意義在於「補助」,而非「無條件扶助」,意即你在發展一個創業項目時,「除了拿別人的錢」以外,也得要「花自己的錢」,所以這時候花自己的錢便有了必需大於總經費50%以上的規定,只是大部份的業主在常態申請時,為了將補助款額度放大到極大化,自己出的經費(即自籌款)極小化,都會恰好編列成補助款與自籌款各50%佔比的情況。所以針對這一題:在申請政府創業補助時,究竟申請補助款該填多少?通常我們必需要最先預估的便是在某一段特定的專案起迄時程內(大多數的補助案都是以12個月為單位),我在「人事費用」「委外費用」合計可能會花多少錢?在估算完成這筆潛在可能的總核銷經費後,我們再回頭來尋找投遞性質申請補助款(至少低於總核銷經費的一半)適合自己的政府創業補助案。

例如:假設您的項目標的是係屬服務創新,且經過前述的預估,預計您的創業項目在某一段專案期間內的營運費用,包含人事費與委外費用約台幣300萬,那麼您就有可能適合申請SIIR服務業創新研發計畫,其補助款申請上限恰好就落在新台幣150萬。


再延伸上述的議題,為何申請政府創業補助款不是填越高越好?又該如何估算總核銷經費?

一般來說,幾乎所有的政府創業補助案除了幾乎都有前述實收資本額≥補助款≥自籌款的規定以外,另都還有人事費必需大於總核銷經費50%以上的要求,另外剩餘不到50%的總核銷經費則可填具在「委外費用」的核銷上。但這規定其實也並不違和,其背後最大的目的便是要新創業主們除了「創業是必需要自己也花錢的」以外,另也有期許業主們的創業項目是能夠「有團隊且能自主營運」,倘若您的核銷經費、營運及研發成本有一半以上都是委外,那麼就本質上更會像是那間委外公司來申請就好。基於此,我們在決議補助款該填多少?以落實總核銷經費究竟會多少?其計算依據來源便是來自於人事費用的估算,其次即為委外費用的估算。

這裡舉個例子,倘若您今天要研發出像Ubereats這麼一個外送平台項目,其中1年內的給薪不含勞健保的人事費用達200萬(大於總核銷經費的50%),委託第三方IT資訊公司的程式設計與平台開發費用為100萬(小於總核銷經費的50%),那麼總核銷經費便為300萬,補助款最多也僅能申請總核銷經費的50%即150萬。

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所以,補助款填越高背後的意義代表著:所「背負的總核銷金額壓力」越大,倘若經您計算過後,人事費用及委外費用合計仍是花不完補助款+自籌款,那麼這份補助案便可能會有無法核銷、違約的疑慮,通常在這樣的暇疵下,於申請階段就會被承辦單位予以退件了。基於此點,就經費編列的面向來說,就會有兩種情況是不適合申請政府創業補助案的。

1.公司資本額太低,無法滿足實收資本額≥補助款≥自籌款的政府創業補助申請基本要求

2.團隊成員太少,無法於人事費用如實核銷填具高額度的補助款


承接以上敘述,接下來我們就有在會計科目(如上圖)編列的問題。

在總核銷經費其最大的組成來自於「人事費」,而這人事費的編列又通常以投入專案的「核心團隊成員人月數」為計算基礎,且並不會「塞滿完整的專案起迄期間」。這裡舉個例子,假設專案總期間為12個月,而在這段期間內您有投入正職的研發工程師1名、系統設計師1名,那麼我們通常編列的人月數可以落在1~11個月,並不會是12個月完全塞滿,其背後原因在於政府單位認為在常規的政府創業補助案,人員可能有請假或工作上的異動,且公司自然有日常維運會耗損的工作權重,常理上並不可能百分之百完全投入在該次政府創業補助申請的專案中。也因此承接這個人事費核銷的議題,如以上研發總經費預算編列表來說,其中在「人事費」以及「研發人員」這個編列項目,其所指的就是完全投入且具勞保全職身份的正職團隊核心成員的薪資。但許多創業項目,在正職以外,也可能會有非正職員工不具備勞保身份委外人力存在,例如:找外包的SOHO系統設計師或找某專業領域的教授任聘為顧問等,在這個部份則需在政府創業補助案申請前與公司之間簽署並交付合作意向書、無其他單位任職或其他任職單位同意書等相關文件,才能提具核銷項目,且顧問的人力通常與正職核新團隊成員的比例不成文的多以1:3為限,不能再更高了,且每個月最多僅能核銷2萬,即1年的申請案中最多核銷24萬(其中可佔補助款最高12萬以下,以及自籌款最低12萬以上)


