在辦公室日常中，會議室預約常常是個小麻煩。以前我們公司是用 Microsoft Outlook 的內建功能來管理會議室，不過換掉之後才發現，其實還有其他更輕量的解決方案。最近試用了 Koalendar，真的讓人覺得很方便。
Koalendar 不但支援中文介面，操作起來簡單直覺，免費版的功能就足以應付大部分需求。雖然進階功能需要付費，但對於一般公司或團隊來說，免費就夠用了。
如何開始使用 Koalendar？
- 登入官網：打開 Koalendar，用 Google 帳號登入。
- 建立會議室：在系統內創建一個會議室，這就是大家預約時會看到的入口。
Koalendar會議室預約系統
- 設定時段：你可以決定單次會議的長度，例如 30 分鐘、60 分鐘或 90 分鐘。如果一場會議需要 1.5 小時，就選擇 90 分鐘即可。
- 修改名稱：預設顯示的名稱通常是你的 Gmail 名字，可能不太適合當會議室名稱。建議修改為「XXX公司會議室預約」、「ABC團隊會議室」等，更清楚。
- 修改方法：進入管理介面，點選會議室標題旁的 Edit 按鈕，就能更改。
修改會議室名稱的連結
修改會議室名稱的edit按鈕
系統描述範例
你也可以在會議室頁面加上說明，像這樣：
「請在下方選擇會議時間，系統會自動寄送提醒郵件。如果該時段無法選取，表示已經有人預約，請改訂其他會議室。」
這樣一來，大家在使用時就能一目了然。
會議室說明撰寫
總結
Koalendar 對我來說是一個簡單又美觀的會議室預約解決方案。比起傳統的 Outlook 或其他複雜系統，它更直覺，而且免費就能滿足大部分需求。如果你的團隊也需要一個方便的會議室預約工具，非常推薦試試看。
