一、主旨
簽文主旨：關於/有關/為OOO一案，請鑒核。
一般來說上簽目的是為達成某個事件，可能是政策推動、行政流程調整、法規修訂、辦理採購、報告會議或會勘交辦事項、推動業務等等。
主旨就要開宗明義說出目的，讓長官知道你這份公文最主要是為了什麼。
以“關於”、“有關”或“為”作為開頭，以“請鑒核”作結。
盡可能一句話敘述，例如：
為進行xxx申報辦理用印作業，請鑒核。
有關執行xxx業務函請xx單位協助xx事宜，請鑒核。
檢陳xxx活動計畫書（草稿），請鑒核。
二、說明一
依行政院115年2月0日OOO字第0000000000號函辦理。
依115年0月0日會議決議第0點辦理。
依OO法第0條第0項規定辦理。
說明段的第一段敘述本案依據或起因，為什麼會有這份簽文？為什麼現在要做主旨講的這件事情？
一般寫前案文號、來文文號或某某會議結論第幾點、法規第幾點、依照中央政策等等。
如果以上都沒有，就簡述一下起因，可能近期發生什麼原因所以要執行，也可能是我們單位主動想推動的業務。
三、說明二
說明段第二段開始概述一些前情提要，就是把剛才前面說明一的實際內容敘述一下。
文號可以寫公文內容概述。
會議寫召會目的跟會議結論。
法規或政策可以寫訂定目的。
如果上一段說明一已經敘明起因的話，這邊就直接要做的事情寫在說明二，寫法參考下面說明三。
四、說明三
說明段第三段就會寫這案要幹嘛，有關於這案的內容、現在的執行重點。
如果很多內容要敘述建議改為列點，比較好閱讀，長官也比較能抓到重點。
這邊因為個案差異會很大，較難舉例，請大家依照實際需求寫。
五、擬辦
奉核後，函請oo辦理ooo。
奉核後，賡續辦理oooo作業，文存查。
最末一段的擬辦可以簡單寫，重點是把主旨換句話說。
以“奉核後”作為開頭。
以“文存查”作結。但簽稿併陳的，因有發文就不寫“文存查”。