另外一個重要的核銷區塊便是我們方才提到的「委外費用」,以研發總經費預算表為例,可依申請項目實際委外的情境來落款填寫,例如:您可能會向第三方廠商支付費用購買技術授權,或是有委託研究、研發項目,或是從事系統設計或其他勞務,這些費用都可填寫到「技術引進及委託研究費」這個項目當中。唯一要注意的是,只要您填具這些項目在政府創業補助案申請,那麼在送件前必需提具合作意向書,於過件核銷經費階段時也必需提具附統編的發票(部份補助案可提具海外委外公司的Invoice)才能做經費核銷。另外值得注意的是,該第三方廠商的統編、營運項目及為您的創業項目所提供的服務必需符合計畫精神,例如:一個媒合平台研發案的申請,其委外公司幾乎就是整合行銷公司或資訊公司來進行程式研發設計,這時倘若您找個完全不相干的影視公司來做經費的核銷,又無法具體說明源由,那麼就會顯得很違和,也可能會讓您的補助案申請落的無法過件且於審查會議被不斷質疑的窘境。


最後在研發總經費預算表的消耗性器材及原材料費研發設備使用費以及研發設備維護費方面,要值得注意的是,大多數的補助案在會計核銷準則於後兩項大多有攤提會計年度達20年以上的要求,也因此若您的設備總經額並不是很高,可能會造成設備購置使用及維護費用經攤提後過低、過於零碎,且還要為其編列資產編號、併入會計帳,造成核銷在作業上的困擾,因此若在非特殊需要且設備金額不高的前提下,多半不建議業主申報攤提。且如同人事費的核銷必需在專案執行起迄期間內,設備的購買亦同,這些費用的發生與如實核銷都是不溯及既往也不能延後的,這點在大家申請政府創業補助案時必需格外留意。


合理編列政府創業補助款與核銷經費重點歸納:

1.補助款並非填的越高越好,需視實際營運的團隊人數、薪資與委外費用來做預估

2.團隊人月數在專案執行期間通常不會編好編滿,必需低於總專案執行期間

3.在申請前掌握好實收資本額≥補助款≥自籌款以及人事費必需大於總核銷經費50%的兩大原則

4.所有的花費從金流到索取附統編的發票開立日期,都必需落在專案執行期間內

5.委外費用的編列必需與計畫用途、委外廠商的營業項目「名實相符」

6.既然有編列委外費用,那麼「有花錢做事」,就必需產生相因應的「KPI」做為期末報告查核驗收之用


關於作者 小編 艾瑞克

現為台灣夯創業共同創辦人,過往曾於1年的時間內籌辦100場以上的創業工具型課程,熟稔政府創業補助申請、計畫書撰寫、社群行銷工具操作(如:FB / LINE@)、網路行銷、大數據分析以及創業育成輔導等相關領域,目前亦為中央大學 育成中心UStar計畫輔導業師之一。在創業以前,也曾服務於永慶房產集團 好房網、台灣之星 分眾行銷處等網路事業單位,憑藉其網路行銷及社群經營專業,現營運之台灣夯創業FB粉絲團人數亦已達到16,000人以上。

曾授課合作單位:各縣市政府青年局(包含:新北、桃園、宜蘭、苗栗等單位)、新北創力坊、國際青商會 北區總會、Ti台灣孵化器、CLBC創育加速器、Macus商務中心、台北亞太商務中心、清華大學、中央大學、台北大學、輔仁大學、銘傳大學等創新育成中心。

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