前段時間，我們分享了BI商業智慧的定義，淺講了當前企業資料管理存在的問題，最後給出了正確的發展規劃及各階段應該使用的工具— 《BI到底是什麼，是否所有企業都適合上BI？》。
文章釋出後我們又收到了一些關於BI與Excel的對比提問。例如，有Excel為什麼還要用BI做資料分析，兩者區別在哪？用BI究竟是盲目跟風還是真的有需求？以及BI在未來是否有可能取代Excel，成為新的全民資料分析工具？
因此，本篇我們會詳細探討，BI和Excel兩者到底有什麼本質上的區別，各自的適用場景是哪些？最後再來判定用BI是盲目跟風還是必然趨勢？
一、Excel vs BI
從使用目的這個角度來看，兩者是沒有區別的，都是為了做資料分析。事情還是一樣的事情，只不過當前企業資料量驟增，處理資料的難度指數級增長，因此需要更高效的資料工具來應對。
但如果我們深究兩者本質及其適用場景的話，會發現區別還是非常明顯的，具體可概括為3點：
- 對百萬級以上大資料量的支援
- 對資料實時更新的支援
- 對企業資料安全、許可權管理的支援
具體區別及各自適用的場景，我們會在下文逐一詳解。
二、Excel：核心始終是電子表格+基礎資料分析工具
適用場景：
1. 資料量小於100w：
對於百萬級以下的資料來說，Excel可以說是最好的個人資料分析工具，從資料錄入、處理到分析都可以快速完成，是做基礎資料統計→分析→視覺化的最佳工具。
2. 需要製作的報表格式簡單且個性化程度高，常需要手動錄入補充髒資料：
Excel是電子表格，可直接錄入資料或者補充一些線下髒資料。但BI本身是不涉及到資料來源的修改，所以在一些無規則資料的錄入時，Excel會更加方便實用。
三、BI：完成資料從獲取→儲存→分析→視覺化→釋出檢視的最佳工具
1. 資料獲取：
讓周、月報等固定表格能夠自動更新資料：
Excel資料無法自動更新，因此固定的周、月報每次都要重新導數製作。而BI直連/抽取資料庫，資料只要一更新，前端的資料和圖表就可自動更新，無需手動處理。
因此，某種程度上BI也可以替代Excel+PPT，用BI直接取數分析做彙報展示即可（例如下圖的銷售經營分析報告），無需再像以前每週都得用系統導數→Excel處理資料→畫圖表→貼到PPT。可節省不少重複製作資料報告的時間，甚至資料聯動及展示效果都優於PPT，毫不誇張地說BI=(Excel + PPT)² 。
2. 資料儲存：
表格儲存資料量超過100w：
做資料分析最痛苦的就是沒資料，誰都希望可分析的資料越多越好，但Excel每個工作表只能儲存100W條資料 ，且做分析時極其受限於電腦配置，動不動就卡死。
舉個例子，一個小小的超市，10名收款櫃員每天接待200人，每人10件商品產生的銷售明細資料，Excel立馬倒下，根本無法施展手腳。但BI是能夠輕鬆應對千萬級別的資料，效能基於其高效能計算引擎，不受電腦配置影響。因此在資料量超過百萬時，就可以考慮用BI來代替Excel。
3. 資料分析：
對資料的互動式分析有高要求：
現在單純的資料羅列是滿足不了企業的資料分析需求的。比如在Q1覆盤會上，老闆突然說想看某個地區、或者某個門店的銷售明細資料，換成Excel，你就需要當場/會後加班用Vlookup重複合併查詢多個工作表，費時費力。
但透過BI你就可以直接利用聯動、鑽取、跳轉等功能滿足上述需求。領導想看什麼月份、什麼門店的資料都可隨時切換檢視，也能進一步實時看各銷售員、各商品線等更深層次的資料。
與此同時，以 FineBI 為例，其還擁有資料解釋、資料預警等輔助我們進行深層次資料分析的功能。
以資料解釋為例，例如當我們發現毛利額下降，毛利率、環比增長率出現負值，但卻不知道問題出現在哪時，不用擔心，透過資料解釋功能，我們只需點選檢視影響銷售額數值的因子，就能發現零售類商品的影響最大。再透過時序對比門店維度，就能發現鄂爾多斯店和長沙梅溪湖店是關鍵影響因子，後續重點分析這兩個店即可。資料解釋功能能夠幫助我們找到“資料關鍵出錯點”，節省大量的分析時間。
4. 資料視覺化：
展示資料時需要用到視覺化地圖等高階圖表：
Excel製作圖表的視覺化效果往往無法滿足企業需要，即使能滿足也需要較多的操作設定。
而BI一般會內建10餘種圖表主題，僅需簡單設定即可製作流向地圖、熱力圖、桑基圖等高階圖表。
