Notion Forms，Google 表單的強大勁敵

Notion Forms 簡介

Notion 於 2024/10/25 的發表會中公佈了全新的表單功能「Forms」，能夠再蒐集表單資訊的同時。將這些數據無縫整合到現有的工作流程中。無論是需要進行調查、收集反饋或其他類型的數據，Notion Forms 都能讓你在應用程式內內直接創建自訂的表單，且提交後的數據會自動儲存到指定的 Notion 資料庫中。且配合同時間發佈的自動化流程 Automation 更新，將能夠做到以往 Google 表單搭配許多外掛程式才能做到的功能。因此雖然 Notion Forms 的功能才剛剛上線，可收集的數據種類仍不及 Google 表單，但是我認為在透過未來的更新後，將為成為 Google 表單的一大競爭對手。

※ 礙於篇幅關係，Automation 功能會另外出篇完整的文章教學，或是可先參考官方文件自己試試看！

Notion Forms 主要特色

1. 與 Notion Database 整合：所有表單的回覆都會自動連結到 Notion 資料庫，這意味著收集的所有數據會直接儲存在預先配置的資料庫中，方便整理、排序和分析。
2. 嵌入功能：Notion Form 其實也可以算是 Database 的另外一種形式，因此在 Notion 中創建的表單可以直接在其他頁面中創建，也可以在其他頁面被提及。
3. 強大的附加 Automation 功能：透過同場發佈會公佈的自動化流程 Automation 更新，將可以完成發送客製化表單回覆給填寫者、通之相關人士、自動分類表單內容、自動創建相關任務等，使用者可自行開發出強大的功能。

Notion Forms 的限制

就目前半天的使用體驗，我有觀察到幾個 Notion 表單的限制，希望能透過未來的更新解決

1. 透過 Automation 功能發送客製化表單回覆會稍嫌延遲，大概會在填寫表單後 3-5 分鐘才會收到信件，且無法像 Google 表單一鍵開啟讓使用者收到填寫內容的回覆，需要自行一個一個欄位設定。
2. 無法像 Google 表單一樣可以讓使用者在填寫表單內容後自行修改。
3. 可收集的數據種類仍稍微比 Google 表單少一點。

Notion Forms 使用步驟

1. 創建新表單

目前個人發現可以創立 Notion Forms 的方式有三種：

• 使用指令 /form 來創建新的表單
• 開啟一個新的 Page，從底部選擇 Form 按鈕建立新的表單
• 從現有的 Database 中新增一個 View，從最底部選擇 Form，系統會根據目前 Database 中的 Properties 自行創建對應的表單（也可以自己修改）

2. 表單問題設定

Notion 中可以選擇的問題類型有 10 種，以下分別簡單介紹各自的功能：

1. Text：文字回覆，簡短回答或是詳細回答可以透過下個段落介紹的 Question options 功能調整。
2. Multiple choice：單選及多選選單，可自行調整。
3. Date：日期選項，與 Notion Database 中選擇日期的介面相同，也可以設定是單一日期還是日期區間，也可以設定是否要填寫具體時間（幾時幾分）
4. Person：特定人物選項，如果你曾經分享某個 Notion Page 給某位 Notion 使用者，那麼他的帳號可以在這個問題中被選擇，用於組織協作中非常方便。
5. Files & media：上傳檔案選項，可以上傳最大 100 MB，最多 10 個檔案，目前看起來沒有限制檔案格式
6. Number：可以填入數字
7. Check box：勾選方塊，且只能建立一個，大概是用來當作同意聲明之類的選項
8. Email：蒐集信箱選項，會自動辨識是否為有效信箱
9. URL：可填入連結
10. Phone：可填入電話，但是不會辨識是否為有效號碼，因此個人覺得與 Number 滿相似的

※另外有發現一個不確定是不是 bug 的方式，可以利用 Relation 將其他的 database 中的資料調過來作為選項使用，想知道如何操作的話歡迎訂閱我的電子報

3. 表單問題客製化設定

在每個問題的右上角點選﹒﹒﹒可以進入 Question options 進行更深入的設定，如圖一所示，而客製化選項如圖二所示，以下簡介相關功能。

• Required：此問題是否為必填
• Description：是否需要打開說明欄位（有個空間可以說明此問題）
• Max selection：此處是以 Multiple choice 為例，如果該問題類型有可以調整的選項，則會出現在這邊，例如 Text、Multiple choice、Date
• Question type：問題類型，在此處可以進行更換
• View linked property：會跳轉到與 Notion Database 一樣的 Properties 調整介面，如下方圖三所示，如果該問題類型在 Notion Database 中還有選項可以調整的話，就可以在這邊調整
• Sync with property name：如果開啟此選項的話，下方圖三的 Property 名稱（此處而言就是 Multi-select）就會與此問題的名稱相同，然而需要注意的是修改名稱的時候就需要把他打開，如果修改名稱後才打開的話是不會同步處理的
• Duplicate question：複製問題
• Delete question：刪除問題

4.分享表單

在表單頁面的右上腳有分享表單的按鈕（Share form），點下去即可看到分享表單的選項，此外透過左邊的 Preview 也可以先預覽表單。

1. 點開 Share form 之後會出現下方介面如圖四所示，首先是該表單的網址，即可複製進行分享。
2. 接著是表單分享選項，點開後則會跳出圖五的視窗，分別有三個選項：
3. • 在此 Notion workspace 中的人可以填寫（這個選項應該是給 business plan 的人才可以使用，因為一般及教育版帳戶無法邀請其他人成為自己的 workspace 成員）
   • 公開表單
   • 關閉表單
3. Notion branding：如果選擇「公開表單」的話就會出現這個選項，意思是這個表單會填寫頁面的右上角顯示 "Made with Notion" 字樣
4. Anonymous responses：是否可匿名回覆（不過這個選項只有選擇「在此 Notion workspace 中的人可以填寫」時適用）

5. 表單數據收集

先前提過 Notion Forms 在收集表單後會自動將資料匯入對應的 Database 中，因此只要點擊對應的 Responses 按鈕就可以以預設格式檢視表單回覆，而預設格式會是 Database 的 List view，若對 Database 還不是很了解的話可以參考我之前寫過的文章Notion Database 使用技巧一把抓（上篇）。而有了這些資料後就可以盡情的進行排序、篩選、分析了，也可以參考我的文章Notion Charts：Notion 內建圖表功能介紹來建立圖表。

總結

這次 Notion 發表會發了許多新奇的功能，而 Forms 是其中一個我認為很快就可以對使用者產生重大影響的創新，因此希望這個分享可以幫助到會需要使用到這類型功能的人，此外我也用 Notion Form 建立一個電子報訂閱的表單，如果希望能第一手了解 Notion 相關功能，以及我網站上的其他內容的話，歡迎不吝訂閱我的網站電子報！

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