程式麻瓜也能上手！Gmail信件自動監測與內容擷取教學

你是否曾因系統通知信的遺漏而感到焦慮？

為了確保重要資訊不被錯過，我設計了一個自動化監測腳本，能精準記錄郵件的接收時間與內容。儘管系統郵件的寄送時間不固定，無法單純依賴固定時間檢核，但這套解決方案能即時捕捉每封信件，讓我不再擔心漏接通知。

圖一：最終示意圖

因為公司使用gmail系統，所以我就想到可以使用google app script (類似javascript)的腳本程式語言，可以幫我快速串聯所有google 服務！

我真是機智的小天（？），但本人程式麻瓜.....該怎麼活用Google Apps Script：這個串聯 Google 服務的神隊友？這時候AI的強大就顯現出來了！還好我中文很好，我寫了下面的prompt.....

我的Prompt（我給 AI 的指令範例）

我向 AI 清楚說明我的需求：

我想請你幫我寫google app script 我按下按鈕後就可以去跑這個結果， (https://docs.google.com/spreadsheets/d (這裡是完整的網址）) 在這張檢核表當張中

• Email 主旨: 主旨都一樣
• sender: 寄件人都相同，系統發出的
• receiver: 有一個沒有收件人 (因為太多我不附上了)
• 寄送時間: 主要想要讀取的內容
• 信件內容: 主要想要讀取的內容

請幫我寫google app script....

如何操作

下面這段 Google Apps Script　貼到 App Script Editor（擴充功能 Exten­sions → Apps Script）後就能用。

圖二：App Script在這裡~

設定觸發條件：打造個人化自動化按鈕

這個自動化的小工具需要觸發，可以是時間點或者執行某個動作，我個人習慣使用按鈕，而設置按鈕有兩種方：

1. 自訂選單按鈕：每次開啟試算表都會在功能表左邊多出 「📧 檢核工具」→「↻ 更新 Gmail 資訊」，（如同圖二 右邊有個檢核工具）
2. 圖形／圖片按鈕：也可以在試算表插入「圖形／圖片」→ 右鍵 → 指派指令碼 → 填 updateEmailInfo，按按鈕就會跑。

我在這個範例中選擇第一種（看起來很高大上？）

AI基於我上述的需求會產出一步步的解決方案，如果聽不懂，我會說請step by step告訴我、或者我會說請用國中生/阿嬤聽得懂的語言指引我，或者就單純一直跟他說我不懂讓他重述~

AI會先跟我確認他的認知是否正確：

假設

• 工作表名稱 工作表1（如工作表名稱就要調整cod當中的 const SHEET_NAME）
• 第 1 列是標題，A∼E 欄依序為： 　Email 主旨 | sender | receiver | 寄送時間 | 信件內容
• A 欄已填入要檢索的 email 主旨。

程式碼

/**
 * 開啟檔案時自動建立自訂選單
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('📧 檢核工具')
    .addItem('↻ 更新 Gmail 資訊', 'updateEmailInfo')
    .addToUi();
}

/**
 * 依 A 欄「Email 主旨」搜尋 Gmail，
 * 把 sender / receiver / 寄送時間 / 信件內容 寫回 B~E 欄
 */
function updateEmailInfo() {
  const SHEET_NAME = '工作表1';          // ⇦ 工作表名稱
  const TZ         = Session.getScriptTimeZone();
  const MAX_BODY   = 1000;              // 信件內容最多存幾字
  
  const sh   = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(SHEET_NAME);
  const rows = sh.getLastRow() - 1;     // 不含表頭
  if (rows <= 0) {
    SpreadsheetApp.getUi().alert('沒有任何主旨可供檢索。');
    return;
  }

  const aValues = sh.getRange(2, 1, rows, 1).getValues();   // 只抓 A 欄
  const output  = [];

  aValues.forEach(([subject]) => {
    if (!subject) {                        // A 欄空白
      output.push(['', '', '', '']);
      return;
    }

    // 找最新的一封含該主旨的信
    const threads = GmailApp.search(`subject:"${subject}"`, 0, 1); // 最多取 1 thread
    if (threads.length === 0) {            // 找不到
      output.push(['(未找到)', '', '', '']);
      return;
    }

    const msg   = threads[0].getMessages().pop();           // 取該 thread 最後一封
    const body  = msg.getPlainBody().replace(/\s+/g, ' ').substring(0, MAX_BODY);

    output.push([
      msg.getFrom(),                       // sender
      msg.getTo(),                         // receiver
      Utilities.formatDate(msg.getDate(), TZ, 'yyyy/MM/dd HH:mm:ss'), // 寄送時間
      body                                  // 信件內容（前 1000 字）
    ]);
  });

  // 回寫 B~E 欄
  sh.getRange(2, 2, rows, 4).setValues(output);

