從混亂到有序:Notion 會議記錄與關鍵字搜索技巧

閱讀時間約 4 分鐘
在揭開高效會議筆記的面紗之前,讓我們先從一段引言開始思考:
"一份好的會議筆記,不僅是信息的承載者,更是決策與行動的觸發器"

這簡單的觀點深刻地揭示了筆記在我們商業生態中不可或缺的地位。當筆記本身的質量得以提升時,整個團隊做出決策的速度以及行動的效率也會跟著昇華。

看到這,你可能會問:如何才能達到這樣的提升呢?這篇文章將探討具體的策略,從結構化的記錄模板到關鍵字標記技巧,我們將一步一腳印地踏查那些能使會議筆記變得更為高效的方法!


raw-image

在會議中做筆記,聽起來很簡單,在現實中卻是一大挑戰。

試想一下,當大家意見激烈交鋒時,想要一字不漏地記錄下來,那壓力可想而知。記錄的速度遠跟不上腦中思緒,或是漏掉了哪位主管提的那個閃光點子,或是下一步計劃的細節,這些都是很常發生的事。

而且,會議中的對話常常漫無邊際,找出那些真正值得記錄的點,像是在海中撈月,讓人摸不著頭腦。會議結束時,一堆的筆記只是一片混亂,要從這堆亂麻中抽絲剝繭,找出執行計劃,既耗時又心累。

說到筆記,我也有自己一套會議記錄的小方法 —— 一個我設計的會議模板,它有別於麥肯錫筆記法或是子彈筆記等模板,這個模板更為簡單清晰易入門,也大大提高了我的會議效率。


會議模板區塊

首先,它分為幾個部分:

  1. 會議名稱:在這欄會寫下會議的具體名稱或主題
  2. 開會日期:記錄會議的日期,可以配合 database 來整理會議時程。
  3. 筆記區:我會在這一區實時記錄會議進行中的所有討論,之後會對這些筆記進行篩選並整理到上方的整理區。
  4. 整理區:用來歸納並重組討論內容的地方,將散亂的資訊用列點式梳理成清晰的架構。
  5. 摘要:總結會議中最重要的決策或信息,可以快速了解會議的重點。
  6. 關鍵字:針對會議,可以挑選幾個重點詞彙,這可以幫助在需要時快速搜尋到相關會議紀錄。
  7. 會議分類:根據會議主題或性質給予分類標籤。在 review 時能更有針對性地找到所需的會議記錄。

可以搭配下圖來進行閱讀。

raw-image


如何建立模板

1.先建立一個 database

raw-image


2.在 database 中建立會議紀錄 page

raw-image


3.後方可建立需要的項目分類,如:開會日期、分類、參與人員等,都可依自己需求增減。

raw-image


4.開啟該會議後可在下方建立此模版,點開連結後點選 Duplicate 即可複製,複製後會呈現下圖。

raw-image


5.點回 datadase,在右方建立模板。

raw-image


6.將剛剛複製的模板也貼在此,就可新增預設模板囉

raw-image


7.回到 database 將剛剛設定的模板設為預設,之後新增的頁面就會自動套用此模板囉!

raw-image


但「工具」是要讓我們更方便,因此以下介紹 Button 可以如何一鍵建立!


如何善用 Button

1.在 database 上方建立一個 Button

raw-image


2.上方可為 Button 命名或是新增 icon,這邊命名為新增會議。點選下方加入動作,選取 Add page to …

raw-image


3.點選此 database,as 後方點選剛剛所建立的模板

raw-image


4.(個人習慣)開會當天會新增當天的會議,因此可以建立固定 property,點選開會日期,後方選取 Today

raw-image


5.點選 Button 後,會自動新增當日日期於開會日期欄。

raw-image


6.完成以上動作就完成囉!

建立完會議紀錄後如何快速搜尋會議紀錄?我們接著看吧!


快速搜尋會議紀錄

1.在會議紀錄中會填寫關鍵字

raw-image


2.按下 cmd/ctrl + p 即可搜尋找到需要的資料

raw-image




以上就是我個人常用的會議記錄模板以及每一部分的細節介紹!

透過這樣有序的分類和紀錄方式,就能有效地整理和複習會議內容,無論是在準備報告、追蹤行動項目,還是回顧過往討論時,都能迅速找到所需的信息。希望我的分享對您有所幫助,也期待它能為您的會議管理帶來新的啟發。

在忙碌的工作中找到適合自己的組織方法,能夠讓我們更有效率地處理信息、提高工作效能。祝您在未來的會議中一切順利,能夠輕鬆掌控所有細節,達到更佳的溝通和協作成效!




