在筆記管理上，我遇到哪些挑戰？
本篇我要與你分享我上完【電腦玩物 Esor 高效能職場筆記】課程心得，這堂課很適合：
- 待辦事項寫很多，實際執行卻一團混亂的人
- 會議或提案總是沒有共識，覺得團隊經常沒有效率地開會、浪費時間的人
- 整天忙得焦頭爛額，下班卻發現沒有完成任何一件事的人
- 明明主管交代的事項都有記下來，老闆卻時常對結案成果不滿意的人
在我還沒有看過電腦玩物時，我收到任務經常會一股腦兒地先列起來，將其安排到每一天，再逐一完成它；或者是準備上課、閱讀時，我會開啟像是 Notion 的數位筆記，並且邊學邊做紀錄。然而，用這樣的方式做筆記，卻遇到「事情做不完，或是記了資訊後，過幾天卻看不懂，對生活或工作沒有實質上的幫助」等問題。
「待辦清單之所以變成壓力清單，是因為你的筆記缺少了『轉化』」Esor 老師說道。為了解決上述問題，他設計出「以任務為導向」的筆記模板，幫助我們創造出一套最直覺且符合人性的系統方法，不但可以藉此來擺脫低效率的工作模式，也讓我們能夠做出一份老闆都讚賞的完美提案。
因此，接下來我將要分享讓我受益良多的五個課程重點，希望可以勉勵大家逐步建立起適合自己的工作流程，擺脫拖延的人生。
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Esor職場高效筆記課程的重點
職場筆記的基本思考結構
若是以流水帳的方式記錄，習慣把所有任務、通知、筆記快速記下，會產生以下問題：
- 每天的筆記，是照著時間寫的，促使同個專案的任務，卻錯雜的被紀錄在不同頁面中
- 當某天要執行某個任務時，卻要一直翻閱過去的筆記，只為了找相關的資訊，甚至到最後還有機會找不到
Esor 老師說：「筆記真正的用意是要『重整思緒』」，為了讓筆記可以有效地幫助我們，只需要將「雜亂的紀錄統整成可以行動的結構」就可以了。雖然現在很多人都在推薦功能強大的 Notion 數位筆記，但不論你是使用哪個工具，重點不是它有多少功能，而是筆記的實際內容該怎麼寫。
那麼，到底該如何寫出有效的筆記內容呢？以下，我將與你分享 Esor 老師在職場上應用多年的實務經驗，不但可以有效解決上述問題，也可以幫助我們在職場上，成為高效率的工作者。
- 所有職場筆記，應該都是「任務導向」的筆記，因此要讓不同的任務紀錄於「獨立頁面」，並且在其中「拆解」被交代的任務，思考下一步還需要做哪些行動，而非單純紀錄內容，如此便能更有效地推進任務。
- 利用「三層筆記法」，在獨立頁面中分成「資料層」、「構思層」以及「行動層」。首先，在資料層速記待辦事項，並於構思層思考任務流程、和交辦方確認，最後則在行動層拆解出有效且立即可行的下一步行動。
用「6個問題」快速反思任務
Esor 老師在課程中談到，面對「總會立即一口答應對方交辦的任務，最後的成果往往會不如預期」的人，不禁會讓我們感到好奇：「他是否清楚任務最關鍵的細節呢？」，或者是「他知道每個階段的成果需在什麼時候完成嗎？」
的確，曾經的我只是想著要接收任務，並且努力達成它，因為我不善於動腦，所以很少去思考其中的流程、問題、資訊，但自從我跟著 Esor 老師，開始利用筆記去做紀錄，並且將「三層筆記法」應用到筆記系統後，一切都變得不一樣了，我才領悟到：「原來我不是不善於思考，而是缺乏紀錄工具，並讓想法視覺化」。
不過，到底該如何在「構思層」有效地思考？依照下方 Esor 老師提出的六個問題進行反思，不但能夠幫助你事先確認任務的細節，也有助於接下來的行動拆解。
- 我在意的結果為何？
- 有沒有可以量化的指標？
- 有沒有截止日？
- 準備期的必要任務？
- 執行期的必要任務？
- 結案階段的必要結果?
用「下一步行動清單」立即推進任務
你可以參照 Esor 老師提供的三個方法，規劃出更細緻的行動清單。
- 回推法：任何事情或結果，一定會有 「前一步行動」 ，當我們無法再往前推時，通常就是「立即可行」的行動。
- 切割法：把困難的成果進行切割，讓我們可以分段輕鬆處理它
- 替代法：卡關時，可以用替換法，將行動設計成更簡單且立即可行的行動，如此依然可以交付出可行的成果。比如，想不出來簡報大綱，就用便利貼將零散的想法收集起來，再去歸納、排序。
刺激靈感與組織專案的技巧
如果你正好遇到專案上的難題，不妨可以參考 Esor 老師提供的三個方法，讓你能夠有效地利用工具將腦海中的靈感捕捉下來，之後就能慢慢地將其變得有邏輯、有架構。
- 便利貼法：將模糊的想法寫在便利貼中，一個關鍵字寫在一張紙，不要管任何結構、順序，只需倒出所有零散的想法，最後再進行分類，並且思考每個類別是否有遺漏的行動。
- 大綱拆解法：先列出大方向的需求，再逐步往下拆解任務，最後可以用流程圖將行動完整設計出來。
- 用說的寫下來：使用語音轉文字工具，比如雅婷逐字稿或Google 文件，想像有人在跟你聊天的樣子，利用工具將話語轉成逐字稿，最後再把其變成樹狀目錄的大綱。
專案頁
該如何利用職場筆記，幫助我們聚焦目標，並且達成任務呢？我將與你分享 Esor 老師在課堂中提及「專案頁」需包含哪些內容。
- 專案名稱
- 關鍵成果 ( 團隊共同討論達成的成果 )
- 階段性成果 ( 自己在任務中設立的成果 )
- 優先任務 ( 與關鍵成果正相關 )
- 輔助任務 ( 與關鍵成果沒有直接的關係 )
- 專案規則 ( 專案重要的規格、原則 )
- 頁碼 ( 任務對應的筆記頁數 )
- 任務完成時間
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結論
我非常感謝 Esor 老師能夠那麼用心且毫無保留的分享他在職場上的實務經驗，不但幫助我從原本雜七雜八的筆記，到現在能夠更有條理的管理專案，更讓我明白，「不論做任何行動，都要先回歸到目標本身」。
- 筆記的目的不是紀錄，而是幫助我思考、規劃下一步行動
- 比起完成任務，更重要的是要思考我想要獲得什麼具體成果與目標
也許我們曾都以為，只要拼命的紀錄、行動，就可以獲得更好的成就，受到更多人的肯定，然而，「比起努力，更重要的是選擇」，倘若沒有用對方式工作，不但只會讓我們對工作的熱忱消失殆盡，也會進而讓生活充斥著壓力。
這堂課給予我很多對於工作與人生管理的啟發，如果你對 Esor 的職場高效筆記課程有興趣，可以查看【Esor高效職場筆記課程心得，提升工作效率的5個重點】文章。我相信，不論未來遇到哪些挑戰，那些飄在腦中的靈感將有機會轉化成行動的養分，幫助我們將問題迎刃而解。
