你是否曾經在撰寫商務英文郵件時，心裡想著「這樣寫對嗎？」 尤其是與國外客戶或合作夥伴溝通時，一句話的語氣就可能影響合作關係。
但當你真的開始寫郵件時，單字選擇、句子結構往往讓人感到困惑。
今天，我們整理了一份商務英文郵件常用表達與句型指南。讀完這篇文章後，你將能自然地開啟與結束郵件，禮貌地提出請求，並在不同情境下靈活使用各種實用句型。
商務英文電子郵件不僅是語法問題，更在於根據情境選擇合適語氣。
以下整理了可立即在工作中使用的表達方式：
📩 1. 郵件開頭問候 (Opening)
- I hope this email finds you well. → 「希望您一切安好。」
- It was great speaking with you last week. → 「很高興上週與您交流。」
- Thank you for your quick response. → 「感謝您的快速回覆。」
小技巧： 開頭以關心或感謝對方，能給對方留下良好印象。
💡 2. 提出請求 (Making a Request)
- Could you please send me the report by Friday? → 「請您在週五前發送報告，好嗎？」
- I would appreciate it if you could confirm the schedule. → 「若您能確認行程，我將不勝感激。」
- Please find attached the file for your review. → 「隨信附上文件供您參閱。」
重點： 使用 please, could you, would you mind 等詞，既禮貌又清楚表達請求。
💬 3. 道歉表達 (Apologizing)
- I apologize for the delay in my response. → 「很抱歉回覆延遲。」
- Sorry for the inconvenience caused. → 「對造成的不便深感抱歉。」
- We regret to inform you that… → 「很遺憾地通知您…」
注意： 道歉時最好附上解決方案或後續安排，能增加信任感。
✅ 4. 郵件結尾 (Closing)
- Looking forward to hearing from you. → 「期待您的回覆。」
- Please let me know if you have any questions. → 「如有任何問題，請告知。」
- Best regards / Kind regards / Sincerely → 「此致 / 敬上 / 誠摯問候」
小技巧： 加上 Have a great day! 可讓語氣更親切溫暖。
📎 5. 郵件結構範例 (Email Flow)
- Opening: 問候 → Purpose: 郵件目的 → Details: 詳細內容 → Action: 請求或安排 → Closing: 結尾 範例：
I’m writing to follow up on our previous meeting regarding the project timeline. Please see the attached file for details. Looking forward to your feedback.
💼 撰寫商務郵件的好習慣
- 簡短明確。 過長的句子容易造成混淆。
- 避免使用表情符號或縮寫。 正式郵件不適合。
- 寄出前檢查。 錯字會降低專業度。
最快掌握這些表達方式的方法是實戰練習會話。
單純背單字無法理解郵件的語氣與語境。 因此我使用 LINGORA，可以同時進行1對1外籍教師會話與 AI 學習。
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✅ 商務情境會話，將學到的表達直接應用於對話中。
透過這種方式，你能自然熟悉郵件的語氣與結構。
商務英文郵件看似困難，但掌握基本結構與常用表達後，任何人都能自信撰寫。
練習本文提供的句型，慢慢建立自己的專業風格。
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