如果你喜歡我的內容,歡迎按讚、留言或分享給你朋友~

你的肯定是我持續推進並更新的最大動力 ୧(ᕯ˙ᗨ˙ᕯ)୨


職場小白 | 目前於金融新創公司擔任專案經理 | 喜歡研究高效率、高生產力的職場技能與 Notion 相關技巧。開始試著把所學知識產出與大家分享。
留言0
查看全部
發表第一個留言支持創作者!
你可能也想看
經過6次職涯諮詢後,我從困擾混亂的狀態,成為已經準備好辭職的公務員去年諮詢前我只是個迷惘的公務員,在6次職涯諮詢師的旅途中,我正視自己內心的渴望、認真盤點現在的狀況,付諸實行與諮詢師討論出來的計畫,才能在1年內的時間成功轉職,希望藉由分享的過程,讓內心對於轉職遲疑的人得到一些為自己拚搏的能量!
Thumbnail
avatar
Brook職涯諮詢
2024-04-21
《十歲前の親子聊心》12|從混亂到清晰:如何引領孩子區分情緒與事實孩子的世界,充滿了情緒與事實的糾纏,父母如何成為他們情感與現實間的明燈? 從認識情緒到表達事實,探索如何透過耐心引導,幫助孩子清楚分辨內心的情緒與外在的事實的不同,培養出他們的情緒智力。 閱讀全文,成為孩子成長路上的堅實後盾。 父母如何引導孩子清晰表達:情感與事實的分離 在父母眼中,孩子
Thumbnail
avatar
波士の思考
2024-03-03
【從 0 到億】A輪後的策略調整及混亂在成功完成A輪融資之後,投資人給予我們兩大挑戰。首先,他們期望我們在年底之前能夠將日活躍用戶數(DAU)提升至200萬,這意味著我們需要在短短的半年內,將當時的用戶數增加三倍以上。其次,他們希望我們開始探索如何對用戶進行有效的變現。這兩大目標都非常具有挑戰性。 不過在這之前,我們第一件做的事情是讓
Thumbnail
avatar
Michaeloil
2024-01-24
從混亂中恢恢平靜的方式透過信仰尋求內心平靜的方法,能夠幫助我們面對起來更有效。這篇文章探討瞭如何透過謙卑和順服上帝的力量,來解決內在和外在的挑戰,並帶來平靜。本文也引用了聖經中對於轉變思想的引導,呼籲讀者放下世俗習俗,讓上帝更新思想,成為新人。
Thumbnail
avatar
未果
2024-01-23
從混亂中邁向正軌空間從一片凌亂中逐漸成形,不完美,但完整。 買一些餐廚具,想可以給愛的人作飯,就從做飯給自己吃開始。買一組手沖咖啡工具,希望偶爾有人來找,可以在有陽光的窗口前喝一杯咖啡,主要是因為看房的時候,已經看見起床後自己在餐桌前給自己沖一杯咖啡的畫面。
Thumbnail
avatar
阿金 ❙ studio JIN's
2023-12-11
從一團混亂到一團「合契」──如何用復盤策略精進團隊共學為了引領學生們的思辨與解決問題的能力,提升學生學習互動共好的素養,我們常常運用分組討論學習。然而我們卻從未有機會好好學習如何透過有效的共學,提升學習品質。 團隊合作究竟要怎麼教呢?
Thumbnail
avatar
岱華
2023-09-26
從混亂到平靜,『整理』新的開始你是否曾因生活空間、心理空間或情感空間的混亂,而感到壓力重重?你是否發現自己感到不知所措、無法集中注意力? 對於『整理』,我不是非常熱衷的人,當自己感到混亂的時候來整理,並不是想要讓「混亂」變成「整齊」,而是想知道,我真正想要『整理』的是什麼? 有時候你需要外出
Thumbnail
avatar
Talia療心畫愛
2023-03-27
電影《戀愛腦內高峰會》:從混亂到整合的人格隱喻《戀愛腦內高峰會》以一種輕鬆詼諧的眾聲喧嘩比喻,表面是愛情選擇題,然而裡子是自我概念的自卑、分裂、掙扎與混戰,如何逼進自我否定,又何以在絕處逢生。我會說,皮克斯的《腦筋急轉彎》是兒童版,《戀愛腦內高峰會》是成人版的自我整合故事。
Thumbnail
avatar
林仁廷心理師
2022-01-21
「瘋」是一種社會共構的混亂,從《一念無明》看高壓社會在資本的時代,「責任心」值幾個錢?這世代有太多需要背負的責任與難題,都壓得人喘不過氣。
Thumbnail
avatar
予晞🌸
2021-02-13
avatar
雙魚鏡方格子檔案館
2007-06-15