與其收集一堆「想」不如先選一個「做」
給你一個十億預算，你只能做一件事情，那這件事情是什麼 ?
問這個問題的背後，其實我想問的是，有沒有覺得自己覺得什麼都重要，所以什麼都做不好 ?
好比跟朋友出去吃一間人氣餐廳，聽網友推說這間無雷，什麼都好吃。跟朋友討論要吃什麼，最常遇到的一個困難就是，都好想吃喔，然後就會說一些什麼小朋友才做選擇的言論。
當「都」出現的時候，資源有限的人就要小心了。
怎麼決定是「那一個」是很難的課題。
你想成為什麼唯一，那就得讓自己學會怎麼選擇唯一。 ( 請王力宏出來一下 )
那要怎麼選 ?
我不知道。
但我覺得我可以分享一下我自己面對專案或是案例的時候的經驗還有想法。
一、先複習一下，我這邊曾經分享過的概念
如果有跟著這個系列一路看過來，應該還記得我在前面幾篇提到的 DARE 框架。
DARE 是我整理出來的顧問式思維四個步驟：
- D｜Define（看清楚）：把情緒變成問題
- A｜Analyze（查清楚）：找到真正的原因
- R｜Resolve（想清楚）：跳出第一直覺
- E｜Execute（做清楚）：讓每個人都知道該做什麼
而我們現在正在深入的，是 D（看清楚） 這個大章節。
我之所以花這麼多篇幅在「看清楚」，是因為我自己踩過太多次坑了。
很多時候我以為我知道問題是什麼，結果做到一半才發現，我根本搞錯方向。
所以我設計了 D.E.F.I.N.E. 這個框架，把「看清楚問題」需要注意的元素整理出來：
- D｜Describe the Situation（描述現況）
- E｜Extract the Gap（找出差距）
- F｜Frame the Real Question（框出真問題）
- I｜Identify Stakeholders（辨識利害關係人）
- N｜Name the Constraints（釐清限制條件）
- E｜Evaluate Priority（評估優先順序）
這裡要特別說明一下：D.E.F.I.N.E. 不是執行順序，而是「看清楚問題」這個階段需要注意的六個元素。
有時候我們可能先辨識了利害關係人，才回頭描述現況；有時候可能先釐清了限制條件，才發現需要重新框出真問題。
這六個元素是可以交互使用的，不一定要照順序走。
重點是：在進入 DARE 的下一個階段（ A｜Analyze 查清楚 ）之前，這六個元素最好都要有基本的掌握。
如果有看過前面幾篇，應該會發現每一個元素我都有設計一個好記的口訣或意象。
像是「我好會混呢」是幫助記得描述現況要包含哪些東西；「AIR」是幫助記得找差距要問哪三個問題；「NO」是幫助記得限制條件就是那些「不要」「不行」「沒有」的東西。
做到這裡，手上應該已經有一堆「看起來都該處理」的問題了。
所以今天這篇，我想聊的是 D.E.F.I.N.E. 的最後一個元素：
E｜Evaluate Priority — 哪個問題要先處理？
二、為什麼排序這麼難？
以前學生時代覺得排序應該是很簡單的事，那是因為學生身分考慮的東西相對單純，但是出了社會事情哪裡有那麼簡單。
在當時身分所伴隨要做的事情，通常是會隨著時間疊加的。
還以為是要把最重要的放最上面、最緊急的先做嗎？
很多時間管理的書或課程都會教「重要緊急矩陣」，也就是大家熟悉的艾森豪矩陣：
- 重要且緊急 → 先做
- 重要不緊急 → 排時間做
- 不重要但緊急 → 委託別人做
- 不重要不緊急 → 不做
聽起來可能很合理，我以前也這樣覺得。
但當我真的開始用這個矩陣，就發現一個很大的問題：
「重要」和「緊急」都可以是自己主觀認定的。
什麼意思呢？
比如說，我覺得「整理客戶資料」很重要，因為我覺得資料亂七八糟會影響後續的分析。
但老闆可能覺得「先把這週的報告交出來」比較重要，因為下週要跟客戶開會。
又比如說，我覺得「回覆那封郵件」很緊急，因為對方已經等了兩天。
但客戶可能覺得「修好那個 bug」比較緊急，因為他們的系統現在跑不動。
自己覺得重要，老闆不一定覺得重要。
