Notion Mail 登場！功能介紹與快速上手教學，能取代 Gmail 或 Outlook 嗎？（2025 最新）
2024 年的 10 月，Notion 宣佈了他們將要推出全新的郵件服務，劍指目前電子郵件應用程式的霸主，Gmail 和 Outlook。而就在昨天稍早我收到了來自 Notion 的信件，通知我可以正式使用排隊已久的 Notion Mail 了，馬上就用短短的幾分鐘帶大家來看看他有什麼新奇的功能吧！（另外因為 Notion Mail 才剛剛推出，我也是趕快體驗一下並整理這篇文章和大家分享。如果有哪裡需要勘誤，或者各位朋友有其他發現的好用小技巧，歡迎留言告訴我！希望能和大家一起更快地掌握這個好用的新功能～）
如何註冊 Notion Mail
進入官方網址後輸入信箱後即可進入排隊序列，而當可以正式使用時，就會收到標題寫著「You are off the waitlist – meet Notion Mail!」的信件，這時你就可以使用網頁版，或是下載桌面版的應用程式，開始探索 Notion Mail 了！（還沒有排到的朋友也不用灰心，可以先參考官方文件看看有什麼功能可以期待一下！）
註冊等待頁面
官方通知信件
Notion Mail 介面與功能介紹
Notion Mail 主介面
- 切換帳號：就像 Gmail 一樣，如果有多個信箱的話可以切換不同的郵件帳號
- 撰寫郵件：點擊後可以撰寫一封新的郵件
- 檢視與標籤區
- 檢視：就像是 Notion Database 有不同的 View 一樣，Notion Mail 也有各種 View，在此我稱為「檢視」，透過不同的篩選條件，把目標郵件獨立成一個檢視頁面，其實就跟 Gmail 的標籤功能滿像的
- 標籤檢視：在當初登入郵件帳號時，如果原本的帳號就有設定標籤，那麼就會把那些標籤匯入集合成一個檢視，不過也是可以刪除自己重新設定，那些原有的標籤規則可以在設定中的 Gmail filters 查詢
- 信件狀態：就跟 Gmail 一樣有全部信件、寄件備份、草稿、垃圾郵件的分類
- 檢視模板：就像 Notion 有許多 Database 的模板一樣，Notion Mail 有許多檢視的模板，根據預設的一些特定規則幫你直接分類好郵件，如下圖所示
檢視模板
- 其他 Notion 應用程式超連結：點擊對應的圖示就會打開相關 Notion 的應用程式
- AI自動設定標籤：感覺這是 Notion Mail 主打的功能之一，就是 AI 會自動判斷你的信箱內容，並且生成對應的標籤套用在相關的信箱上面，主要流程如下：
- 點擊 Auto Label 按鈕，接著它會先自行判斷現在有哪些可以自動生成的標籤，或是可以輸入你想要為甚麼樣的郵件設定標籤（也可以點選 Edit current auto labels 編輯或刪除之前自動生成的標籤）
- 選擇想要生成的標籤後會出現兩個選項：Split “XXXX”（auto label 的名字）及 Keep “XXXX”（auto label 的名字），如果選擇 Split 的話就是會針對這個新的 label 創立一個新的檢視，而如果選擇 Keep 的話則是指會新增標籤，但是不會新增檢視
- 接著它就會開始尋找相關的信件（需要等一小段時間），接著它就會跳出幾封郵件，請你判斷這些應不應該納入該標籤，讓 AI 學習如何分類郵件，而下方選項也可以選則是否要將套用這些標籤的郵件從你目前的檢視中隱藏
- 接著等它跑完就完成了！根據官方文件所述，未來相關的郵件也會透過 AI 自動套用這個標籤
- 篩選：點擊篩選按鈕後，就會彈出以下視窗，上方藍色的圖示是你目前的檢視所套用的篩選條件，下方黑色的則是尚未套用的條件，點擊後就會套用並且變成藍色的。而一旦更改目前的設定，右下腳就會出現 Save 的圖示，直接按 Save 的就是會把目前的檢視套用新的篩選條件，而如果點選旁邊的倒三角形，裡面會有 Save as new view 的選項，就會把目前設定好的篩選條件建立一個新的檢視
