好用的職場筆記本規劃術

我以前在職場的時候(科技業系統廠RD工作)，總是會遇到一些工作上的狀況，譬如:

1.會議開完之後的待辦事項，總是最後一天，某個軟體跳出提醒之後，才突然發現要處理。要處理的時候又忘記當初是怎樣的會議紀錄，要執行什麼項目。

2.每天要做的事情輕重緩急都不知道如何安排。

3.每天有空閒的時候，不知道怎樣安排做什麼事情。

4.下班之前不知道該做的事情做完了沒。

後來看到一個影片，學到一種用筆記本規劃職場上各種事情的方法。趁我還沒老到忘記的時候，趕緊寫下來分享給大家。

首先你要準備一隻四色筆(有紅黑綠藍四種顏色一體的原子筆)，還有一本可以任意添加頁數的活頁筆記本。

有這兩樣東西之後，先在左邊這一頁，寫好日期，並在中間畫上一條直線。

翻到下一頁，繼續填上日期、畫線。通常我會一次寫好一個月(四週)的數量。

完成之後，這樣基本的架構就完成了。接下來講解如何使用。

比如9/4星期一，有個issue review meeting。我會記錄在直線的右邊欄位。這個欄位是每天活動紀錄，比如今天有什麼會議，或是今天要和某個業務或是廠商有約，都可以記錄在這裡。會議記錄則是寫在右邊的活頁紙上。右邊的活頁紙就是記錄各種活動的細項。比如這次的issue review meeting，產出了Job A/B 兩個代辦事項。Job A9/15要完成，Job B 9/14要完成。在issue review meeting這個字串上，我用紅色的原子筆畫上一個框框，這樣左邊頁面和右面頁面顏色一致，就容易觀看和辨識。如果事情很多，右邊這頁不夠寫的時候，因為是活動活頁本，可以很輕鬆的加上一頁新的活頁紙繼續填寫，這樣就不會干擾到下一週已經填好的日期模板。

記錄好之後，就馬上安排Job A/B這兩件事情到筆記本上。

Job A/B是9/14、9/15要完成的事情，所以翻到筆記本下一週，然後在相對應日期上紀錄。A是老闆交代要做的事情，比較重要，所以使用紅色字體。B比較不重要，是自己要研究的項目，所以我用綠色。然後這個Job A/B都寫上這個事件的來源日期，這樣當未來這一天要處理的時候，我才能回去翻是哪一天的哪一個事件引發這個job的(job越寫越奇怪，應該用task才對?)。

這就是每天會議引發的工作，都在第一時間寫入筆記本，這樣每天上班，看筆記本左邊那頁的左邊欄位，就知道每天有什麼事情要完成。當然當天事件當天可以馬上處理的，就不一定要寫入筆記本。可是如果一大早出現的task，然後要求下班之前完成的，也可以當天填入這個欄位(依照事情輕重緩急用不同顏色表現)。這樣你就知道你下班之前要完成哪些事情，然後下班前完成了沒。

當然有些事情可能不是那麼急，比如原本9/7要完成"個人學習課程"，可是9/7我請假，或是太忙了，這時候就可以把事件刪除，並延遲一週，寫在下週9/14的筆記本欄位內。

另外每週有六日兩天，我會留個欄位在最下面。通常我會記錄下週要完成或是不是那麼重要，只要本週完成的事情。這樣當我每天做完每天的事情之後，還有剩下的時間，我就會去處理這個欄位的事件。

所以有了這些簡單的規則之後，我就能每天知道我要做什麼事情，哪些當天要做完，哪些可以推遲。會議的action item第一時間也能妥善被記錄不會忘記，所以活頁筆記本和四色胖胖筆對我來說是很重要的職場工具。

當然基於這樣的規則，還可以有一些變化，比如添加3m post-it便利貼，或是其他貼紙，不過我常用的就這篇文章說的那幾項。如果有其他使用方法歡迎留言~~