5. 資料協作釋出、許可權檢視：
需要進行表格的分享與協作：
企業報表大多數不是靠自己一個人完成的，而是需要集合大家的資料共同製作完成。
就像以前辦公用word比較多，文件每改一次就得給別人再發一次，非常不方便。但自從有了石墨/騰訊文件後，在分享方面，只需點選“分享”，即可生成連結發給團隊內的人檢視/協作編輯。同理，表格分析也是這個道理。
以往用Excel無法公開分享協作，需要以離線檔案透過QQ/企微等平臺給不同的人傳送檔案。但現在用BI就可以直接生成分享連結，只需釋出連結（可自行設定公開連結/需要輸入密碼開啟的連結），其他使用者點選你釋出的連結，就能檢視報表及儀表板。
且如果你在製作季度/年度資料分析報告的過程中，希望其他使用者也能加入共同編輯，BI也能夠支援，只需你設定給到這個使用者關於此分析主題的使用和編輯許可權即可。
有企業資料安全、許可權管理需求：
Excel提供的資料安全性極其有限，只能限制使用者訪問和修改的許可權，但無法對使用者按照職位角色進行管理控制，也不能對資料進行行級的訪問許可權控制。
這是因為Excel是一個單機程式，所以一個Excel檔案通常無法被多個使用者同時管理。而BI具備完整的管理控制檯，可以讓企業多部門共用一個系統，各個部門有其自己的管理員，能給其部門員工分配許可權，即實現多級管理員層層分配。分級管理員只能管理自己職責範圍內的模板許可權分配，如下圖所示：
再例如，現在各個公司業務線都擴張得厲害，很多員工可能都歸屬於多個專案組或多條業務線，報表許可權非常複雜，常常是交叉組合的分配，這時候就需要保證許可權配置的準確。而要實現這點，用Excel是無法做到的。因此，如果所在企業的子公司多、部門多，對資料安全、許可權管理有強烈需求時，就可以考慮是否能用BI來滿足了。
四、既然BI這麼好，那BI難學嗎？有Excel好上手嗎？
這個問題，看似簡單，卻很實際。產品再好，不會用也是白費。
以BI來說，市面上的BI產品設計初衷是給不懂技術的業務人員（運營/財務/銷售等）或專業資料分析師使用的（使用深度不同），因此易用性必定被擺在首位。
而以FineBI為例，為了讓業務人員真正願意用、會用、用得起來，其採用的就是類Excel設計，整個資料分析流程簡單易懂，新增資料→編輯分析資料→製作視覺化圖表及儀表盤→分享釋出，符合大多人的分析思維，易上手。且FineBI在Excel操作基礎上還增加了快速資料校驗、分析操作步驟回溯等功能，一邊分析一邊校驗預覽資料，減少返工成本。
因此，對於有一定Excel操作基礎的人來說，BI上手是分分鐘的事。
五、回到開頭，用BI究竟是盲目跟風還是必然趨勢？
能夠看到這裡，相信大家已經透過上文清楚瞭解Excel與BI各自的適用場景，也明白了為什麼在某些場景下BI相比Excel更適合用來做資料分析。
BI工具有逐步替代Excel的趨勢，但不可能完全取代Excel，因為Excel有其不可替代的靈活應用場景。
但值得說明的是：Excel+BI一定是未來10年內最強的資料分析工具組合。
- Excel工具適合用於個人的小資料量分析、手工維護資料、靈活的表格展示、個性化電子表格製作的場景。
- BI工具適合用於企業大資料分析、批次的資料處理和自動更新、互動式分析、分享與協作、資料許可權分配的場景。
兩款資料分析工具能解決我們大部分的資料分析需求，但也有各自的需求場景，用BI並不是盲目跟風，而是順應企業資料需求的發展。
至於選擇Excel還是BI？
誠懇建議：
大家要切實根據自己目前的實際需求場景出發，來判斷選擇Excel還是BI（其實大多數情況下是兩者共同使用，不存在只能使用一個工具的情況）。可能在初學BI時會覺得Excel更好用，這很正常，是需要一段時間的“陣痛期”，但這個過程不會太長。
且要相信，隨著市場產品競爭同質化嚴重，企業對資料的依賴程度會飛速提升，資料量的大小及複雜程度也會指數級提高。雖然BI不可能完全取代Excel，但企業後續在市場的激烈競爭壓力下，必定愈發開始注重資料價值，因此使用BI去做資料分析的人只會越來越多，這是必然的發展趨勢。
因此，不如趁現在去了解、學習利用BI=(Excel + PPT)² 的價值，來實現職場的彎道超車。