優化信件內容：讓機器產出更貼近人性

初次運行後，我發現程式抓取的信件內容包含了許多系統資訊，冗長且不便閱讀。身為一個使用者，我只想看到乾淨、重點明確的內文。因此，我再次與 AI 溝通，進行優化：

• 目的： 按下按鈕後，從 Gmail 抓取最新一封符合主旨的信，並自動寫入寄件人、收件人、寄送時間以及精簡後的信件內容。
• 優化項目： 信件內容將會自動去除以下不必要的資訊：
• • -- 後的頁腳資訊（如取消訂閱連結）
  • From: / Sent: / To: / Cc: / Subject: 等轉寄歷史訊息
  • [cid:imagexxx] 這類圖片參照
  • [Company Logo] 等圖示文字
  • <http...> 這類 HTML 連結
  • 多餘的空白字元與簽名區塊（例如 Best Regards, 開頭的內容）

經過優化後的程式碼如下：

function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('📧 檢核工具')
    .addItem('↻ 更新 Gmail 資訊', 'updateEmailInfo')
    .addToUi();
}

function updateEmailInfo() {
  const SHEET_NAME = '工作表1';          // ⇦ 修改為你的工作表名稱
  const TZ         = Session.getScriptTimeZone();
  const MAX_BODY   = 1000;

  const sh   = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(SHEET_NAME);
  const rows = sh.getLastRow() - 1;
  if (rows <= 0) {
    SpreadsheetApp.getUi().alert('沒有任何主旨可供檢索。');
    return;
  }

  const aValues = sh.getRange(2, 1, rows, 1).getValues();
  const output  = [];

  aValues.forEach(([subject]) => {
    if (!subject) {
      output.push(['', '', '', '']);
      return;
    }

    const threads = GmailApp.search(`subject:"${subject}"`, 0, 1);
    if (threads.length === 0) {
      output.push(['(未找到)', '', '', '']);
      return;
    }

    const msg     = threads[0].getMessages().pop();
    const rawBody = msg.getPlainBody();

    let cleaned = rawBody.split('\n--')[0];  // 砍掉 "--" 後面

    cleaned = cleaned
      .replace(/From:.*/gi, '')
      .replace(/Sent:.*/gi, '')
      .replace(/To:.*/gi, '')
      .replace(/Cc:.*/gi, '')
      .replace(/Subject:.*/gi, '')
      .replace(/Best Regards,.*$/i, '')         // 簽名區塊
      .replace(/\[cid:.*?\]/g, '')
      .replace(/\[Company Logo\]/gi, '')
      .replace(/<http.*?>/gi, '')
      .replace(/\s+/g, ' ')
      .trim();

    const body = cleaned.substring(0, MAX_BODY);

    output.push([
      msg.getFrom(),
      msg.getTo(),
      Utilities.formatDate(msg.getDate(), TZ, 'yyyy/MM/dd HH:mm:ss'),
      body
    ]);
  });

  sh.getRange(2, 2, rows, 4).setValues(output);
}

修改好後按下儲存按鈕 （下圖）後，回到google sheet 重新整理，觸發的按鈕出現啦！

圖三：儲存按鈕

如何使用這個腳本：程式麻瓜也能輕鬆上手！

1. 首次執行與授權： 第一次執行時，會跳出授權視窗。請按照指示，授權腳本存取您的 Gmail 和 Google 試算表。這是確保腳本能正常運作的關鍵一步。
2. 日常使用： 之後，您只需點擊功能表中的「📧 檢核工具」→「↻ 更新 Gmail 資訊」，或按下您指派的按鈕，腳本就會自動更新 B 至 E 欄的資訊。

重要的注意事項

為了讓這個腳本順暢運行，請留意以下幾點：

• 確保 A 欄有主旨： 請確認您的 Google 試算表 A 欄已填入正確的 Email 主旨（例如：「對帳OO結果通知」）。這是腳本搜尋信件的依據。
• 工作表名稱正確： 請在「工作表1」分頁操作，或者如果您使用了不同的工作表名稱，務必修改程式碼中 const SHEET_NAME 的值。
• 完成 Gmail 授權： 第一次執行 updateEmailInfo() 函數後，請務必完成 Gmail 權限的授權步驟。

圖一

太好了！

現在你可以每天早上悠閒的喝咖啡、優雅地按下一個鍵，讓腳本替你開心工作啦！

作者後記

這個解決方案源於實際工作需求，並簡化呈現，希望能透過這篇文章，讓更多人感受到AI與程式自動化所帶來的無限魅力與便利，即使是程式麻瓜也能輕鬆上手！

未來期待與大家分享更多有趣的內容，讓ＡＩ與程式能幫助你的工作更上一層樓 ：）