自己覺得緊急，客戶不一定覺得緊急。
最後就會演變成一個很尷尬的狀況：一堆事情都變成「重要且緊急」。
因為不確定到底誰說了算，所以就把所有看起來有點重要、有點緊急的事情都放進第一象限。
然後開始加班，開始什麼都做一點。
做到最後，成果還是被嫌「不夠到位」。
我自己就經歷過這種狀況。
剛出社會接專案，客戶列了一堆需求，每一個看起來都很重要。
當時還很菜，我就想說，那我就每個都做一點好了，至少讓客戶看到進度。
結果做到一半，客戶說：「欸，我最在意的那個功能怎麼還沒做？」
我心裡想：「蛤？沒說那個最重要啊？」
但我也不好意思這樣回，只能硬著頭皮說：「好，我馬上調整。」
那次之後我就開始思考：到底問題出在哪裡？
三、問題出在「憑印象」
後來我慢慢發現，問題出在我一直在「憑印象」做決定。
什麼是「憑印象」？
就是在判斷一件事情重不重要、緊不緊急的時候，其實是用「感覺」來決定的。
- 「覺得這件事很常發生，所以應該先處理。」
- 「覺得這件事就是主要原因，所以應該先解決。」
- 「覺得這件事影響很大，所以應該先做。」
問題是，這種「覺得」很容易被一些東西影響：
情緒：最近被這個問題搞得很煩，就覺得它很嚴重。
比如說，最近一直被某個客戶催，催到很煩，就會覺得那個客戶的需求最緊急。
但其實可能另一個客戶的需求影響更大，只是他比較有耐心，沒有一直催。
近期記憶：上禮拜才發生過，就覺得它很常發生。
比如說，上禮拜系統當機了一次，就覺得「系統穩定性」是最重要的問題。
但其實那可能只是偶發事件，過去半年都沒發生過。
某一次的事件：有一次被罵得很慘，就覺得它影響很大。
比如說，有一次因為報告遲交被老闆罵了，從此就覺得「準時交報告」是天大的事。
但其實老闆可能更在意報告的品質，而不是準時。
這些都是「憑印象」的陷阱。
以為在做理性的判斷，其實是被情緒、記憶、過去的經驗牽著走。
四、如果要主觀認定，最有說服力的方法是「量化」
那怎麼辦呢？
我不是說「重要」和「緊急」不能用。
想用的話，我沒有意見。
但我自己的經驗是，如果要做主觀認定，最適合加進去的元素是：影響。
為什麼是「影響」？
因為「影響」可以回答一個很具體的問題：
「如果不做這件事，會造成什麼後果？」
這個問題很重要。
因為它讓自己所做的行動，都有牽涉到什麼，所以相對有憑有據，也有自己做這件事情的立場。
當開始思考「後果」，就比較不容易被情緒牽著走。
當然，我覺得最有說服力的方法就是：量化。
為什麼要量化？
因為當把主觀的感覺變成數字，就有了一個可以比較的基準。
一個人說「A 很重要」，另一個人說「B 很重要」，可以吵一整天。
但如果一個人說「A 的影響是 5 分」，另一個人說「B 的影響是 3 分」，就可以開始討論：「為什麼覺得 A 是 5 分？我覺得應該是 3 分，因為⋯⋯」
數字可以為了讓討論有個依據。
還記得我在「描述現況」那篇提到的「我好會混呢」嗎？
呢 = Number（數據）
意思是：需要找到一個數字來做表示。
不是因為數字一定對，而是因為數字可以讓判斷變得可討論、可校正。
五、我的方法：按下 ESC
好，講了這麼多，到底要怎麼做？
我自己整理了一個方法，叫做 ESC。
如果覺得整篇文章的核心 Evaluate Priority 太難記，那就記 ESC 好了。
就像在電腦上按下 ESC 鍵，是為了跳出當前難以抉擇最要先做的狀態。
這裡的 ESC，也是協助跳出陷入直覺的陷阱。
讓我一步一步分享吧。
Step 1：E = Enumerate（枚舉）
第一步，先把所有覺得要處理的問題或任務都列出來。
不要只是想想，寫下來。
這一步好像很簡單，但因為我過去很懶所以我沒做。
我本來習慣把事情放在腦袋裡，覺得「記得就好」。
但現實就是當腦袋裡同時裝著十幾件事情，根本沒辦法好好思考。
會一下子想到 A，一下子跳到 B，然後又擔心 C，最後什麼都沒做。
所以第一步就是：可視化那些問題或任務。
