Notion vs Heptabase，哪個更適合我？白月光與硃砂痣又該如何抉擇？#數位收納

2024/04/13閱讀時間約 10 分鐘

Notion 跟 Heptabase 是我目前最常用的兩款軟體，在我自己的工具陣型中，分別扮演著不可或缺的角色，這兩款工具特性不同，今天就要來跟大家分享我自己的使用心得，以及最常被討論到的問題：「我該挑選哪一個軟體來使用？」

之所以兩者會經常被比較和討論，主要還是兩者有類似的功能和介面，但是用起來的體驗卻又說不出來的差異。對我而言，一個像是白月光，一個像是硃砂痣，各有優點讓人難以取捨，接下來我會利用穿插的方式，分析兩者使用上會遇到的問題，以及用整理收納的角度來看這兩者的差異性。

Notion 跟 Heptabase 的工具特性

最近還蠻常聽到身邊的人在討論：到底該選擇 Notion 還是 Heptabase，我只能說，先瞭解工具特性，再視你的工作流而定。我認為兩者的光譜是這個樣子。

另外 Notion 因為版型比較美觀，適合把自己的內容美化後共享出去，但是要美觀，勢必要多花一點時間在版面設計上，相對的 Heptabase 因為版型簡單，只要專注把內容快速紀錄，因為是給自己看的，資訊快速精準就好，在個人用途上，我覺得目前 Heptabase 是優於 Notion。

Notion 就像是蓋房子

在建築領域，蓋房子有特定的流程，從放樣、打地基再到鋼筋、板模，後面才有磁磚、木工、水電、門窗，由外而內互相搭配，Notion 的架構層級也是如此，從最外層的工作區，到團隊空間，再到頁面、子頁面、區塊和資料庫，分屬於不同的空間結構。

Notion 有垂直特性，像是蓋房子一樣由外到內，使用者必須具備良好的結構觀念。

因為層級和功能過多，所以導致學習曲線較為困難，偏偏大多數人在學習 Notion 時，為了快速上手，卻是從最小單位「區塊」開始學習，就連網路上大多數的教學都是如此（因為從區塊開始最直覺、最快速）。但是這番操作下來，到中後期的時候會產生一個很大的問題：

問題一：我想要把資料搬家，但是卻無從下手…

所以缺乏空間觀念的人，用 Notion 用到最後頭會很痛，我用整理收納的角度來解釋，因為「一進門，看到角落有空位，還沒搞懂空間的用途和物品的關係，就先把東西堆放在那邊。」等到要整理的時候才發現不知道如何下手，也沒辦法將物品歸類到適合的空間。

我再以建築的角度形容，「蓋房子不可能先放好家具或是馬桶，再牽管線，再把四面牆砌出來。」整體工序上，一定是丈量好，先有樑柱才有牆，形成「空間」後，牽好管線，最後才是家具跟設備的到位。

所以說要快速上手 Notion，要從區塊單位開始學起，但要學好 Notion，一定要從最大的單位，先把工作區、頁面的功能定義好，再開始放東西到這些空間中。

Heptabase 像在書桌上做勞作

Heptabase 有水平特性，使用時各張卡片都是平等的關係，使用上會強調平面展開。

我們再來說說 Heptabase，Heptabase 就像是在書桌上做勞作，搭配日記本和抽屜。想知道詳細的概念，可以參考Heptabase 一點通｜從起手到入手 #2這篇文章（影片連結），Heptabase 大部分的操作，會以平面為主的白板二維維度，我用牌桌和紙牌的案例來解釋：

如果我們把牌桌當成白板，屬於可視化的二維平面，撲克牌就等於是卡片，但一旦當整副撲克牌疊在一起，就產生了厚度，也產生了不具備可視化的卡片盒三維空間。

所以我們可以用花色來區分卡片（Heptabase 中顏色的概念）。標籤就有點像是 A 到 K 的數字大小，我們在白板中，也可以透過 Section 分類出 Full-House 或是同花順的牌面。

另外，當我們把各種零散的卡片拼湊在一起，變成我們想要的花色組合，就變成了名義上的「永久筆記」，而寫作也是運用這個原理，平時累積越大量的卡片，就越能串聯知識並做到高效產出。

最後補充一下，雖然永久卡片可以視為是單張卡片，但我們仔細一看，可以發現這張卡片是有厚度的，這個厚度也代表，除了白板的廣度效果外，它具有卡片盒的深度效果，也代表卡片中的雙向連結關係。

使用 Heptabase 會不會跟 Notion 一樣有資料搬家上的問題呢？理論上是不會，因為卡片跟卡片是獨立的水平單位（都在卡片庫裡面），不像 Notion 中頁面跟資料庫的垂直從屬關係。但是使用上可能會衍生另一個問題：

