PMP 課程筆記 08:四個 data tools

更新於 發佈於 閱讀時間約 4 分鐘

ITTO 的說明中,有提到其中四個常見的數據相關 tools,在這邊獨立成一篇筆記說明。

如果用一個軟體新功能開發案作為例子,以下四個tools分別的使用情境是:

  1. Data Gathering 數據蒐集:透過使用者訪談、或撈資料蒐集當前系統的使用者數據。
  2. Data Analysis 數據分析:將蒐集到的資料進行分析,了解看看目前相關功能的使用率。
  3. Data Representation 數據表達:將分析完的資料整理成各類型使用者、不同功能使用率的圖表,使分析結果更容易被利害關係人理解。
  4. Decision Making 數據決策:根據數據表達呈現的分析結果,利害關係人決定進行或不進行此新功能的開發。

接下來在各段落列舉四個 tools 的常見執行方法。

Data Gathering 數據蒐集

  • Brainstorming 頭腦風暴:集結利害關係人開會,讓大家自由地提出點子加以討論(有些會強調在初期不要過多的批判,因為此作法的重點是廣泛地蒐集意見,盡可能鼓勵參與者提出更多意見)
  • Interview 訪談:經典的方法,準備好訪綱,訪談你的利害關係人(可能是使用者、高階決策者...)
  • Focus Group 焦點團體:可以找來專案領域相關的專家,尤其是相關主題有深刻理解的利害關係人,蒐集他們的觀點以及如果是他們會怎麼解決相關的問題
  • Checklist 核選清單:將可能考慮開發的功能全部列舉出來,提供給潛在利害關係人,請他們勾選想要的功能(感覺適合大量廣發問卷的情境,或是用做訪談的起始內容)
  • Questionaires and Surveys 問卷:也是經典方法,可以調查利害關係人的滿意度、對於這項專案的期待等。

Data Analysis 數據分析

  • Alternative Analysis 替代方案分析:對於想要解決的問題,可以分析出哪些不同的解決方法?除了最初想到的方法,數據是否指出了其他可能的替代方案?
  • Root Cause Analysis (RCA) 根本原因分析:辨識造成問題的根本原因,例如開發速度太慢,表象來看可能是人員偷懶?但可能分析蒐集來的意見回饋後,發現是團隊目前的技術能力不足,需要花較多時間在學習新技術上。
  • Varience Analysis:差異分析,比較兩者的具體差異。例如原先本月預算是10萬,但實際開支是12萬,那就有2萬元的差異預算。
  • Trend Analysis:趨勢分析,觀察數據在不同時間區段的變化趨勢。例如本月預算超支2萬元,但上個月超支4萬、上上個月超支5萬。這樣綜合差異分析來看,我們可以更完整了解我們預算管控的狀況。

Data Representation 數據表達

利用各種形式去表達數據分析的結果,目的就是讓接收方(顧客、利害關係人...)理解你的想法。現在有很多樣的圖表和軟體去協助我們完成數據表達,像是流程圖、魚骨圖、表格...表達的方式又是自成一門學問,這邊就不贅述。

Decision Making 數據決策

  • Voting 投票:各種投票來做決策的方式,包括過半多數決、所有人皆須同意、未過半多數決。
  • Multicriteria Decision Making 多標準決策分析:列出各個考慮標準,分析各個點子作法在各面向的表現,例如花費、時間、滿意度...
  • Autocratic Decision Making 專制決策:由一人為整個團隊做決定,老闆說了算XD

其實每個方法真正要執行起來,還是有很深的學問,但在這邊只是先將課程提到常見的做法整理成筆記。整體來說,每個環節越準確,讓數據越精確,我們便有更多機會做出好的決策。

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