寫下來，可以是用紙筆、用 Notion、用任何習慣的工具都行。
主要是讓腦袋清空，讓自己可以「看到」所有的事情。
還有一點很重要：特別是那些一想到就抗拒的，更要寫下來。
因為那些抗拒的事情，往往就是一直拖著的事情。
而一直拖著的事情，有時候反而是最該先處理的。
Step 2：S = Sense（感覺/憑印象）
第二步，提醒自己：現在正在用「憑印象」做判斷。
為什麼我用 Sense 這個字？
因為「憑印象」的諧音就是「頻因響」。
我知道當「憑印象」在判斷事情的優先順序時，需要知道的核心就是三件事：
- 頻（頻率）：是不是常遇到這個問題？
- 因（因果）：是不是覺得這就是主要原因？
- 響（影響）：是不是覺得這個後果很大？
當在決定「先做哪一件事」的時候，腦袋裡跑的念頭通常是：
- 「這個問題最近一直發生，應該先處理。」（頻率）
- 「這個問題是造成其他問題的原因，應該先解決。」（因果）
- 「這個問題影響很大，不做會很麻煩。」（影響）
這三個判斷我認為本身都蠻合理的。
只是這三個都很容易被情緒、近期記憶、或某一次的事件放大。
所以 S 這一步的重點是：意識到自己正在憑印象，然後準備逃離它。
那我怎麼逃離？
就是把「憑印象」變成「可量化」。
給每個問題的「頻率」「因果」「影響」各打一個分數，選 1、3、5 分其中一個。
為什麼是 1、3、5 而不是 1、2、3？
因為如果用 1、2、3，會發現很多問題的總分都一樣，還是分不出高下。
用 1、3、5 可以拉開差距，更容易做出決定。
頻率：這個問題發生的頻率有多高？
- 1 分：很少發生，偶爾才遇到一次
- 3 分：偶爾發生，每個月會遇到幾次
- 5 分：經常發生，每週甚至每天都會遇到
因果：這個問題是不是造成其他問題的主要原因？
- 1 分：不太是主因，解決了也不會改變太多
- 3 分：可能是主因之一，解決了會有一些改善
- 5 分：很可能是主因，解決了其他問題也會跟著改善
影響：這個問題對自己、對團隊、對客戶的影響程度有多大？
- 1 分：影響很小，不處理也不會怎樣
- 3 分：有一定影響，不處理會有些困擾
- 5 分：影響很大，不處理會造成嚴重後果
三項加總，分數越高，越值得優先處理。
這樣做的好處是：把「覺得」變成了「打了幾分」。
當需要跟別人討論優先順序的時候，就有了一個可以對話的基礎。
Step 3：C = Consequence（後果）
第三步，把打完分數的結果，再用「後果」來檢驗一次。
這一步很重要，因為有時候打完分數，會發現某個問題總分很高，但問自己「不做會怎樣」，卻發現好像也不會怎樣。
那它可能沒有想的那麼優先。
所以這一步要問自己：
「如果不做這件事，會造成什麼後果？」
- 誰會跳腳？是自己、團隊、還是客戶？
- 會有怎樣的感受？是小困擾、中等麻煩、還是嚴重災難？
- 會失去什麼？是時間、金錢、信任、還是機會？
如果講得出具體後果，那它就是值得優先處理的。
如果講不出後果，只能說「反正就是該做」「感覺不做不行」，那它很可能是「習慣性的忙」。
什麼是「習慣性的忙」？
就是那些一直在做、但其實不做也不會怎樣的事情。
比如說，每天早上花半小時整理郵件，但其實大部分郵件都不需要馬上回。
比如說，每週花兩小時開例會，但其實大部分內容用一封郵件就可以講完。
這些事情會讓人覺得很忙、很充實，但其實對目標沒有太大幫助。
C 這一步的目的，就是幫助用後果來校正分數。
所以如果要用的人，可以確認一下：打高分的那些問題，真的是最該先處理的嗎？
六、補充一點：這裡全部都是「問題」，不是「解法」
在繼續往下之前，我想先補充一點很重要的事。
在 DARE 的 D（看清楚）章節裡，我們做的全部都是在定義問題。
D.E.F.I.N.E. 這個框架，從頭到尾都是在幫助：
- 描述問題的現況
- 找出問題的差距
- 框出真正的問題
- 辨識問題牽涉到誰
- 釐清問題的限制
- 排序問題的優先順序
這些我希望全部都是問題，不是解法。
