專案會議到底怎麼開?

2022/04/29閱讀時間約 3 分鐘
這篇主要會是將工作上的開會經驗做一個覆盤的整理。以專案管理來說,必定會經過專案的啟動、規劃、執行到最後的驗收。每一個階段都有可能會有它潛在的問題,而一個成功的專案管理在過去可能會被定義為如期、如質、如預算的完成任務,但現在環境多變,依據現狀隨時調整,逐步朝目標前進,或許才是更適合的選擇。

會前準備

當開會變成經常性的一件事時,我們是否會在會議中不自覺放空抑或提不出自己的意見或想法,又或者在被諮詢時答不出個所以然。以上的狀況其實還蠻容易發生的,然而就我自身的經驗來看,多半是因為不是這場會議的利害關係人,所以對討論意興闌珊。而事實往往是,你真的能成為局外人嗎?
從前次會議的決議事項開始,掌握這次會議的核心議題,事先蒐集相關資料並備妥,到揣測對方可能會提出的疑問,這是我建議在會前就必須做好的功課。一方面協助整個專案的推動;一方面可以事先預防長官一些不適切的「天馬行空」。
事先準備,有備無患

會議開始

每個人的時間都很寶貴,所以千萬避免沒有意義的陳述。建議的做法會是一開始快速帶一個情境,對齊與會人員這場會議的重點,並事先點出前次會議的進度,讓大家快速的進入到會議的狀態。
在簡報時,應該針對提案重點去做說明,例如:「前次會議提到在KOL的安排比較薄弱,所以這次我們重新提列了3位在親子類有長期耕耘,穩定粉絲的候選人,過去配合的活動預計皆可觸及達....人次,達到.....推廣效益,也符合這次親子活動的TA。不知道這些候選人是否是貴單位想要的方向?」。
對齊目標 → 確認需求 → 提出方法 → 佐證提案

會議期間

會議間,或許會有人對提案有所疑問或建議,你該聽懂的其實是問題背後的問題。如果你只能針對提問做出好或不可行的回應,那你可能真的需要再多練習空氣的閱讀(空気を読む)以及傾聽。
例: 長官提問「我們在活動結束後,是否可以有一些證明,讓民眾可以之後拿到這個證明時,可以回想起這次活動? 像是一些活動照片...等」
這時候廠商回答:「證明的話,我們可以去印製活動證書,但是照片的部分,我們想到的是拍立得,一張要20元,我們應該沒有辦法。」
仔細去看這個問答,廠商是線性回答,只回答了問題的本身,而沒有去理解問題的背後。這個問題的關鍵字有兩個,一個是「證明」;一個是「回想起這次活動」,所以統整一下問題背後的問題,長官想問的應該是「有沒有什麼活動紀念品?」
理解不難,從傾聽開始

會議結束

會議結束不是等吃便當,應該針對剛剛會議中有疑慮或者需要私下討論的議題盡快拉出,在大家的記憶保鮮期內解決。那會議中的決議事項,把握5W1H原則(When:何時做;Where:在哪做;Who:誰來做;Why:為何做;What:做什麼;How:如何做),與長官再確認會議中沒聽清楚或沒指派到的事項,最後整理出一份會議紀錄待辦清單,會議才有意義。
結束其實是另一個開始

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時間有價,這裡談社會企業、食魚教育、第二大腦與商業思維,將生活用時間下釀,陪你一起學習與成長,我先乾,你隨意。
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