問題一：卡片會變成幽靈卡片或是孤兒卡片…

要解決這個問題，我想用整理收納的角度，以不同的收納人格（影片連結）來解釋：

如果是視覺型的蝴蝶人或是蜜蜂人，可以用白板功能，把資料「陳列」在眼睛所及的二維平面。
如果是瓢蟲人或是蟋蟀人，可以利用標籤功能，建立具有卡片盒的三維空間來收納。

我的資料不知道要放在哪個「空間」？

在 Notion 建築物中迷路

在學習 Notion 的路上，如果你想開始把 Notion 當成主力工具時，就會面臨到下面的問題：

問題二：我不知道該怎麼做資料的分類和整理？

我也曾經遇過這個撞牆期，就是當時我的 Notion 建築體還沒有蓋得很好，也確實掉入「分類的陷阱」中，而當你大腦的注意力都放在分類的時候，往往會中斷心流，也讓很多靈感和想法溜掉了，關於解決方法，我後面會補充，其實還有一個問題也是蠻多人會遇到的，就是：

問題三：我的資料放到 Notion 後，就很難再拿出來…

這個部分可能牽扯到數位收納的概念，如果你使用 Notion 會有「資料墳場」的現象，那麼你要好好「思考」一下，你在存放資料的時候，是屬於「發散階段」還是「收斂階段」。「思考」同時包含了發散跟收斂，在這兩者間重複的組織，人類的大腦發達，就是比別的生物更會「思考」，才能主宰這個世界。

整理是屬於後半段的收斂階段，所以說如果還在發散思考階段，或是跳過發散思考的階段，直接把資料「收」進 Noiton 的儲藏室中，就會導致資料無法重複利用的情況。

在 Heptabase 的桌上放太多東西

在學習 Hepbase 的路上，有一部分的人會很「尬意」絲滑流暢的白板和標籤，如果你想開始把 Hepbase 當成主力工具時，就會面臨到下面的問題：

問題二：一味的把卡片放到白板中，導致白板變卡頓…

我知道有些人喜歡利用白板的可視化功能，但我自己的習慣，只有在學習或是創作這種階段才會使用白板，我並不會用白板來「存放」資訊。

用思考階段的概念，白板特別適合發散階段，可以把抽象的想法轉化為可視化的產物，但我們思考不能無限發散，要適時收斂，否則再多的白板都滿足不了我們。

Heptabase 要用得好，必須要學會在發散跟收斂思考中，收放自如！

白月光和硃砂痣，我該選擇哪一個？

張愛玲的小說《紅玫瑰與白玫瑰》中深刻地描述了一個男人在生命中，會遇到至少兩個女人，不管選擇哪一個，總會不甘心或是抱有遺憾。

生產力大師提亞戈・福瑞迪也曾說過：

挑選工具就像是找對象，你不能期望一個工具可以做到任何事，總是有不完美的地方，而我們要試著去接受這個不完美。

回到今天的主題，我們就來總結一下，Notion 跟 Heptabase 一定要做出抉擇嗎？

我思故我在，完整的思考要包含發散、組織、收斂

記住，工具是用來幫助我們的！不是造成我們困擾的！與其想破頭思考自己適合 Notion 還是 Heptabase，我建議問自己一件事：

你在當下，是處於發散，還是收斂思考階段？

如果是發散階段，我會建議使用 Notion 頁面或是 Heptabase 白板來踩油門，幫助我們想更多。

如果是收斂階段，我會建議使用 Notion 資料庫或是 Heptabase 標籤來踩煞車，記下我們想到的，幫助我們做好知識收納。

我們想要到一個目的地，一路上除了補油門以外，也要適時踩煞車，完整的思考，也意味著在發散、收斂間來回重組，缺一不可。所以我們可以得到以下結論：

沒有發散只有收斂＝沒有完整思考（組織）＝資訊只進不出，很難再次利用。
過度發散沒有收斂＝沒有完整思考（組織）＝找不到關鍵資訊。

生產力有不同維度，要用不同面向去檢視

我們在世界上，可以感受到三維的空間，同樣的在使用生產力工具，也同樣可以利用不同維度的模型來檢視。以下我用一個表格來說明，為什麼你會感覺 Notion 或是 Heptabase 好用，又為什麼會覺得 Notion 或 Heptabase 不好用？

如果說第一維度是一則點狀的筆記，第二維度就是平面的白板或是畫布，第三維度則是把筆記或是白板疊加起來所產生的卡片盒。

從一維開始，兩者可以說是旗鼓相當，都可以用不同格式來建立筆記，到了二維，Heptabase 的優勢就展現出來，這也是 Notion 所欠缺的白板功能，不過我覺得可以用 Miro 或是 Whimsical 這種純白板工具來彌補，事實上 Notion 對於這兩個白板工具也有做出適配性，當然如果你想要順暢在一二維之間轉換，那一定是 Heptabase 比較吃香。

接下來我們繼續來到三維，對於筆記間的關連功能，雙方都做的挺好的，而且都有做到雙向關連。最後我要補充一下，維度上的判斷其實不只有三維，上去還有一個第四維度叫做「時間」的維度，在這個維度，Notion 終於可以比較大聲說話了，因為以目前來說，Notion 不僅有行事曆、時間軸，還有提醒功能也很完整，甚至還出了 Notion Calendar 這個獨立工具，而 Heptabase 目前只有日記和任務這種非可視化，還沒辦法做到很完整的時間或任務管理。