這一點我想特別強調的原因是，因為我自己以前常常在列待辦清單的時候會寫類似：
- 「做一個新的報表功能」
- 「找外包來幫忙」
- 「辦一場客戶活動」
這些看起來像是待辦事項，但其實它們都是解法，不是問題。
問題應該是：
- 「客戶每天要花 2 小時手動整理資料」
- 「團隊人力不足，無法在期限內完成」
- 「客戶對我們的產品認知不夠，不知道怎麼用」
看出差別了嗎？
當把「解法」當成待辦事項來排序，很容易陷入一個陷阱：在比較「哪個解法比較好」，而不是「哪個問題比較值得先解決」。
但問題是，可能根本還沒確定問題是什麼，就已經在想解法了。
這就是為什麼我在這個系列一直強調：先把問題定義清楚，解法後面再說。
如果在排序的時候，發現自己列的都是解法，那就退一步，問自己：
「這個解法是要解決什麼問題？」
把問題找出來，然後用 ESC 來排序問題，而不是排序解法。
這也是為什麼我把 D.E.F.I.N.E. 放在 DARE 的 D（看清楚）步驟裡面
七、實際案例：用 ESC 重新排序
好，講了這麼多廢話，讓我舉幾個例子說明怎麼用 ESC。
案例一：系統改版專案
這個案例我在第一篇就提過了。
那時候老闆說系統要改好上手一點，兩個月後要有成果。
我就帶著團隊開始衝，設計一堆新功能，結果做到一半發現預算不夠、時間不夠，最後客戶最在意的問題反而沒解決好。
如果當時我用 ESC，會是什麼樣子？
E（枚舉）：
我先把客戶提的所有問題都列出來。假設有 20 個問題，我挑幾個主要的：
- 登入流程太複雜，常常忘記密碼
- 報表匯出功能太慢，要等很久
- 介面不夠直覺，新人要花很多時間學
- 搜尋功能不好用，找不到想要的資料
- 系統偶爾會當機
S（憑印象 → 頻因響）：
我原本憑印象覺得「登入問題」很常發生，因為我自己也常常忘記密碼，而且客戶也常常抱怨。所以我想先做登入問題。
但我意識到這是「憑印象」，需要用頻因響來量化。
我發現「報表匯出太慢」的總分最高。
C（後果）：
我問自己：「如果不做登入問題，會怎樣？」
我去問客戶，客戶說：「登入問題確實常發生，但我們有替代方案，可以用 Google 登入，影響不大。」
我再問：「如果不做報表匯出，會怎樣？」
客戶說：「這個很麻煩。我們的業務每天都要匯出報表，現在要等 10 分鐘，一天下來要浪費 2 小時。如果這個能改善，我們會覺得很讚。」
結論：先做報表匯出功能。
如果當時用 ESC，我就不會傻傻地先做登入問題，而是會先做客戶真正在意的報表匯出。
案例二：個人財務規劃
這個案例我在第四篇提過，那篇在講「找出差距」。
我說過：「問題，就是理想目標與現況之間的差距。」
假設現在有三個財務目標：存緊急預備金、開始投資、學習理財知識。
但時間和精力有限，不可能三個同時做，怎麼排？
E（枚舉）：
- 存緊急預備金（目標 20 萬）
- 開始投資（每月定期定額）
- 學習理財知識（看書、上課）
S（憑印象 → 頻因響）：
原本憑印象覺得「投資」影響最大，因為「大家都在講投資理財」「不投資錢會被通膨吃掉」「越早開始複利效果越好」。
但意識到這是「憑印象」，需要用頻因響來量化。
C（後果）：
問自己：「如果不存緊急預備金，會怎樣？」
發現：現在連緊急預備金都還沒存夠。如果突然失業、生病、或有意外支出，會很慌。如果現在就把錢拿去投資，遇到緊急狀況可能要認賠賣出，反而虧更多。
再問：「如果不投資，會怎樣？」
發現：短期內不投資，其實不會怎樣。通膨的影響是長期的，晚幾個月開始投資，差別不大。
結論：先存緊急預備金。
案例三：接案報價
這個案例是我自己接案時遇到的。
有一次我接了一個案子，客戶列了 A、B、C、D 四個功能需求，但預算只夠做兩個。
客戶說：「幫我評估一下，先做哪兩個。」
E（枚舉）：
- A 功能：一個很酷的數據視覺化儀表板
- B 功能：核心流程的自動化
- C 功能：客服查詢系統
- D 功能：報表匯出功能
S（憑印象 → 頻因響）：
