Notion教學:一次搞懂Relation(關聯關係)和 Rollup(匯總),打造你的個人資料系統

更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘

當你開始建立越來越多的 Notion 資料庫時,一定會遇到這樣的需求:

  • 我希望「任務」可以連結到某個「專案」
  • 我希望「內容行事曆」可以自動讀取「靈感庫」裡的素材
  • 我希望可以計算某個「課程」底下完成了幾個章節

這些操作都需要你掌握兩個超重要的功能:Relation(關聯關係)與 Rollup(匯總)

今天這篇文章,就是為了幫助你從概念到操作,一次搞懂它們!



✳️ 什麼是 Relation(關聯關係)?跨資料庫建立「橋樑」

Relation (關聯關係)是 Notion 提供的一種資料庫屬性,可以幫你把兩個完全獨立的資料庫「連結」起來。

想像你有這兩個資料庫:

  • 📋 任務資料庫:儲存所有的工作任務
  • 📁 專案資料庫:每一個專案,底下會有好幾個任務

這時,我們可以在「任務資料庫」裡新增一個 Relation (關聯關係)欄位,將每個任務連結到對應的專案。

Relation(關聯關係) 操作步驟:

  1. 在資料庫中新增欄位 → 選擇屬性類型「Relation(關聯關係)」
  2. 選擇你要關聯關係的目標資料庫(例如:專案資料庫)
  3. 決定是否要「允許多選」或「只限一對一關係」
  4. 勾選是否「顯示反向關聯關係」,讓對方資料庫也可以看到這段連結
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🔗 建立之後,你可以在任務中直接選擇「這個任務屬於哪個專案」。



📊 什麼是 Rollup(匯總)?從關聯關係資料中「撈資料」

Rollup(匯總) 是一個依附在 Relation(關聯關係) 上的功能。

當你透過 Relation (關聯關係)連結到另一個資料庫後,就可以透過 Rollup(匯總),撈出該資料庫中某一欄的資料來做統計或顯示

Rollup (匯總)操作步驟:

  1. 在資料庫中新增欄位 → 選擇屬性類型「Rollup(匯總)」
  2. 選擇你剛剛建立的 Relation(關聯關係) 欄位(例如:任務關聯關係到專案)
  3. 選擇要顯示的欄位(例如:任務的完成狀態)
  4. 選擇顯示方式(例如:計數、百分比、最早日期、總和等)

💡 舉例:在「專案資料庫」中加入一個 Rollup (匯總)欄位,可以顯示這個專案總共有幾個任務、已完成多少個任務、還剩下幾個未完成。

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這樣就能快速掌握整體進度,不需要一個個點進任務去看!


完整操作流程:

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🔍 Relation(關聯關係) 與 Rollup(匯總) 的實用場景三選

1. 任務管理系統(任務 ↔ 專案)

  • Relation(關聯關係):將任務連到專案
  • Rollup(匯總):在專案中顯示任務總數與完成率

2. 內容創作流程(靈感庫 ↔ 發文行事曆)

  • Relation(關聯關係):一篇內容連結多個靈感/素材
  • Rollup(匯總):在行事曆中自動顯示已連結素材的數量與標題

3. 學習進度追蹤(章節 ↔ 課程)

  • Relation(關聯關係):每一章節屬於某個課程
  • Rollup(匯總):顯示某課程目前已完成的章節比例與學習時數總和



❗ 常見錯誤與使用小技巧

  • Q:為什麼我抓不到我想要的欄位?
    A:Rollup(匯總) 必須依附 Relation(關聯關係),請先確認你有先建立好對應關係。
  • Q:可以用 Rollup (匯總)抓另一個 Rollup(匯總) 的數據嗎?
    A:不行,但你可以建立一層中繼資料庫,來完成多層統計。
  • Q:Rollup (匯總)只能顯示數字嗎?
    A:不,只要目標欄位是文字、日期、選項…都能顯示。數值類型還能統計!
  • 小技巧:
    • Rollup (匯總)結果可以搭配公式進行進一步加工,例如製作完成進度條。

📌這邊我有分享進度條的實用公式,『✨Notion 教學|打造專屬進度條:3 款實用公式一次分享!』。



✅ 結語:從連結到自動化,打造你自己的資訊系統

掌握 Relation(關聯關係)與 Rollup(匯總),代表你已經邁入 Notion 進階用法的大門。

它讓你的資料「動起來」,彼此互相參照、自動統計、甚至串成一整套管理流程。


當 Notion 不再只是你單純的記事本,而是一個你自己打造的數據系統,你的生產力與資訊管理方式就會完全不同。


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