Excel神技能|用Power Query一鍵整合多份月報或銷售表

更新 發佈閱讀 4 分鐘

做數據分析,大家第一關通常不是「分析」,而是「整理」。 最可怕的敵人,不是模型錯誤,而是三十個 Excel 等你手動合併,程式小白、不會巨集的你我該怎麼辦?

其實,這正是數據處理最真實的起點——從混亂的資料中,建立可用的秩序。

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人人都想從數據中掘金,用分析預見趨勢,但其實無論大小數據,普通人離數據處理最靠近的第一步就是 Excel,但數據從產生到使用還有一小段路程,從資料產生到使用,中間那段「清理與整理」的過程,就是所謂的 ETL(Extract、Transform、Load)中最關鍵的 T——資料轉換。它負責修正錯誤、消除重複、統一格式,讓數據變得乾淨又可靠。

後來我發現 Excel 內建的 Power Query,能讓這件事從「地獄循環」變成優雅的「一鍵完成」。 這篇就教你怎麼讓報表整理也能有一點工程師的氣勢(?!)

用 Power Query 合併多份 Excel:讓資料整合變得優雅又高效!

適用範圍是多份「相同格式的檔案」,你想要把多份內容貼在一起或者從中提取(篩選)相同的內容。

1. 整理資料來源

將所有要合併的 Excel 檔案放進同一個資料夾中(檔案格式需一致,例如欄位名稱相同)。一個小小的tip: 如果你的檔案散在不同資料夾中(例如每天一個檔案夾),先到母資料夾(例如:月份資料夾),使用右上角的搜尋溝通,輸入相同的名稱,就可以快速複製所需要的檔案啦!

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快速的將檔案都放到同一個資料夾當中!

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打開Power Query 載入資料夾

在 Excel 上方選單中,點選【資料】→【取得資料】→【自資料夾】,選擇剛剛放好檔案的資料夾。

匯入資料,不清楚的友友可以按圖索驥

匯入資料,不清楚的友友可以按圖索驥

預覽與合併

Power Query 會自動列出資料夾中的所有檔案,點選【合併】>【合併並匯入】,即可在查詢編輯器中看到所有表格的預覽。

(可略過)清理與確認欄位

如果想要在這一步轉換資料,例如將所有匯入的表單(因為格式相同)將第二行刪除、新增欄位、篩選資料,也能在編輯器裡完成,可以點選【合併】>【合併並轉換資料】,進行調整。

首先會進入到Power Query 的畫面,記得一些大原則:

  1. 所有的欄位調整都會同步修改到所有匯入的資料表中
  2. 選擇行or列後,使用上面的“轉換”、"新增資料行"、"檢視表"去操作整列或者整行的資料編輯調整
  3. 每完成一個步驟,右邊會自動建立新的一步,如果想刪除步驟時,在旁邊打叉即可~也可以編輯名稱以免自己忘了步驟在執行什麼
Power Query 操作畫面

Power Query 操作畫面

很多時候會遇到資料表中前幾列是空白,或者自己不想保留的列,該如何刪除表頭?

先到常用中尋找“移除資料列”,接著選取“移除頂端資料列,

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接著選擇要刪除幾列

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刪除後好多了!

哇啦

哇啦

剛剛提到的若想要恢復/刪除這個步驟,可以點選旁邊的步驟按下x

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最後回到上面“常用”的頁籤,選擇「關閉並載入」,就可以等待完成匯入!

莫急莫慌莫害怕

莫急莫慌莫害怕

最後表格就自動出現啦!只是A欄位會是匯入檔案的來源~

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Power Query 不是新工具,但懂得用它的人,就能少花時間清資料、多花時間看結果。說穿了,這不是偷懶——而是把腦力留給更有價值的部分。學會用 Power Query,不只是為了少做一點事,而是能讓你把時間花在真正需要思考的地方——像是發現趨勢、解讀數據,或乾脆準時下班。

畢竟,在分析的世界裡,會偷懶的人,往往才是最聰明的。

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