自動化入門篇：讓Google Sheet幫你寄信、產出報表、紀錄流程
每天都被重複、瑣碎的工作纏身嗎？
Excel幾乎被你玩出花來，全公司沒人比你更懂表格，卻還得花時間溝通、確認、寄信、處理例行公事。如果能讓「機器人」替你自動完成每天、每週、每月的固定任務——該有多好？
但問題來了：「我不會寫VBA，也不會寫程式，怎麼辦？」
「我連怎麼跟AI說清楚都覺得困難……」
現在開始自動化也不晚~
別急，這篇就是寫給你的。
你只需要照著下面的「目標需求收斂模板」，就能一步步召喚Google App Script，建立屬於自己的自動化小幫手！
目標需求的收斂模板
- 目標：要產出什麼報表（檔名、目的）
- 輸入：來源清單（資料夾/檔名樣式、Sheet 名稱）
- 流程：步驟 1→2→3（清理→彙總→寫入），手動的步驟需要清楚
- 驗證：防呆條件（筆數/金額/日期等）
- 失敗處理：重試策略、錯誤紀錄寫入、通知對象，如果步驟中出現問題了怎麼排除
- 輸出：緊扣目標，寫入哪個表、哪些欄位，需要看到的最終結果為何
- 觸發：每月 X 日 HH:MM（Asia/Taipei） or 手動觸發
使用AI如同大廚烹小鮮(炒個番茄炒蛋)般 so easy!
實際案例
以筆者（AA國際）為例，每個月初都要寄信給OO公司的喵小姐，確認撥款次數並附上明細。對方回覆確認後，才能繼續後續帳務流程。 於是我用Google Sheet + App Script自動化整個寄信流程。
Step 1. 建立資料表
如果你覺得太複雜，就單純分為「輸入(人為處理)⮕處理資料(交給AI)⮕輸出(檢查結果)」，很多時候因為跨系統的限制，輸入這塊還是要由人處理 (或者可以考慮透過gmail跨平台處理)。
這份Sheet會作為整個流程的核心：輸入、輸出、紀錄都在這裡完成。
因為需要用App Script操作，每月只要人工貼上最新資料到指定位置即可。
- 第一張表：資料內容（會轉成PDF附件）
- 第二張表：Email-通路（寄信設定與公式）
- 第三張表：處理資料紀錄（記錄每次執行結果）
第一張工作表: 資料內容 (這張表單會轉換為PD成為附件)
第二章工作表: Email-通路
這張工作表，我使用了公式幫我去計算相關內容，你可以參考我列出的格式來維護
- 處理月份：下公式 讓這格呈現出"民國年(3碼)/月份(2碼)" 的樣子
- =TEXT(YEAR(TODAY())-1911,"000") & "/" & TEXT(MONTH(TODAY()), "00")，
- 紀錄次數：這是紀錄"工作表: 資料內容" 一共有多少筆匯款紀錄，所以我也是帶公式
- =COUNTA('資料內容'!A:A)-1
- 檔案名稱：檔案名稱需要結合前面兩格，呈現出"114/10_OO匯款41次"，我就使用了公式結合文字的部分，用&進行連接，這格會是PDF的檔案名稱！
- =B1&"_OO公司匯款"&B2&"次"
- Email 主旨：Email 主旨需要結合處理月份&次數，呈現出"AA國際- 114/10 OO公司-撥款次數41次"，使用了公式結合文字的部分，用&進行連接
- ="AA國際- "&B1&" OO公司-撥款次數"&B2&"次"
- Email 收件人：填收件人的email，超過1個以上地址用,來區分，即便換窗口都好維護!
- Email 副本：填入需要被cc的email
- Email 內文：使用類似前面的方式，將文字&欄位結合，讓公式自動帶出email 內文，記得系統寄件無法有簽名檔案，所以強烈建議放上自己簽名檔的文字喔！
最後完工就會長這樣：
等著收信吧！哇哈哈！
至於旁邊那個藍色的觸發按鈕，下面會教學怎麼做出來！
第三個工作表：處理資料紀錄
我只有鍵入表頭，其中A~D欄位系統都會自動更新，F欄位是自己加上可手動添加備註
Step 2. 請AI幫你寫Apps Script
這時候流程就非常重要了！請參照流程對AI發號施令，清晰地描述你會怎麼觸發這件事情發生、使用到那些輸入源、做出來的結果要參照誰(e.g.轉為pdf後檔案叫什麼名)、輸出後留下的紀錄要放在哪兒，切記一個tip: 表頭也要給 要假裝AI瞎了他看不到你的表單！
#文字版本
我現在有一個google sheet 裡面有三張工作表， 每次我會更新 "資料內容"，當我在"Email-通路" 的工作表中按下按鈕 (我需要製作一個按鈕)，請幫我執行: 1. 將"資料內容" 的內容打包成一份PDF當作附件 2. 請按照我在"Email-通路" 的工作表的內容對外寄信，並且附上一項中提到的PDF作為附件 B3是上面一項提到的PDF檔案名稱 ，請以B2命名 B4為Email 主旨 B5為Email 收件人 B6為Email 副本 B7為Email 內文 3. 執行後請在"處理資料紀錄"中紀錄結果, 請在空白行新增一筆紀錄，我的表頭為 執行日期 匯款次數 對應金額 對外寄送 申請發票狀態
Step 3.開始使用google app script來建立自動化小工具！
首先先點開: 擴充功能 > Apps Script
你就會來到一個whole new world (誤)，這裡是我已經有寫好的code
記得將程式碼完整貼上在1的區域，貼完後按下2的儲存按鈕，之後看是否要重新命名專案 (在3的位置)，之後就可以回到google sheet按下重新整理了
Step 4. 製作觸發按鈕
在"插入"當中，點選"繪圖"，開始你的按鈕大製作
如何新增(繪圖)點擊按鈕:
按下1找一個你喜歡的圖案，2編輯文字，3點選"..."調整文字大小，最後儲存並關閉
這裡有一個陷阱，請先把這個圖形移動到最終位置 (不然未來按下它選取時，很容易變成值接觸發，不然就要按右鍵)，移動後再點選旁邊的三個點點符號，選擇"指派指令碼"
這時候就要輸入觸發的指令碼
在哪裡?! 勿驚慌，在這兒~我們是要執行一個功能function 所以要選擇具體名稱
5. 恭喜可以開始執行! (開始debug")
按下去檢視一下成果，第一次執行時系統會要求授權，確認安全後執行。
示意圖
選擇帳戶後繼續，到"處理資料紀錄"察看結果
到Email 查收該封郵件:
那如果沒有跑出結果?
這時候我就會把錯誤訊息發給gpt請他幫我debug，回到google app script的後台，按下執行 (如果你有很多function 要選擇正確的/要執行的/通常是第一個)
下面會有錯誤訊息，丟給GPT開始跟他debug!
結語
這只是自動化的起點。
當你學會用App Script建立第一個「小機器人」，就能開始逐步解放自己，讓AI替你執行那些重複又耗時的工作。 未來每月只需貼上新資料、按下按鈕，一步到位！
想看完整程式碼？
👉 請到我的個人網站查看完整版code：Excel太累了？用Google Sheet + App Script自動生成PDF並寄信