- 目前乍看之下篩選條件是比 Gmail 豐富的，不過好像沒有看到過濾關鍵字的功能，只有篩選主旨的功能，希望未來可以加入該功能
- 群組：就跟 Notion Database 的 Group 功能幾乎一樣，可以透過下方的條件為你目前的檢視中的郵件進行分組，而套用後就會自動儲存，以後點進來這個檢視的時候就會自動分組
- 主視窗設定：這邊主要控制主視窗的信箱頁面會顯示什麼資訊，分成 Propertires、Filter、Hover actions 三個區塊。
- Properties：就和 Notion Database 中的 Properties 的概念完全一樣，你可以為郵件賦予各式各樣的屬性，透過拖拉以調整顯示的順序，點擊右邊的眼睛可以選擇是否顯示該 Property。而如果想要顯示更多資訊的話，可以點選下方的 Add property，選擇要加入的 Property
- Filter：就和前面提到的 Filter 是完全同步的介面，能夠設定目前檢視的篩選條件
- Hover actions：這邊是控制懸浮功能列的地方，決定懸浮在郵件上方時會出現哪些快取工具列，如此一來直接點擊對應的小圖示就可以直接執行對應的功能
主視窗設定介面
主視窗設定 Properties 頁面
Add property 介面
Hover actions 介面
Notion Mail 檢視單封信件頁面
Notion Mail 檢視單封信件頁面
點擊任一封信件後，就會進入上方頁面，目前我還沒有發現能讓 Notion Mail 以滿版的方式顯示信件的功能，只能用側邊欄的方式檢視，並且可以拖拉稍微挑整一下大小。接下來稍微簡介一下整個頁面的配置：
最上方那排是快捷工具列，由左至右分別是收合視窗、上一封信件、下一封信件、取消訂閱、計時功能（像是設個鬧鐘提醒要回覆）、設為未讀、設定標籤、封存、刪除、回報垃圾或釣魚郵件。
中間是郵件主旨以及這封郵件的 Properties，Property 的種類端看你之前在主視窗設定中的設置，這時候除了單純檢視 Properties 外，也可以對這封郵件進行手動調整 Property 的內容，像是核取方塊打勾與否、加入 Free text、加入狀態或是標籤等等。
橫線以下才是郵件的本文，比較特別的是寄件人跟收件人是在橫線的正下方，點擊左側寄件人名稱就可以瀏覽具體信箱，而游標懸浮到右側日期的附近就會出現回覆與轉寄的按鈕，或是滑到信件最底部也同樣會出現。
Notion Mail 撰寫郵件頁面
Notion Mail 撰寫郵件頁面
基本上撰寫郵件的頁面和主流郵件軟體都大同小異，不過編輯區塊邏輯因為和 Notion 完全相同，因此習慣使用 Notion 的人就可以無縫使用快捷鍵以及 Markdown 格式撰寫郵件，在撰寫速度上會加快許多。
然而主流的 Gmail 和 Outlook 由於行之有年的緣故，有許多內建或可以安裝的附加功能以及外掛，這點 Notion Mail 則較為遜色，不過目前已經有兩個我覺得非常方便的功能，就是右下角中間那兩個圖示，分別是 Insert snippets 以及 Insert availabilty。
先講 Insert availability，這其實應該是從 Notion calendar 移植過來的功能，點擊該按鈕後就會出現下方視窗，讓你滑動選取你空閒的時間，完成後 Notion Mail 會生成一個連結，而收件人收到以後，點進去連結就會出現第二張圖，就可以進行雙方會議的排程。
Notion Mail – Insert availability
收件人點擊後的彈出視窗
最後要與大家分享的功能是 Insert snippet，個人認為是個是非常有發展潛力的功能，就是可以透過預先設定好的快捷指令，快速觸發對應先前已經輸入好的內容。雖然系統已經內建了幾種範本，不過進入系統設置中，就可以自己新增需要的範本，這樣在撰寫或是回覆信件的時候，就可以加快非常多，以最下方的例子而言，我使用快捷指令 /sub 時候，就會信件內文插入「Hi {full_name} 感謝您訂閱益生駿的電子報！」的段落，而至於 {} 內的文字，則像是自動帶入資訊的功能， 目前測試有兩種用法：
