接續瀑布式專案管理的 49 道程序、五大專案管理階段,課程接著說明 ITTO 的概念,也就是我們可以用 Input, Tools, Techniques, Output 來拆解每個Process。
講師則接續介紹了幾個常見、在多個 Process都能見到的例子:
- Enterprise Environmental Factors (EEF):常見的 input,其實指的就是公司的文化,像是常用的溝通管道、一件事情一般的處理流程是什麼... 雖然並非專案本身的內容,但很可能會影響專案的執行方式,因此也必須在規劃專案時考量進來可能對專案產生的影響。
- Organization Process Assets (OPA):常見的 input,組織本身擁有的知識、程序、文件等可能對達成專案目標有幫助的資產,並且專案成員可在執行過程中同步去增進這些資產。白話一點來講就像是公司的專案文件,像是一個模板,讓我們在規劃的時候可以有個依據更快地做出來,透過一致的文件格式促進溝通效率等。
- Project Documents:在專案規劃以外,傳統專案管理的 49 道程序中,各程序所使用的文件,可能用在但也不限於紀錄、分析...一道程序所產出的文件output,可能是其他程序的input (例如某個分析結果,在下個程序中成為拿來做決策的input)
- Project Management Plan:分散在各程序中,用作專案規劃的文件。
- Expert Judgement:常見的 tool,為特定程序僱用或尋求專家的建議,來協助規劃或執行該process。
- 數據相關tools:四個有關data的常用tool,包括數據蒐集、數據分析、數據表達(如何將分析完的數據,用能夠理解的方式說明給利害關係人)、決策。其實談了一些相關方法,可以再自己獨立成一篇說明。
- Interpersonal and Team Skills:49道程序都會用到的tool,講師直接說明為專案管理最重要的能力之一,用一句話形容就是不論如何,想辦法"becoming a better people person"
- Meetings:很容易理解的常用tool,但其中也藏著大學問。當中提到的在會前給予參加者足夠資訊、讓大家清楚今天開會的目的、每個時間段落希望討論完的事情、養成不超時的習慣等;以及會後提供每個人清楚的下一步行動指引;避免無效會議「如果你在一場會議中,沒有跟任何人說話,那或許你不該參加這場會議」。簡單易懂,但在每天的實踐中很容易被忽略。
- Project Management Information System(PMIS):專案使用到的工具,例如office文書處理軟體、進度控管工具等 (授權工具:讓大家知道自己被交辦什麼任務;配置工具configuration management system: 比較抽象, 有點像各版本、程式碼間紀錄彼此目前狀態,例如記錄下已開發的元件,避免開發到重複功能等。
- Change Request:常見的 output。對於專案計畫提出變更請求,可能是為了修正專案走偏的部分,或是預防專案可能會發生的問題,以及修復損壞的專案元件(例如軟硬體的功能異常)
- Work Performance Data, Info and Report:常見的output,data是實際來自工作產生的數據(例如完成時間、進度等),info則是將data和原先的計畫做比較所得到的資訊,最後據此產生工作表現報告,用以讓利害關係人或團隊了解整個專案的工作狀況。
- Updates:常見的output,專案各階段都可能產出更新,包括對專案文件的更新、或更新組織的對專案的共享知識、專案的規劃更新、或是對組織環境文化的更新。