我原本憑印象覺得 A 功能最值得做，因為它最酷、最有技術挑戰、做出來最有成就感。
但我意識到這是「憑印象」，需要用頻因響來量化。
C（後果）：
我問客戶：「如果不做 A 功能，會怎樣？」
客戶說：「A 功能是加分項，給老闆看的，沒有也不會怎樣。」
我再問：「如果不做 B 功能，會怎樣？」
客戶說：「那我們的核心流程就跑不動，每天要花 3 小時人工處理。」
我再問：「如果不做 C 功能，會怎樣？」
客戶說：「那客服每天會接到一堆電話，問的都是同樣的問題，很浪費時間。」
結論：先做 B 和 C，跟客戶溝通 A 和 D 放到下一期。
八、排完順序後，還要建立共識
這一點我想特別提一下，因為我自己也是踩過這個坑。
有一次我用自己的方法排好了優先順序，覺得很有信心，就直接開始做了。
結果做到一半，主管說：「欸，怎麼在做這個？我覺得那個比較重要耶。」
我當下很崩潰，心想：「我明明分析過了啊，為什麼不是我想的？」
後來我才發現，問題出在：我沒有先跟主管對齊。
我用我的評分標準排出了順序，但主管用的是他的評分標準。
我們兩個的標準不一樣，當然結果也不一樣。
所以現在我有學到教訓了。
排完順序後，我不會立刻開始做，而是會先跟主管或客戶確認，建立共識。
還記得我在「利害關係人分析」那篇說過的嗎？
「可以只對自己交代，但總得想想還得對誰交代。」
排序也是一樣。
排出來的順序，最後還是要讓相關的人認同才行。
我現在會用這句話來開啟對話：
「我把手上幾件事用『頻率、因果、影響』先打了一輪分數，想用 3 分鐘對齊一下，確定先做的順序跟期待一致，避免努力錯方向。」
這句話比「覺得該先做哪個？」好在哪裡？
好在不是把決策丟回去給對方，而是拿出自己的判斷，邀請對方一起校正。
這樣對方會覺得有在思考，而不是什麼都要問他。
而且，當把評分標準攤開來，對方如果有不同意見，他也可以說：「我覺得這個的影響應該是 5 分，不是 3 分，因為⋯⋯」
這樣就可以一起討論，避免我以為的只是我的以為。(由請品冠)
九、練習：用 ESC 重新排序待辦
好，講了這麼多，說不定大家也可以一起試試看。
挑三件最近要處理的事情，走一次 ESC 流程。
Step 1：E（枚舉）
把這 3 件事寫下來。
不要在腦袋裡想，寫下來。
可以是工作上的事，也可以是生活上的事。
特別是那些一直拖著、一想到就抗拒的事，更要寫下來。
Step 2：S（憑印象 → 頻因響）
先問自己：原本憑印象覺得哪一件最重要？為什麼？
把「憑印象」寫下來。
然後用頻因響打分：
Step 3：C（後果）
對每一件事問自己：如果不做這件事，會造成什麼後果？
- 誰會覺得很麻煩？
- 會麻煩到什麼程度？
- 會失去什麼？
用後果來校正分數。
如果某件事總分很高，但發現不做也不會怎樣，那它可能沒有想的那麼優先。
最後，寫下結論
填完後，應該能下一個結論：
接下來 7 天只先做 ＸＸＸＸ，其他先別動。
十、最後
到這裡，D.E.F.I.N.E. 的六個元素就全部談完了。( 終於~擦汗 )
如果有跟著這個系列一路走到這裡，我想說聲恭喜 ?
恭喜願意花時間看我是怎麼思考「怎麼把問題看清楚」這件事。
因為我認為大部分人遇到問題難以解決，以至於要周旋很久的其中主要因素，就是遇到問題就馬上想解法、想行動、想趕快做點什麼。
但我自己的經驗是，很多時候之所以做了很多卻沒有成果，是因為一開始就沒有把問題給定義清楚。
方向模糊，再怎麼努力也抵達不了目的地。
所以我才會花這麼多篇幅在 DARE 的 D（看清楚）這個章節。
下一篇，我會把 D.E.F.I.N.E. 做一個總複習，用更短、更好記的方式串起來。
讓下次遇到問題的時候，提供一點我的思考框架，讓想參考的大家可以快速地走一遍，把問題看清楚。
如果有試著用 ESC 重新排序待辦，也歡迎留言分享結論是什麼 !!!!
讓我們一起透過養成習慣來決定我們的命運吧。
習慣練習，練習習慣。
Just share to you，我是 Joker，咱們下回見。
