雖然朋友介紹的占星大師看著我的星盤,說「妳很適合當PM啊!」,但每當需要去催進度的時候,我這個大I人就覺得好像自己下油鍋被炸了一回。
由於我在目前公司的工作內容會涉及跟很多單位的合作,例如一個大案子我們部門承作一個項目,由我們出PM,但這個項目底下又有一部分是另一個部門負責(有點像是自己公司內部的下包商)。而這個案子需要整合的資料可能又從ABCD各單位來,我們需要跟各單位談資料對接的規格,等他們提供資料……
大I人再怎麼想躲,也終究還是當起了討債鬼。跟其他朋友交流過,許多I型人都對這件事同樣有心理障礙。跟人打交道已經夠累了,何況目的還是這種不討人喜歡的事,根本光用想的都累。
經歷兩年多的討債生涯,算是有摸索出一點應對之道,給I人們參考。
為什麼抗拒追問進度
明明說好的期限快到了,該交進度的人兒卻悄然無聲,此時我們內心會腦補很多可能性:
- 他快交進度了再等一下下就有了(所以應該不用催吧吧吧)
- 他有做但忘了回報(去問他會不會顯得不信任他呢)
- 他交不出來在裝死(去問他是不是加重他的壓力呢)
- 他不想做所以故意慢吞吞(好討厭面對那種態度消極的人喔)
- 他討厭我所以做好了也不想跟我說(想到要跟不喜歡自己的人對話就胃痛)
等等等……
剛開始,最常出現「內心默默認定應該是1」這種允許自己再等等的逃避式想法,但很有可能就跟《等待果陀》一樣永遠等不到。
建立認知:能準時交件的其實是少數人,不要抱著僥倖的心態乾等
以前當基層員工,因為我都是那個準時完工的,所以我以為不按時完成任務的人是少數而已。但接觸了規模大、成員龐雜、程序冗長的案子之後,發現delay根本是常態。
為什麼?
心理學家Kahneman & Tversky在1979年提出「計劃偏誤」(Planning Fallacy)理論,說明為何大多數人在預估自己需要耗費的時間時,普遍都會低估。這現象的原因之一就是人類通常過度自信(過度樂觀)。
在《超級專案管理》這本書中,作者提出了一個驚人的數據:
「集合一百三十六國、二十多個領域,超過一萬六千個專案,整體來講,僅百分之八點五的專案在成本與時間兩方面都按照計畫進行。在成本、時間與效益三方面都達標的專案,更是只有微乎其微的百分之零點五。」(此時不禁慶幸成本還不歸我管)
Delay根本就是人之常情,你delay,我delay,大家一起快快樂樂地delay(我的技術主管曾對我說:「大家都在拖進度,為什麼就我們部門要準時?」)
有了這個認知,才能接受:進度通常不會自己從天上掉下來(尤其當流程中沒有設計任何機制去提供動力、加速進展的時候)。
調整出發點:是追進度,也是提供協助
沒有人喜歡被討債。如果抱著「我就是來檢查你做完沒」的心態,不要說被追進度的人不舒服了,INFP自己內心都過不去,訊息還沒發就已經覺得自己是壞人(但我知道很多其他類型的人並不會這樣想)。
不妨試試看,抱著「你是不是遇到什麼狀況,有我可以幫忙的地方嗎?」這樣的心情去接觸(就算不是實務上跳進去幫忙做事,或許可以用其他資源來幫忙,例如:調度其他同事分工,建議將任務依照優先序拆項「分期付款」,或如果遇到跨部門溝通不良就想辦法幫highlight之類)。
當然也有一種可能性是:那個要交進度的人「官階」比我這個小屁M大得多,人家不需要我的幫忙,也根本不想理我。
以我目前的經驗,他們聰明得很,遇到其實耍賴不交進度也不會出事的案子,他們就毫不客氣地泡茶看戲,放你一個小PM在那邊戰戰兢兢;如果是出手會「立功」或delay真的會出大事(例如這客戶公司非常重視)時,基本上該出現就會出現。
人有百百種,不會每個人都溫暖友善
真的,的確也有可能有些人就是擺爛或不怎麼友善,不太想積極配合。
以前我都會覺得這樣的互動讓我壓力很大,但現在學著別太把這些人的態度當一回事。他可能早就對公司每件事都不順眼,不是只有被問進度時才不開心。只是誰當了風口浪尖上的那個出氣筒被潑了一身,試著轉身抖一抖把垃圾甩開,別留著折磨自己。
或者,這樣的人會有他在意的人事物,找出來用吧!(一物剋一物嘛)
有些人會說,PM要去搞好人際關係,但我覺得若遇到真的很麻煩的人,花心力討好他,短期內或許有些好處,後續不會比較輕鬆。我自己的選擇會寧願公事公辦(但儘量帶著善意!)
這部分或許可以參考《華盛頓商學院最受歡迎的談判課》,如果不是合作,就只能當作是一場談判了?
無論追債是否順利,I人真的要先減少內耗。說句實話,拖欠的都不害躁了,我們在抱歉什麼啦~