1. 自動帶入收件人姓名：
比如你用 {Full name}，寄信時系統就會自動把對方的名字填進去
2. 自行設定的預留位置：
如果你自己輸入 {產品名稱} 之類的字詞，寄信時系統會提醒你手動輸入這個資訊，不會自動填入
Notion Mail – Insert snippet
設定 Snippet 頁面
新增與編輯 Snippet
優缺點一次說
在經過了約一天的體驗時間後，目前針對 Notion Mail 我覺得有幾個很不錯的地方，但是也有一些可以持續優化的地方：
優點
- 信件預覽功能：游標懸停在信件上方時，Notion Mail 會自動顯示郵件的預覽視窗，就不用一封一封點開來看，會節省滿多時間
- 篩選預覽功能：在設定篩選條件時，郵件的檢視頁面會直接根據目前的篩選條件顯示符合的郵件，所以不用點選確認後才會知道節結果，這樣在來回調整時會快很多
- 快速回覆片段（Snippets）：我覺得如果能善用這個功能，應該能夠省下非常多需要重複性動作的時間
- 信件內容格式與 Notion 無縫銜接：對於熟悉 Notion 快捷指令的人來說，應該能夠節省三成以上的時間
- 計時功能：對於有時效性的郵件，可以不用另外在其他程式設定提醒，而是可以直接利用 Notion Mail 本身的提醒功能，如此一來一往也可以節省許多時間，也不容易漏掉
缺點
- 應用程式反應稍嫌遲鈍：應該是因為還在早期的開發階段，因此整個應用程式的反應會有卡頓的情形出現，常常會需要等個一兩秒介面才會切換，或是功能才會觸發，不過我相近這未來一定會改善的
- 檢視功能過於單一：很可惜現在的檢視功能沒有辦法建立階層，就是不能大分類下面再用小分類，只能透過群組的方式替代，然而群組雖然可以按照特定條件把不同的郵件分開，不過他們其實都通通還是會顯示在同一個檢視，個人感覺這樣頁面還是不夠清楚
- 沒有自訂簽名檔功能：目前尚未發現可以自訂簽名檔的地方，而如果是原來的信箱有自訂簽名檔的話，雖然會自動帶入，但是字體跟顏色都會消失，變成最一般的文字，期待未來可以持續改進
- 與 Notion 本身的關聯性不高：目前體驗下來，我覺得 Notion Mail 只是個有著 Notion 邏輯的獨立應用程式，不像 Notion Calendar 一樣，有許多功能能夠和 Notion 本身進行串聯，因此我也很期待哪天能夠直接把 Notion 的頁面直接內嵌在信件當中，或是可以透過自動化的方式，讓 Notion 以及 Notion Mail 有更多工作流程上的串接。
總結
經過一天的體驗，Notion Mail 確實帶來了一些讓人眼前一亮的創新功能，尤其是 AI 自動標籤、快速回覆片段（Snippets）、以及與 Notion 格式無縫銜接的郵件編輯功能，對於習慣 Notion 的用戶來說，確實能夠帶來更流暢的工作體驗。
然而，目前 Notion Mail 仍有一些不足之處，例如應用程式的反應稍嫌遲鈍、檢視功能較單一、缺少自訂簽名檔，以及與 Notion 本身的整合度仍有很大進步空間，這些疑慮使我目前不會馬上將我的主力郵件應用程式替換成 Notion Mail，然而我相信參考以往 Notion 的更新速度，我相信它很快就會達到令我非常滿意的程度。不過我個人認為其短期內仍難以取代 Gmail 或 Outlook 成為主力郵件工具。
總體而言，Notion Mail 具備潛力，尤其適合 Notion 生態圈的深度用戶，但要成為主流郵件服務仍需要更多的優化與完善功能。如果 Notion 能夠進一步提升穩定性、增強與 Notion 的深度整合，並提供更靈活的檢視與自訂功能，那麼未來確實有機會成為郵件市場的一大競爭者！期待後續的更新能夠帶來更強大的體驗！
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